บัญชีงานรับเหมาก่อสร้างและอสังหาริมทรัพย์

หลักที่ใช้กับงานก่อสร้างระยะยาวคือรับรู้ตามความคืบหน้าของงาน ไม่ใช่ตามวันที่วางบิล เพราะบิลมักออกช้ากว่าหรือเร็วกว่าเนื้องานจริง วิธีที่ตรวจสอบง่ายที่สุดคือเทียบต้นทุนที่เกิดขึ้นแล้วกับต้นทุนรวมที่ประมาณไว้ทั้งโครงการ ได้สัดส่วนเท่าใดก็รับรู้รายได้เท่านั้น ส่วนต่างระหว่างเนื้องานกับใบแจ้งหนี้ให้ตั้งเป็นรายได้ค้างรับหรือรายได้รับล่วงหน้าแล้วแต่ทิศทาง สิ่งที่ต้องเก็บไว้คู่กันคือใบตรวจรับงานของผู้ควบคุมงาน เพราะเป็นหลักฐานยืนยันสัดส่วนที่รายงาน

เงินประกันผลงานยังเป็นสิทธิเรียกร้องของผู้รับเหมา จึงต้องรวมอยู่ในรายได้เต็มจำนวนตั้งแต่งวดที่ส่งมอบงาน แล้วตั้งเป็นลูกหนี้เงินประกันแยกบรรทัดไว้ ไม่ใช่รอรับเงินจริงค่อยบันทึก ภาษีมูลค่าเพิ่มก็คำนวณจากมูลค่างานเต็ม ไม่ได้หักส่วนที่ถูกกันไว้ออกก่อน จุดที่ทำให้งบเพี้ยนคือเก็บยอดนี้ค้างข้ามปีจนลืมไปว่าเรียกคืนได้เมื่อไร ทางแก้คือทำทะเบียนแยกตามสัญญาพร้อมวันครบกำหนดคืนเงิน แล้วทวนทุกไตรมาสว่ายอดใดพ้นระยะรับประกันแล้ว

งานรับเหมาถือเป็นการรับจ้างทำของ ผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษีในอัตราสำหรับค่าจ้างทำของ แล้วนำส่งพร้อมออกหนังสือรับรองให้ผู้รับเหมา หากผู้ว่าจ้างเป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้ประกอบธุรกิจก็ไม่มีหน้าที่หัก ผู้รับเหมาจึงรับเต็มจำนวน กรณีจ้างช่วง ผู้รับเหมาหลักกลายเป็นผู้จ่ายและต้องหักจากผู้รับเหมาช่วงต่ออีกทอด ปัญหาที่พบบ่อยคือหนังสือรับรองมาไม่ครบตอนปิดปี ทำให้ใช้เครดิตภาษีไม่ได้ จึงควรตามเก็บทุกเดือนแทนการรอปลายปี

ต้องมีหลักฐานที่ระบุตัวผู้รับเงินได้จริง อย่างน้อยคือใบสำคัญจ่ายที่มีชื่อ เลขบัตรประจำตัว จำนวนวันทำงาน อัตราต่อวัน และลายมือชื่อผู้รับ แนบกับใบลงเวลาหน้างานของหัวหน้าชุด ถ้าเป็นแรงงานต่างด้าวให้แนบสำเนาเอกสารอนุญาตทำงานไว้ด้วย ทางที่ปลอดภัยกว่าคือทยอยเปลี่ยนไปโอนเข้าบัญชีหรือพร้อมเพย์ เพราะสเตทเมนต์ธนาคารเป็นหลักฐานที่โต้แย้งยาก การจ่ายสดก้อนใหญ่โดยมีเพียงใบเซ็นรับรวมแผ่นเดียวคือรายการที่ถูกตัดเป็นรายจ่ายต้องห้ามบ่อยที่สุด

ถ้าสัญญากำหนดให้ผู้รับเหมาจัดหาวัสดุเอง มูลค่าวัสดุจะรวมอยู่ในฐานที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและฐานภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งก้อน ผู้รับเหมาจึงขอคืนภาษีซื้อของวัสดุได้ตามปกติ แต่ถ้าเป็นสัญญาค่าแรงอย่างเดียวโดยผู้ว่าจ้างซื้อวัสดุเอง ฐานภาษีของผู้รับเหมาจะเหลือเฉพาะค่าแรง สิ่งที่ต้องระวังคือเขียนสัญญาแบบหนึ่งแต่ปฏิบัติอีกแบบหนึ่ง เช่น ระบุค่าแรงอย่างเดียวแต่กลับออกบิลค่าวัสดุด้วย เมื่อถูกตรวจสอบจะถูกประเมินตามข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่ตามถ้อยคำในเอกสาร

เมื่อประเมินได้แล้วให้บันทึกผลขาดทุนของโครงการเต็มจำนวนในงวดนั้นเลย ไม่ใช่ทยอยรับรู้ไปตามงวดหรือรอปิดโครงการ หลักคิดคือเมื่อรู้แล้วว่าต้นทุนรวมจะสูงกว่ารายได้ตามสัญญา ส่วนต่างนั้นเป็นภาระที่แน่นอนแล้ว การบันทึกเร็วช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพจริงและยังพอเจรจาขอปรับราคาหรือลดขอบเขตงานได้ทัน สิ่งที่ควรทำคู่กันคือทบทวนประมาณการต้นทุนทุกเดือน โดยเฉพาะโครงการที่ราคาเหล็กหรือค่าขนส่งขยับแรง เพราะตัวเลขประมาณการเดิมจะกลายเป็นตัวเลขที่ไม่มีความหมายอย่างรวดเร็ว

ซื้อเองจะบันทึกเป็นสินทรัพย์แล้วตัดค่าเสื่อมตามอายุการใช้งาน ค่าใช้จ่ายจึงกระจายยาวและมีภาระดูแลรักษาเพิ่ม ส่วนการเช่าจะลงเป็นค่าใช้จ่ายในงวดที่ใช้จริง จับคู่กับรายได้ของโครงการได้ตรงกว่า และผู้ให้เช่าที่จดทะเบียนก็ออกใบกำกับภาษีให้ขอคืนภาษีซื้อได้ ตัวชี้ขาดคืออัตราการใช้งาน ถ้าเครื่องจักรถูกใช้ต่อเนื่องเกินครึ่งปีในแต่ละปีการซื้อมักคุ้มกว่า แต่ถ้าใช้เป็นช่วงสั้นตามงานประมูล การเช่าจะทำให้กระแสเงินสดยืดหยุ่นและไม่ต้องแบกสินทรัพย์ที่จอดนิ่ง

ให้รวมต้นทุนที่ดิน ค่าถมและปรับพื้นที่ ค่าถนน ท่อระบายน้ำ ระบบไฟฟ้าและประปาส่วนกลางเข้าเป็นต้นทุนโครงการก้อนเดียว แล้วปันส่วนออกตามเกณฑ์ที่สม่ำเสมอ นิยมใช้พื้นที่ขายของแต่ละแปลงหรือมูลค่าขายที่คาดไว้เมื่อแปลงมีทำเลต่างกันมาก เมื่อโอนกรรมสิทธิ์แปลงใด จึงตัดต้นทุนส่วนของแปลงนั้นเป็นต้นทุนขาย สิ่งที่ต้องมีคือตารางปันส่วนที่อธิบายวิธีคำนวณได้ และการทบทวนเมื่อขอบเขตโครงการเปลี่ยน เช่น ซอยแปลงใหม่หรือเพิ่มพื้นที่ส่วนกลาง

การขายอสังหาริมทรัพย์เป็นทางค้าหรือหากำไรอยู่ในข่ายภาษีธุรกิจเฉพาะ ไม่ใช่ภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยคิดจากราคาขายหรือราคาประเมินทุนทรัพย์แล้วแต่จำนวนใดสูงกว่า และมีภาษีท้องถิ่นบวกเพิ่มจากยอดภาษีอีกชั้นหนึ่ง กรมที่ดินจะเรียกเก็บ ณ วันจดทะเบียนโอน พร้อมค่าธรรมเนียมการโอนและอากรที่เกี่ยวข้อง ส่วนการให้เช่าอาคารเปล่าจะไม่อยู่ในข่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ถ้าให้เช่าพร้อมบริการจัดการก็อาจแยกส่วนค่าบริการมาคิดภาษีมูลค่าเพิ่มได้ จึงควรแยกเงื่อนไขในสัญญาให้ชัด

ยังไม่ใช่รายได้จนกว่าจะโอนกรรมสิทธิ์หรือส่งมอบตามเงื่อนไขในสัญญา ให้บันทึกเป็นเงินรับล่วงหน้าจากลูกค้าไว้ในหนี้สินก่อน แล้วโอนเข้ารายได้เมื่อเงื่อนไขครบ แต่ในทางภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีธุรกิจเฉพาะจะมีจังหวะรับรู้ของตัวเองที่อาจเร็วกว่าทางบัญชี จึงมักเกิดผลต่างชั่วคราวที่ต้องกระทบยอดตอนยื่นแบบ ข้อควรระวังเพิ่มคือกรณีลูกค้ายกเลิกและขอเงินคืน ต้องมีเงื่อนไขริบเงินจองเขียนไว้ในสัญญาให้ชัด มิฉะนั้นจะเถียงกันภายหลังทั้งเรื่องเงินและเรื่องเอกสารภาษี

ความเสี่ยงหลักคือไม่มีภาษีซื้อให้ขอคืน ทำให้ต้นทุนจริงสูงกว่าที่เสนอราคาไว้ และเอกสารประกอบรายจ่ายมักบางจนถูกตั้งข้อสงสัย อีกความเสี่ยงคือหากผู้รับเหมาช่วงไม่มีลูกจ้างขึ้นทะเบียนประกันสังคม เมื่อเกิดอุบัติเหตุหน้างานผู้รับเหมาหลักอาจถูกดึงเข้ามารับผิดด้วย วิธีลดความเสี่ยงคือทำสัญญาจ้างช่วงเป็นลายลักษณ์อักษร เก็บสำเนาบัตรและทะเบียนพาณิชย์ จ่ายผ่านบัญชีธนาคารเสมอ และหักภาษี ณ ที่จ่ายพร้อมออกหนังสือรับรองทุกครั้งแม้ยอดจะไม่มาก

ถ้าทำพร้อมกันหลายโครงการและมีเงินรับล่วงหน้าจากลูกค้า การแยกบัญชีรายโครงการช่วยได้มาก เพราะเห็นชัดว่าเงินของโครงการใดถูกดึงไปใช้กับอีกโครงการหนึ่ง ซึ่งเป็นสาเหตุอันดับต้นที่ทำให้งานค้างกลางคัน แต่ถ้ามีโครงการเดียวหรือขนาดเล็ก การเปิดหลายบัญชีจะเพิ่มงานกระทบยอดโดยไม่จำเป็น ทางสายกลางคือใช้บัญชีเดียวแต่กำหนดรหัสโครงการในทุกรายการบันทึกบัญชี แล้วออกรายงานกำไรขาดทุนรายโครงการทุกเดือน ซึ่งให้ข้อมูลเทียบเท่ากันโดยไม่ต้องบริหารบัญชีหลายเล่ม

ถ้าสัญญาผูกพันให้รับผิดชอบซ่อมแซมในระยะเวลาหนึ่งหลังส่งมอบ ภาระนั้นเกิดขึ้นแล้วตั้งแต่วันส่งมอบ จึงควรตั้งประมาณการหนี้สินไว้คู่กับรายได้ของงวดนั้น ฐานที่ใช้ตั้งควรมาจากสถิติค่าซ่อมจริงย้อนหลังเทียบกับมูลค่างานที่ส่งมอบ ไม่ใช่ตัวเลขกลมที่ตั้งขึ้นลอยๆ เพราะสรรพากรมักไม่ยอมรับประมาณการที่อธิบายที่มาไม่ได้ และในทางภาษีประมาณการลักษณะนี้จะยังบวกกลับจนกว่าจะจ่ายจริง จึงต้องทำทะเบียนติดตามให้เห็นว่าปีถัดไปมีการใช้สำรองไปเท่าใด

กิจการร่วมค้าที่ตกลงดำเนินงานร่วมกันในนามเดียวถือเป็นหน่วยภาษีต่างหาก ต้องขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของตนเอง จัดทำบัญชีแยกจากบัญชีของผู้ร่วมค้าแต่ละราย และยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลในนามกิจการร่วมค้า เมื่อแบ่งกำไรออกไปให้ผู้ร่วมค้า ส่วนแบ่งนั้นจะได้รับยกเว้นไม่ต้องเสียภาษีซ้ำอีกชั้น สิ่งที่ควรทำตั้งแต่ต้นคือเขียนข้อตกลงให้ชัดว่าใครออกต้นทุนส่วนใด แบ่งผลตามสัดส่วนเท่าใด และใครเป็นผู้ถือบัญชีกลาง เพราะปัญหาส่วนใหญ่เกิดตอนแบ่งผลงวดสุดท้าย ไม่ใช่ตอนเริ่มงาน

ให้แสดงเป็นสินทรัพย์ในกลุ่มมูลค่างานที่ทำเสร็จแต่ยังไม่เรียกเก็บ พร้อมรับรู้รายได้ในปีที่ทำงานนั้นเสร็จ ไม่ใช่ยกไปปีหน้าตามวันที่ในใบแจ้งหนี้ เพราะจะทำให้กำไรของทั้งสองปีบิดเบือน เอกสารที่ควรมีคือใบสรุปเนื้องาน ณ วันสิ้นปีที่ผู้ควบคุมงานลงนาม และตารางกระทบยอดระหว่างมูลค่างานสะสมกับยอดที่วางบิลสะสม สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่มจุดความรับผิดจะผูกกับการส่งมอบหรือการรับชำระตามเงื่อนไขสัญญา จึงอาจต่างจังหวะกับบัญชี และควรอธิบายผลต่างไว้ในกระดาษทำการ