บัญชีนำเข้า-ส่งออก ชิปปิ้ง และโลจิสติกส์

ต้นทุนสินค้าต้องรวมทุกรายจ่ายที่ทำให้สินค้ามาอยู่ในสภาพและสถานที่พร้อมขาย ได้แก่ ค่าระวางเรือหรือเครื่องบิน ค่าประกันภัยระหว่างขนส่ง อากรขาเข้า ค่าธรรมเนียมท่าเรือ ค่าตัวแทนออกของ และค่าขนส่งจากท่ามายังคลัง ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่มขาเข้าที่ขอคืนได้ไม่นับเป็นต้นทุน วิธีปันส่วนที่ใช้ได้จริงคือกระจายค่าใช้จ่ายรวมของตู้ตามมูลค่าหรือน้ำหนักของแต่ละรายการ แล้วบันทึกอ้างอิงเลขใบขนสินค้าไว้ทุกครั้ง จะทำให้ตรวจสอบย้อนกลับได้เมื่อสินค้าล็อตนั้นถูกขายออกไปแล้ว

สิทธิ์อัตราศูนย์ผูกกับการที่สินค้าออกนอกราชอาณาจักรจริง หลักฐานหลักคือใบขนสินค้าขาออกที่ผ่านพิธีการและมีการรับรองการส่งออกแล้ว ประกอบกับใบตราส่ง ใบกำกับสินค้า และหลักฐานการรับชำระจากผู้ซื้อต่างประเทศ กรณีขายให้ลูกค้าในประเทศแล้วลูกค้าเป็นผู้ส่งออกเอง ผู้ขายไม่มีสิทธิ์ใช้อัตราศูนย์ ต้องเรียกเก็บตามปกติ อีกจุดที่พลาดบ่อยคือใบขนออกในชื่อผู้ส่งออกรายอื่น ทำให้พิสูจน์ความเชื่อมโยงกับใบกำกับของตนไม่ได้ ควรตรวจชื่อผู้ส่งออกในใบขนทุกครั้งก่อนยื่นแบบ

แยกสองส่วนให้ขาด ส่วนที่เป็นค่าบริการของตัวแทนเองต้องเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มและออกใบกำกับตามปกติ ส่วนที่สำรองจ่ายแทนลูกค้า เช่น อากรขาเข้าและค่าธรรมเนียมท่าเรือ ซึ่งใบเสร็จออกในนามลูกค้าโดยตรง ไม่ต้องนำมารวมเป็นฐานภาษีของตัวแทน ให้เรียกคืนตามยอดจ่ายจริงพร้อมแนบสำเนาใบเสร็จ ถ้าใบเสร็จออกในนามตัวแทนเอง ยอดนั้นจะกลายเป็นรายจ่ายของตัวแทนและต้องบวกเข้าค่าบริการที่เรียกเก็บ ซึ่งทำให้ภาระภาษีต่างกันทันที จึงควรกำหนดชื่อผู้รับใบเสร็จให้ถูกตั้งแต่ต้นทาง

บันทึกรายการเริ่มต้นด้วยอัตราของวันที่เกิดรายการ ซึ่งโดยทั่วไปคือวันที่รับโอนความเสี่ยงในสินค้าตามเงื่อนไขการส่งมอบ เมื่อถึงวันชำระเงินจริง ส่วนต่างระหว่างยอดที่บันทึกไว้กับยอดที่จ่ายออกไปถือเป็นกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่รับรู้ในงวดนั้น ไม่ต้องย้อนไปปรับต้นทุนสินค้า ณ วันสิ้นรอบบัญชี ยอดเจ้าหนี้ต่างประเทศที่ยังไม่ได้จ่ายต้องแปลงค่าใหม่ด้วยอัตราปิด แล้วรับรู้ผลต่างที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงเข้างบกำไรขาดทุนเช่นกัน ควรเก็บหลักฐานอัตราที่ใช้ทุกครั้งเพื่ออธิบายที่มาของตัวเลข

อากรที่จ่ายตอนนำเข้าถูกรวมเป็นต้นทุนวัตถุดิบไปแล้ว เมื่อได้รับคืนจึงต้องลดต้นทุนกลับ ถ้าสินค้ายังอยู่ในสต็อกให้ปรับลดมูลค่าสินค้าคงเหลือ แต่ถ้าขายออกไปหมดแล้วให้ลดต้นทุนขายในงวดที่ได้รับคืน จะรับรู้เป็นรายได้อื่นก็ทำให้อัตรากำไรขั้นต้นบิดเบือน ควรตั้งลูกหนี้อากรค้างรับเมื่อยื่นคำขอและมั่นใจว่าจะได้รับ ไม่ต้องรอเงินเข้า สิ่งที่ต้องเก็บคู่กันคือสูตรการผลิตที่ได้รับอนุมัติและหลักฐานการส่งออกของล็อตนั้น เพราะเป็นเอกสารที่ถูกเรียกตรวจในภายหลังเสมอ

มีผลโดยตรง เพราะจุดรับรู้รายได้คือจุดที่ความเสี่ยงและผลตอบแทนของสินค้าโอนไปยังผู้ซื้อ เงื่อนไขที่โอนความเสี่ยงตั้งแต่ผ่านกราบเรือต้นทางจะรับรู้รายได้เร็วกว่าเงื่อนไขที่ผู้ขายรับผิดชอบจนถึงปลายทาง ผลที่ตามมาคือรายการที่เกิดใกล้วันสิ้นรอบบัญชีอาจตกคนละปีกันแม้เป็นตู้เดียวกัน ค่าระวางและค่าประกันที่ผู้ขายต้องรับผิดชอบตามเงื่อนไขก็ต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในการขายคู่กับรายได้งวดเดียวกัน ควรระบุเงื่อนไขไว้ในใบกำกับสินค้าทุกฉบับเพื่อให้ผู้ทำบัญชีตัดสินใจได้โดยไม่ต้องเดา

ถ้ากรรมสิทธิ์เป็นของกิจการแล้ว ต้องบันทึกเป็นสินค้าคงเหลือแม้ยังไม่ได้ผ่านพิธีการขาเข้าและยังไม่ได้ชำระอากร มูลค่าที่บันทึกคือราคาซื้อบวกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว ส่วนอากรที่ยังไม่ได้จ่ายจะบวกเข้าต้นทุนเมื่อนำสินค้าออกจากเขตและชำระจริง สิ่งที่ต้องระวังคือการตรวจนับ เพราะสินค้าอยู่นอกคลังของตนเอง จึงต้องขอรายงานยอดคงเหลือจากผู้ดูแลคลังมากระทบยอดทุกสิ้นเดือน และเก็บหลักฐานการเคลื่อนไหวไว้ให้ตรงกับรายงานที่ยื่นต่อหน่วยงานศุลกากร มิฉะนั้นส่วนต่างจะกลายเป็นประเด็นทั้งทางบัญชีและทางอากร

บริการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศโดยผู้ประกอบการที่จดทะเบียนในไทยอยู่ในกลุ่มที่ใช้อัตราศูนย์ได้ตามเงื่อนไขที่กำหนด แต่บริการที่ให้ภายในประเทศ เช่น การลากตู้จากท่ามาคลัง การเก็บรักษา หรือการบรรจุใหม่ ต้องเรียกเก็บในอัตราปกติ ปัญหาที่เจอบ่อยคือออกใบกำกับรวมทุกรายการเป็นบรรทัดเดียว ทำให้แยกไม่ออกว่าส่วนใดใช้อัตราใด ทางแก้คือแยกบรรทัดตามประเภทบริการตั้งแต่ในใบเสนอราคา แล้วให้ใบกำกับสะท้อนโครงสร้างเดียวกัน ลูกค้าจะใช้ภาษีซื้อได้ถูกต้องและผู้ให้บริการก็อธิบายฐานภาษีได้ชัด

เตรียมสามชุดที่ต้องสอดคล้องกัน ชุดแรกคือเอกสารการค้า ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้า ใบตราส่ง และหลักฐานการชำระเงินไปต่างประเทศ ชุดที่สองคือเอกสารพิธีการ ได้แก่ ใบขนสินค้า ใบรับรองถิ่นกำเนิด และเอกสารพิกัดที่ใช้ ชุดที่สามคือบันทึกทางบัญชี ได้แก่ บัญชีสินค้าคงเหลือ ต้นทุนขาย และรายการจ่ายเงินในสมุดธนาคาร ประเด็นที่ถูกตรวจมากที่สุดคือราคาที่สำแดงต่ำกว่าที่จ่ายจริง เพราะมีการจ่ายเพิ่มนอกใบกำกับ เช่น ค่าสิทธิ์หรือค่านายหน้า ซึ่งเห็นได้จากเส้นทางเงินในบัญชี จึงควรทบทวนรายการโอนเงินออกทั้งหมดก่อนเข้าพบเจ้าหน้าที่

แยกเป็นต้นทุนผันแปรกับต้นทุนคงที่ ต้นทุนผันแปรคือน้ำมัน ค่าทางด่วน เบี้ยเลี้ยงคนขับ และค่าซ่อมตามระยะที่ผูกกับกิโลเมตร ส่วนต้นทุนคงที่คือค่าเสื่อมรถ ประกันภัย ภาษีรถ ค่าใบอนุญาต และเงินเดือนส่วนกลาง กำไรรายเที่ยวที่ใช้ตัดสินใจได้ต้องหักต้นทุนผันแปรก่อน แล้วจึงดูว่ายอดที่เหลือรวมทั้งเดือนพอครอบคลุมต้นทุนคงที่หรือไม่ ตัวเลขที่ควรติดตามคู่กันคือสัดส่วนเที่ยวเปล่าขากลับ เพราะเป็นจุดที่กัดกำไรมากที่สุดโดยไม่ปรากฏในงบกำไรขาดทุนแบบปกติ ควรบันทึกระยะทางทั้งเที่ยวมีของและเที่ยวเปล่าแยกกันทุกครั้ง