บัญชีและภาษีของคลินิกและสถานพยาบาลเฉพาะทาง

การให้บริการรักษาพยาบาลของสถานพยาบาลตามกฎหมายว่าด้วยสถานพยาบาลอยู่ในกลุ่มที่ได้รับยกเว้น แต่รายการที่ขายควบไปด้วย เช่น ผลิตภัณฑ์บำรุงผิวที่ขายแยก อาหารเสริม หรือของใช้ที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของการรักษา จะไม่เข้าข่ายยกเว้นและนับรวมเป็นฐานที่ต้องพิจารณาจดทะเบียน วิธีที่ปลอดภัยคือแยกรหัสรายได้ในระบบ POS ตั้งแต่แรกให้เห็นชัดว่ารายการใดเป็นค่าหัตถการและรายการใดเป็นการขายสินค้า แล้วตรวจสอบยอดสะสมของกลุ่มที่ไม่ยกเว้นทุกเดือน

ต้องดูก่อนว่าความสัมพันธ์เป็นลูกจ้างหรือผู้ประกอบวิชาชีพอิสระ เพราะจะกำหนดว่าเป็นเงินได้ประเภทใดและใช้อัตราหักภาษี ณ ที่จ่ายต่างกัน ถ้าไม่มีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรและมีการจ่ายทุกเดือนในลักษณะประจำ เจ้าหน้าที่มักตีความไปทางลูกจ้าง ควรทำสัญญาระบุเงื่อนไขการแบ่ง ตารางเวลาออกตรวจ และผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายให้ชัด พร้อมแนบรายงานหัตถการรายเดือนเป็นฐานการคำนวณทุกงวด

การตัดจำหน่ายต้องมีหลักฐานว่าของนั้นสูญเสียสภาพจริงและมีการทำลายตามขั้นตอน ไม่ใช่แค่ปรับยอดในระบบให้ตรงกับที่นับได้ ควรจัดทำรายงานสินค้าหมดอายุระบุล็อต จำนวน และวันหมดอายุ มีผู้ตรวจนับสองคนลงชื่อ ถ่ายภาพขณะทำลาย และเก็บหลักฐานการส่งกำจัดของเสียทางการแพทย์ไว้คู่กัน หากขาดชุดเอกสารนี้ ผลต่างจะถูกมองเป็นสินค้าขาดจากรายงานซึ่งมีผลทางภาษีมูลค่าเพิ่มตามมา

บันทึกสินทรัพย์ด้วยราคาเงินสดเทียบเท่า ไม่ใช่ยอดรวมที่ต้องผ่อนทั้งหมด ส่วนต่างระหว่างยอดผ่อนรวมกับราคาเงินสดคือดอกเบี้ยจ่ายที่ทยอยรับรู้ตามงวด แล้วคิดค่าเสื่อมราคาจากราคาทุนตามอายุการใช้งานที่ประเมินไว้ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือนำยอดผ่อนทั้งงวดไปลงเป็นค่าใช้จ่าย ทำให้ทั้งกำไรและมูลค่าสินทรัพย์ผิดพร้อมกัน และเมื่อขายเครื่องต่อในภายหลังจะคำนวณผลกำไรขาดทุนจากการจำหน่ายไม่ได้

ไม่ควรรับรู้ทั้งก้อนในวันรับเงิน เพราะภาระที่ต้องปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้บันทึกเป็นรายได้รับล่วงหน้าแล้วทยอยรับรู้ตามจำนวนครั้งที่ให้บริการจริง โดยต้องมีทะเบียนคุมรายลูกค้าที่บอกได้ว่าใช้ไปกี่ครั้งและเหลือกี่ครั้ง ประเด็นที่ต้องกำหนดนโยบายไว้ล่วงหน้าคือแพ็กเกจที่ลูกค้าไม่มาใช้จนเลยกำหนด จะรับรู้เป็นรายได้เมื่อใด ซึ่งควรอิงเงื่อนไขที่เขียนไว้ในใบเสร็จหรือข้อตกลงการขาย

ภาษีซื้อที่ใช้ในกิจการยกเว้นโดยตรงจะขอคืนไม่ได้ ส่วนที่ใช้ร่วมกันทั้งสองกิจการต้องเฉลี่ยตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด ฉะนั้นเอกสารซื้อควรระบุตั้งแต่ต้นว่ารายการนั้นใช้กับส่วนใด เช่น เวชภัณฑ์ที่ใช้ในการรักษาแยกจากสินค้าที่นำมาขายต่อ ค่าไฟและค่าเช่าพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันจึงเป็นกลุ่มที่ต้องเฉลี่ย และควรเก็บวิธีคำนวณกับตัวเลขฐานที่ใช้ไว้เป็นกระดาษทำการทุกปีเพื่ออธิบายได้เมื่อถูกสอบถาม

เก็บแยกระบบกันดีที่สุด เพราะเวชระเบียนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวและมีกฎการเข้าถึงเข้มกว่าเอกสารบัญชี ระบบบัญชีควรอ้างถึงเลขที่ใบเสร็จหรือรหัสผู้ป่วยเท่านั้น ไม่ต้องบรรจุรายละเอียดการวินิจฉัยลงในสมุดบัญชี ด้านระยะเวลา เอกสารประกอบการลงบัญชีมีกำหนดเก็บตามกฎหมายบัญชี ส่วนเวชระเบียนมีกำหนดของตัวเองตามกฎเกณฑ์วิชาชีพ จึงต้องตั้งรอบทำลายเอกสารสองชุดแยกกัน ไม่ใช้รอบเดียวกันทั้งหมด

เส้นแบ่งอยู่ที่วัตถุประสงค์ของบริการและใบอนุญาตของสถานประกอบการ ไม่ได้อยู่ที่ชื่อเรียกทางการตลาด บริการที่ทำโดยสถานพยาบาลที่ได้รับอนุญาตและมุ่งบำบัดรักษาจะอยู่คนละกลุ่มกับบริการเสริมความงามทั่วไปที่ทำในร้าน ทางปฏิบัติควรเก็บใบอนุญาตสถานพยาบาล ใบประกอบวิชาชีพของผู้ให้บริการ และบันทึกข้อบ่งชี้ทางการแพทย์ของแต่ละหัตถการไว้ เพราะสามอย่างนี้คือหลักฐานที่ใช้ยืนยันการจัดประเภทเมื่อมีการตรวจสอบ

ใช้บัญชีชุดเดียวของบริษัทแต่กำหนดรหัสศูนย์ต้นทุนแยกรายสาขา เพื่อให้ดูกำไรขาดทุนรายสาขาได้โดยไม่ต้องแยกนิติบุคคล จุดที่ต้องระวังคือการโอนเวชภัณฑ์ระหว่างสาขา ต้องมีใบโอนภายในที่ระบุจำนวนและผู้รับ มิฉะนั้นสต๊อกจะเพี้ยนทั้งสองฝั่ง อีกจุดคือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของสาขาที่ใช้ในใบกำกับภาษี ต้องระบุรหัสสาขาให้ตรงกับที่จดแจ้งไว้ ไม่เช่นนั้นผู้ซื้อจะใช้ภาษีซื้อไม่ได้

แยกหน้าที่ระหว่างผู้รับเงิน ผู้บันทึกบัญชี และผู้นำฝากธนาคารออกจากกันให้ได้อย่างน้อยสองบทบาท ปิดยอดสิ้นวันโดยกระทบยอดใบเสร็จที่ออก เงินสดในลิ้นชัก และยอดบัตรเครดิตให้ตรงกันก่อนปิดร้าน แล้วนำฝากภายในวันทำการถัดไปเพื่อให้รายการเดินบัญชีเป็นหลักฐานยืนยันอีกชั้น ควรกำหนดวงเงินสดย่อยที่ชัดเจนและห้ามนำเงินรับจากผู้ป่วยไปจ่ายค่าใช้จ่ายโดยตรง เพราะทำให้ยอดรายได้กับรายจ่ายหักกลบกันจนตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้