คุณสมบัติผู้ทำบัญชีและการพัฒนาความรู้ต่อเนื่อง

ผู้ทำบัญชีคือผู้จัดทำบัญชีและงบการเงินให้กิจการ เป็นฝ่ายผลิตตัวเลข ส่วนผู้สอบบัญชีคือผู้ตรวจสอบและแสดงความเห็นต่อผู้ใช้งบภายนอกว่าตัวเลขนั้นเชื่อถือได้เพียงใด สองบทบาทนี้ต้องแยกคนกัน เพราะถ้าคนเดียวกันทั้งทำและตรวจ ความเห็นที่ให้ย่อมไม่เป็นอิสระและไม่มีคุณค่าต่อผู้อ่านงบ ในทางปฏิบัติกิจการหนึ่งจึงต้องมีชื่อผู้ทำบัญชีที่แจ้งไว้กับทางการหนึ่งราย และแต่งตั้งผู้สอบบัญชีอีกรายหนึ่งต่างหาก

ระดับวุฒิที่ยอมรับผูกกับขนาดและประเภทของกิจการที่รับทำ กิจการขนาดเล็กบางประเภทเปิดให้ผู้จบระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูงทางการบัญชีเป็นผู้ทำบัญชีได้ ขณะที่กิจการที่ใหญ่ขึ้นหรือเป็นบริษัทจำกัดโดยทั่วไปกำหนดวุฒิไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี ก่อนแจ้งชื่อจึงควรตรวจสองชั้น ชั้นแรกคือวุฒิตรงสายจริงไม่ใช่สาขาใกล้เคียง ชั้นที่สองคือบุคคลนั้นขึ้นทะเบียนและรักษาสถานะไว้เป็นปัจจุบัน เพราะวุฒิที่ถูกต้องแต่สถานะขาดต่อ ก็ยังทำให้การแจ้งชื่อมีปัญหา

กิจการต้องมีผู้ทำบัญชีที่แจ้งชื่อไว้ตั้งแต่เริ่มมีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ใช่รอถึงตอนจะยื่นงบ การแจ้งทำผ่านระบบของหน่วยงานที่กำกับ โดยผู้ทำบัญชีเป็นผู้ผูกตัวเองกับกิจการที่รับผิดชอบ และมีเพดานจำนวนกิจการที่รับได้ต่อคนต่อปี เมื่อเปลี่ยนผู้ทำบัญชีต้องแจ้งเปลี่ยนภายในกำหนด มิฉะนั้นชื่อเดิมจะยังผูกอยู่และผู้ที่ออกไปแล้วอาจถูกถามถึงงบปีนั้น จุดที่มักพลาดคือกิจการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีแล้วคิดว่าสำนักงานเดิมจะปลดชื่อให้เอง ควรตรวจยืนยันด้วยตนเองทุกครั้ง

ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่พัฒนาความรู้ต่อเนื่องตามจำนวนชั่วโมงที่กำหนดในแต่ละรอบปี โดยส่วนหนึ่งต้องเป็นเนื้อหาด้านบัญชีโดยตรง ที่เหลือเป็นด้านอื่นที่เกี่ยวข้องกับวิชาชีพได้ เช่น ภาษี กฎหมายธุรกิจ หรือเทคโนโลยีที่ใช้ในงานบัญชี ชั่วโมงที่นับได้ต้องมาจากหลักสูตรที่ได้รับการรับรอง และต้องยื่นแจ้งภายในกำหนดของรอบนั้น การอบรมครบแต่ไม่แจ้งถือว่าไม่ครบ ข้อแนะนำคือเก็บหลักฐานการเข้าอบรมแยกแฟ้มรายปี เพราะเมื่อถูกสุ่มตรวจย้อนหลัง การหาเอกสารจากหลายปีก่อนมักยากกว่าที่คิด

งบการเงินที่นำส่งต้องมีลายมือชื่อกรรมการผู้มีอำนาจตามที่จดทะเบียนไว้ เพราะความรับผิดชอบต่อความถูกต้องของงบเป็นของฝ่ายบริหาร ไม่ใช่ของผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชี ผู้ทำบัญชีปรากฏชื่อในฐานะผู้จัดทำ ส่วนผู้สอบบัญชีลงนามในรายงานของผู้สอบบัญชีซึ่งเป็นเอกสารแยกที่แนบไปกับงบ กรณีที่กรรมการลงนามร่วมกันสองคนตามข้อบังคับ ต้องครบตามนั้นจริง มิฉะนั้นชุดเอกสารอาจถูกตีกลับ และหากงบผ่านที่ประชุมผู้ถือหุ้นแล้วต้องแก้ ก็ต้องย้อนกลับไปที่ขั้นตอนอนุมัติใหม่

ยังอยู่ การจ้างภายนอกโอนงานได้แต่ไม่โอนหน้าที่ตามกฎหมาย กิจการยังต้องส่งมอบเอกสารครบถ้วนและถูกต้อง เก็บรักษาบัญชีตามกำหนด และตอบคำถามของหน่วยงานที่มาตรวจ ในทางกลับกันสำนักงานบัญชีก็มีความรับผิดตามสัญญาและตามมาตรฐานวิชาชีพของตน สิ่งที่ควรทำคือเขียนขอบเขตงานให้ชัดว่าใครรับผิดชอบส่วนใด เช่น ใครเป็นคนยื่นแบบ ใครเป็นคนติดตามเอกสารที่ขาด และภายในกี่วันหลังสิ้นเดือนที่กิจการต้องส่งเอกสาร ความคลุมเครือตรงนี้คือที่มาของการยื่นล่าช้าเกือบทุกกรณี

ตัวชี้วัดที่ใช้ได้จริงคือปริมาณเอกสารต่อเดือนและความจำเป็นที่ต้องมีคนอยู่หน้างาน กิจการที่มีเอกสารจำนวนมากทุกวัน มีสต๊อกที่ต้องตรวจนับ หรือมีการอนุมัติจ่ายที่ต้องทำทันที มักคุ้มที่จะมีคนประจำอย่างน้อยหนึ่งคนสำหรับงานประจำวัน แล้วใช้สำนักงานภายนอกรับช่วงงานปิดงบและงานภาษี ส่วนกิจการที่รายการไม่มากแต่ต้องการความถูกต้องสูง การใช้สำนักงานภายนอกทั้งหมดมักได้ความต่อเนื่องดีกว่า เพราะไม่ขึ้นกับการลาออกของคนเพียงคนเดียว

ตรวจสี่อย่างเป็นอย่างน้อย หนึ่งคือสถานะการขึ้นทะเบียนของผู้ที่จะเป็นผู้ทำบัญชีของกิจการเรา ไม่ใช่แค่ชื่อบริษัทผู้ให้บริการ สองคือประสบการณ์ในอุตสาหกรรมใกล้เคียง เพราะรูปแบบต้นทุนและเอกสารต่างกันมากระหว่างงานผลิต งานบริการ และงานขายออนไลน์ สามคือวิธีส่งมอบงาน ว่าจะได้เห็นงบทดลองรายเดือนหรือได้เห็นแค่ตอนสิ้นปี และสี่คือใครเป็นผู้ติดต่อหลักและมีคนสำรองหรือไม่ ข้อสุดท้ายนี้สำคัญกว่าที่คิด เพราะงานบัญชีหยุดไม่ได้ตามปฏิทินภาษี

ชุดส่งมอบที่ครบควรมีงบทดลอง ณ วันส่งมอบ สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภทของงวดที่ทำไปแล้ว รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้เป็นรายราย ทะเบียนทรัพย์สินที่แสดงค่าเสื่อมสะสมถึงวันนั้น สำเนาแบบภาษีทุกฉบับที่ยื่นไปแล้วพร้อมใบเสร็จรับเงิน และไฟล์ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีในรูปแบบที่เปิดอ่านได้ นอกจากนั้นต้องดำเนินการปลดและแจ้งชื่อผู้ทำบัญชีคนใหม่ให้เรียบร้อย ควรทำบันทึกส่งมอบที่ทั้งสองฝ่ายลงชื่อ ระบุว่าอะไรส่งครบและอะไรยังค้าง เพราะรายการที่ค้างมักถูกค้นพบตอนปิดงบสิ้นปีซึ่งสายเกินจะตามแล้ว

ผลกระทบมีสองชั้น ชั้นแรกคือความผิดตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชีซึ่งมีโทษปรับทั้งต่อกิจการและต่อผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ชั้นที่สองซึ่งเจ็บกว่าในทางธุรกิจคือชุดงบที่ส่งอาจไม่ได้รับการยอมรับ ทำให้ต้องจัดทำใหม่และยื่นล่าช้า ตามมาด้วยค่าปรับอีกทอด รวมถึงผลต่อการขอสินเชื่อและการเข้าประมูลงานที่ต้องใช้งบย้อนหลัง ทางแก้ที่เร็วที่สุดเมื่อพบว่าไม่มีชื่อผู้ทำบัญชีคือรีบจัดหาผู้มีคุณสมบัติและแจ้งชื่อทันที แล้วจึงไล่ตรวจงบย้อนหลังว่ามีงวดใดที่ต้องแก้ไข