หนังสือรับรองบริษัท — Company Affidavit คืออะไร ขออย่างไร ใช้ทำอะไร

หนังสือรับรองบริษัทคือเอกสารที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกให้แสดงข้อมูลบริษัท เช่น ชื่อบริษัท เลขทะเบียนนิติบุคคล วันจดทะเบียน ทุนจดทะเบียน วัตถุประสงค์ ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ ชื่อกรรมการ อำนาจลงนาม และสถานะนิติบุคคล เอกสารชุดนี้ใช้ยืนยันว่าบริษัทมีสถานะถูกต้องและยังดำเนินกิจการอยู่

ขอได้ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าทั่วประเทศ สำนักงานใหญ่หรือสาขา ผ่านระบบออนไลน์ของกรม หรือมอบหมายให้สำนักงานบัญชีหรือที่ปรึกษาดำเนินการแทน ต้องเตรียมเลขทะเบียนนิติบุคคลและชำระค่าธรรมเนียมตามประเภทเอกสาร

หนังสือรับรองบริษัทไม่มีอายุตามกฎหมาย แต่หน่วยงานราชการ ธนาคาร หรือคู่สัญญามักกำหนดให้ใช้ฉบับที่ออกภายใน 3–6 เดือน หรือ 1 ปี ขึ้นกับข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงาน ควรตรวจสอบวันที่ออกก่อนนำไปใช้

ใช้ยื่นธนาคารเปิดบัญชี ทำธุรกรรมกู้เงิน ทำสัญญากับคู่ค้า ยื่นประมูลงานรัฐ ขอวีซ่าหรือใบอนุญาต จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และยื่นเอกสารต่อหน่วยงานต่างประเทศ บางกรณีต้องใช้คู่กับบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นฉบับล่าสุด

หากใช้ในประเทศไทยกับหน่วยงานไทย ฉบับภาษาไทยมักเพียงพอ หากใช้ต่างประเทศหรือกับสถานทูต ธนาคารต่างชาติ หรือคู่สัญญาต่างประเทศ ต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษและรับรองคำแปลตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนด บางประเทศต้องผ่านกระบวนการ legalize หรือ apostille

ต้องขอฉบับใหม่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อบริษัท ทุนจดทะเบียน ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ กรรมการ อำนาจลงนาม หรือวัตถุประสงค์ หรือเมื่อเอกสารที่มีอยู่หมดอายุตามข้อกำหนดของหน่วยงานที่ยื่น ควรตรวจสอบข้อมูลในฉบับทุกครั้งก่อนนำไปใช้