บัญชีธุรกิจบริการ ที่ปรึกษา และเอเจนซี

ต้องบันทึก เพราะการรับรู้รายได้ผูกกับการส่งมอบบริการ ไม่ได้ผูกกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้ ให้ตั้งเป็นรายได้ค้างรับพร้อมแนบหลักฐานการส่งมอบ เช่น รายงานความคืบหน้า อีเมลตอบรับงาน หรือใบบันทึกชั่วโมงที่ลูกค้าลงนาม จุดที่มักพลาดคือฝ่ายบัญชีรอใบแจ้งหนี้จากฝ่ายขายจนข้ามงวด ทำให้กำไรกระโดดสลับกันระหว่างสองเดือน วิธีป้องกันคือปิดรายการค้างรับทุกสิ้นเดือนจากทะเบียนงาน ไม่ใช่จากแฟ้มใบแจ้งหนี้

ในทางบัญชียังไม่ใช่ ให้ตั้งไว้เป็นหนี้สินรายได้ที่ยังไม่เกิดสิทธิ แล้วโอนเข้ารายได้ทีละเดือนตามงวดที่ให้บริการจริง แต่ในทางภาษีมูลค่าเพิ่ม ความรับผิดเกิดเมื่อรับชำระ จึงต้องออกใบกำกับภาษีเต็มจำนวนตั้งแต่วันรับเงิน ส่วนภาษีเงินได้นิติบุคคลใช้เกณฑ์สิทธิตามงวดที่ให้บริการ ความต่างสามชั้นนี้ทำให้ต้องทำกระดาษทำการกระทบยอดไว้ มิฉะนั้นยอดขายในแบบภาษีมูลค่าเพิ่มกับรายได้ในงบกำไรขาดทุนจะไม่ตรงกันและถูกตั้งคำถามภายหลัง

แยกเป็นสองกรณี ถ้าเอกสารออกในชื่อกิจการเราแล้วเรียกเก็บต่อ ถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าบริการ ต้องรวมฐานและเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ถ้าเป็นการจ่ายแทนโดยเอกสารออกในชื่อลูกค้าโดยตรงและเราเพียงสำรองจ่าย จะเรียกคืนตามจำนวนที่จ่ายจริงโดยไม่ต้องคิดภาษีเพิ่ม เงื่อนไขคือต้องไม่บวกกำไรและต้องแนบต้นฉบับใบเสร็จให้ลูกค้า สำนักงานที่ทำสองแบบปนกันในใบแจ้งหนี้ฉบับเดียวควรแยกบรรทัดให้ชัด และระบุในสัญญาว่ารายการใดเป็นการสำรองจ่าย

ค่าบริการทั่วไปที่จ่ายให้นิติบุคคลในประเทศถูกหักในอัตราร้อยละสาม ส่วนค่าโฆษณาถูกหักร้อยละสอง จึงต้องระบุประเภทงานในใบแจ้งหนี้ให้ตรงเพื่อไม่ให้ถูกหักผิดอัตรา หากยังไม่ได้รับหนังสือรับรอง ให้บันทึกลูกหนี้ภาษีถูกหักไว้ก่อนตามยอดที่คำนวณได้ แล้วติดตามเป็นรายเดือนจากทะเบียนคุมที่แยกตามลูกค้า สิ้นปีที่ยังขาดเอกสาร ให้ขอสำเนาจากผู้จ่ายพร้อมหลักฐานการนำส่ง เพราะถ้าไม่มีเอกสารรองรับ จะนำมาหักออกจากภาษีที่ต้องชำระไม่ได้และกลายเป็นต้นทุนจม

ถ้าผู้ถือหุ้นทำงานให้กิจการจริง ควรจ่ายเป็นเงินเดือนกรรมการที่มีมติรองรับ หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งประกันสังคมตามปกติ เพราะเป็นรายจ่ายที่หักได้และอธิบายได้เมื่อถูกตรวจ ส่วนการถอนเงินออกไปโดยไม่มีเอกสารรองรับจะถูกจัดเป็นเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการ ซึ่งต้องคิดดอกเบี้ยตามราคาตลาดและตั้งเป็นรายได้ของกิจการ ทางที่เรียบร้อยที่สุดคือกำหนดค่าตอบแทนประจำเดือนไว้ล่วงหน้า แล้วจ่ายส่วนแบ่งกำไรเป็นเงินปันผลหลังปิดงบและมีมติที่ประชุมรองรับ

ให้ผูกทุกรายการเข้ากับรหัสงานตั้งแต่ต้นทาง ทั้งชั่วโมงทีม ค่าจ้างผู้รับเหมาช่วง ค่าเดินทาง และค่าซอฟต์แวร์เฉพาะงาน จากนั้นกำหนดอัตราต้นทุนต่อชั่วโมงของแต่ละตำแหน่งจากเงินเดือนรวมสวัสดิการหารด้วยชั่วโมงที่ทำงานได้จริงต่อปี ไม่ใช่หารด้วยชั่วโมงตามปฏิทิน รายงานที่ควรอ่านทุกเดือนคือกำไรขั้นต้นรายงาน อัตราการใช้เวลาของทีม และรายการที่ใช้เวลาเกินประมาณการเกินสองเท่า ตัวเลขสามชุดนี้บอกได้เร็วกว่ารอผลรวมทั้งปี

ใช้ได้เมื่อบริการนั้นถูกใช้ในต่างประเทศทั้งหมด เช่น งานวิเคราะห์ที่ส่งให้บริษัทแม่ต่างประเทศนำไปใช้ที่นั่น เอกสารที่ต้องเก็บคือข้อสัญญาที่ระบุประเทศผู้ใช้ประโยชน์ สลิปรับโอนจากบัญชีต่างประเทศ และบันทึกการส่งมอบผลงานแต่ละครั้ง แต่ถ้าผลของงานถูกใช้ในประเทศไทย เช่น ช่วยลูกค้าต่างชาติจัดการกิจการที่ตั้งอยู่ในไทย จะเสียภาษีในอัตราปกติแม้ผู้จ่ายจะอยู่ต่างประเทศ กรณีที่คาบเกี่ยวควรแยกใบแจ้งหนี้ตามส่วนงานและเก็บเหตุผลประกอบไว้ตั้งแต่ต้น

ได้ แต่ต้องผ่านขั้นตอนติดตามหนี้ตามที่กฎหมายกำหนดก่อน โดยระดับความเข้มของขั้นตอนขึ้นกับจำนวนเงิน ยอดเล็กใช้หลักฐานการทวงถามเป็นหนังสือและบันทึกว่าติดตามแล้วไม่คุ้มค่าดำเนินคดี ส่วนยอดใหญ่ต้องมีการฟ้องหรือขอรับชำระหนี้ในคดีล้มละลาย สิ่งที่ต้องเก็บคือสำเนาหนังสือทวงถามพร้อมหลักฐานการส่ง รายงานการติดตาม และมติอนุมัติตัดหนี้ ถ้าตัดออกจากบัญชีโดยไม่มีขั้นตอนรองรับ รายจ่ายนั้นจะถูกบวกกลับตอนคำนวณภาษีและเสียทั้งเงินและเวลา

มีความเสี่ยง เพราะการพิจารณาดูข้อเท็จจริงมากกว่าชื่อสัญญา ตัวชี้วัดที่ถูกหยิบมาใช้คือการกำหนดเวลาทำงาน การใช้อุปกรณ์ของกิจการ การอยู่ใต้บังคับบัญชา และการรับค่าตอบแทนคงที่โดยไม่ผูกกับผลงาน ถ้าเข้าลักษณะลูกจ้าง กิจการอาจต้องรับผิดเงินสมทบประกันสังคมย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่ม วิธีลดความเสี่ยงคือทำสัญญาเป็นรายงานที่มีขอบเขตและกำหนดส่งมอบชัดเจน ให้ผู้รับจ้างใช้เครื่องมือของตนเอง และหลีกเลี่ยงการกำหนดเวลาเข้าออกแบบเดียวกับพนักงาน

ต้องดูสองด้าน ด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้าเป็นบริการอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ให้บริการที่จดทะเบียนในระบบสำหรับผู้ประกอบการต่างประเทศ ผู้ขายจะเรียกเก็บเอง แต่ถ้าไม่ได้จดทะเบียนและกิจการเป็นผู้จด ผู้ซื้อมีหน้าที่นำส่งแทน ด้านที่สองคือภาษีหัก ณ ที่จ่ายกรณีเข้าลักษณะค่าสิทธิ ซึ่งอัตราขึ้นกับอนุสัญญาภาษีซ้อนกับประเทศผู้รับ ทางปฏิบัติที่ปลอดภัยคือเก็บใบเสร็จพร้อมเงื่อนไขการใช้งานไว้ทุกฉบับ แล้วจัดกลุ่มรายจ่ายตามประเภทสิทธิที่ได้รับ ไม่ใช่ตามชื่อผู้ขาย