ทำบัญชีย้อนหลังและปิดงบที่ค้าง

เริ่มจากงวดที่เก่าที่สุดเสมอ เพราะยอดยกมาของงวดถัดไปขึ้นกับงวดก่อนหน้า สิ่งแรกที่ต้องรวบรวมคือรายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชีและกระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ครบทุกเดือน จากนั้นจึงจับคู่กับใบเสร็จและใบกำกับภาษีเท่าที่หาได้ ส่วนที่หาหลักฐานไม่พบให้พักไว้ในบัญชีรอตรวจสอบ ไม่ควรเดาแล้วบันทึกทับ เพราะจะแก้ยากขึ้นเมื่อถึงขั้นปิดงบ

ได้ แต่ต้องแยกให้ชัดระหว่างรายการที่มีหลักฐานทางเลือกกับรายการที่ไม่มีเลย รายการที่จ่ายผ่านธนาคารยังพอใช้สลิปโอน สัญญา และใบสั่งซื้อประกอบได้ ส่วนรายจ่ายเงินสดที่ไม่มีร่องรอยใดเลยมักถูกถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณภาษี ทางปฏิบัติคือขอสำเนาจากคู่ค้าให้มากที่สุดก่อน แล้วยอมรับผลทางภาษีของส่วนที่เหลือแทนการสร้างเอกสารย้อนหลัง

ภาระแบ่งเป็นสามชั้น ชั้นแรกคือค่าปรับอาญาจากการยื่นแบบล่าช้าซึ่งคิดต่อแบบต่องวด ชั้นที่สองคือเงินเพิ่มที่คิดตามระยะเวลาที่ค้างชำระภาษี และชั้นที่สามคือเบี้ยปรับกรณีแสดงยอดขาดหรือขอคืนเกิน ตัวเลขจึงขึ้นกับจำนวนงวดที่ค้างและยอดภาษีที่ควรชำระ ไม่ใช่ขนาดกิจการ ควรประเมินทั้งสามชั้นก่อนเริ่มยื่น เพื่อวางลำดับชำระให้เงินสดไม่สะดุด

โดยทั่วไปยื่นแบบรายเดือนที่ค้างก่อน เพราะยอดในแบบเหล่านั้นเป็นวัตถุดิบของงบประจำปี เมื่อรายเดือนนิ่งแล้วจึงปิดงบและยื่นแบบประจำปีตามลำดับปี การกลับลำดับทำให้ต้องยื่นแบบเพิ่มเติมซ้ำอีกรอบเมื่อรายเดือนถูกแก้ ทั้งยังทำให้คำอธิบายที่ส่งให้เจ้าหน้าที่ขัดกันเอง ซึ่งเป็นจุดที่มักถูกตั้งคำถามต่อ

การไม่นำส่งงบตามกำหนดมีโทษปรับทั้งนิติบุคคลและกรรมการผู้มีอำนาจ และค่าปรับจะสะสมตามจำนวนปีที่ค้าง ผลกระทบที่มักหนักกว่าค่าปรับคือสถานะของบริษัทในการยื่นประมูล ขอสินเชื่อ หรือขอต่อใบอนุญาต เพราะคู่สัญญามักขอดูงบย้อนหลังสามปี การนำส่งย้อนหลังจึงควรทำให้ครบทุกปีติดกัน ไม่ใช่เลือกส่งเฉพาะปีล่าสุด

รายการโอนเข้าออกระหว่างกรรมการกับบริษัทที่ไม่มีสัญญาจะถูกจัดเป็นเงินให้กู้ยืมหรือเงินกู้ยืมจากกรรมการ ซึ่งต้องมีการคิดดอกเบี้ยตามหลักเกณฑ์เมื่อบริษัทเป็นผู้ให้กู้ การปล่อยยอดค้างสะสมหลายปีทำให้เกิดรายได้ดอกเบี้ยที่ต้องรับรู้ทางภาษีแม้ไม่ได้รับเงินจริง วิธีจัดการคือทำสัญญาให้ครบ กำหนดเงื่อนไขชำระคืน และเคลียร์ยอดค้างก่อนปิดงบปีล่าสุด

ย้อนกลับไปนับของเมื่อวันสิ้นงวดในอดีตไม่ได้ จึงต้องประมาณการจากข้อมูลที่ตรวจสอบได้ เช่น ยอดซื้อจากใบกำกับภาษี ยอดขายจากแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม และอัตรากำไรขั้นต้นที่สม่ำเสมอของกิจการ แล้วบันทึกวิธีคำนวณไว้เป็นลายลักษณ์อักษรประกอบงบ พร้อมตรวจนับจริงทันทีในงวดปัจจุบันเพื่อสร้างจุดตั้งต้นที่เชื่อถือได้สำหรับปีถัดไป

ขึ้นกับว่าหลักฐานที่กู้คืนมาครอบคลุมแค่ไหน หากรายการสำคัญมีเอกสารรองรับครบ ความเห็นอาจไม่มีเงื่อนไข แต่หากยอดต้นงวดหรือสินค้าคงเหลือพิสูจน์ไม่ได้ ผู้สอบมักให้ความเห็นอย่างมีเงื่อนไขเฉพาะประเด็นนั้น ซึ่งยังนำส่งได้ตามปกติ สิ่งที่ควรเลี่ยงคือการกดดันให้ผู้สอบละเว้นข้อสังเกต เพราะหมายเหตุที่ตรงไปตรงมาช่วยอธิบายที่มาของตัวเลขเมื่อถูกตรวจภายหลัง

ตัวแปรหลักคือจำนวนรายการเดินบัญชีต่อเดือน จำนวนงวดที่ค้าง จำนวนบัญชีธนาคารและช่องทางรับเงิน และสภาพเอกสารต้นทางว่าเรียงมาแล้วหรือกองรวมกัน กิจการที่มีรายการน้อยแต่ค้างหลายปีมักถูกกว่ากิจการที่ค้างปีเดียวแต่มีรายการหลักพันต่อเดือน ควรขอประเมินหลังตรวจตัวอย่างเอกสารจริงหนึ่งเดือน ไม่ใช่ประเมินจากคำบอกเล่า

ภาษีซื้อมีกรอบเวลาในการนำมาใช้ และใบกำกับภาษีที่พ้นกรอบนั้นจะกลายเป็นต้นทุนของกิจการแทน จึงควรคัดใบกำกับภาษีของงวดที่ค้างตามวันที่ก่อนเป็นอันดับแรก เพื่อดูว่ายังมีส่วนใดใช้ได้ทัน การไล่บันทึกเรียงตามลำดับเอกสารโดยไม่ดูวันที่ทำให้เสียสิทธิส่วนที่ยังใช้ได้ไปโดยไม่จำเป็น

แม้หยุดดำเนินการ หน้าที่ยื่นแบบและนำส่งงบยังคงอยู่จนกว่าจะจดทะเบียนเลิกและชำระบัญชีเสร็จ การปล่อยทิ้งไว้ทำให้ค่าปรับสะสมต่อเนื่องและกระทบตัวกรรมการเมื่อจะเปิดกิจการใหม่ ทางเลือกจึงเป็นเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่จะเกิดตลอดกระบวนการเลิกกิจการกับค่าดูแลรายปีของบริษัทที่ไม่มีรายการ แล้วตัดสินใจครั้งเดียว ไม่ใช่ชะลอไปเรื่อย ๆ

จุดที่ทำให้กลับไปค้างซ้ำมักไม่ใช่ความรู้ทางบัญชี แต่เป็นการส่งเอกสารไม่สม่ำเสมอ วิธีที่ได้ผลคือกำหนดวันส่งเอกสารประจำเดือนเป็นวันเดียวตายตัว ใช้บัญชีธนาคารของกิจการแยกจากบัญชีส่วนตัวอย่างเด็ดขาด และตั้งการแจ้งเตือนกำหนดยื่นล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์ เพียงสามข้อนี้ช่วยตัดสาเหตุส่วนใหญ่ของการค้างงวดได้