ย้ายสำนักงานบัญชีให้ปลอดภัย

สัญญาณที่ควรใส่ใจไม่ใช่ราคา แต่เป็นการมองไม่เห็นสถานะของตัวเอง เช่น ขอดูงบทดลองระหว่างปีแล้วไม่ได้ ยื่นแบบทันกำหนดแต่ไม่เคยเห็นตัวเลขก่อนยื่น มีจดหมายจากหน่วยงานมาถึงแล้วไม่มีใครอธิบายได้ หรือทุกคำถามถูกตอบว่าเดี๋ยวจัดการให้โดยไม่มีเอกสารยืนยัน สภาพแบบนี้ทำให้ความเสี่ยงสะสมโดยเจ้าของไม่รู้ตัวจนถึงวันถูกเรียกตรวจ

รายการที่ต้องได้ครบคือ งบทดลองและงบการเงินย้อนหลังทุกปีที่ดูแล สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภทในรูปแบบไฟล์ที่เปิดต่อได้ ทะเบียนทรัพย์สินพร้อมค่าเสื่อมสะสม รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้คงเหลือรายราย ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีต้นฉบับ สำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้วพร้อมใบเสร็จชำระ และหนังสือโต้ตอบกับหน่วยงานทั้งหมด

เอกสารต้นฉบับของกิจการเป็นทรัพย์สินของกิจการ ไม่ใช่ของผู้ทำบัญชี ขั้นแรกให้ทำหนังสือขอคืนเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุรายการและกำหนดวันรับ ส่งแบบมีหลักฐานการรับ หากยังไม่ได้คืน ให้เร่งสร้างชุดข้อมูลทดแทนจากธนาคาร คู่ค้า และระบบยื่นภาษีออนไลน์ควบคู่ไปด้วย เพราะกำหนดยื่นงวดถัดไปไม่ได้เลื่อนตามข้อพิพาท

ควรอยู่กับกิจการเสมอ แล้วให้สิทธิผู้ทำบัญชีเป็นผู้ใช้งานที่มอบหมาย ไม่ใช่ให้ผู้ทำบัญชีเป็นเจ้าของบัญชีผู้ใช้ เพราะเมื่อเลิกจ้างแล้วเข้าระบบไม่ได้ จะตรวจย้อนไม่ได้ว่ายื่นอะไรไปบ้าง เมื่อเปลี่ยนผู้ดูแลควรเปลี่ยนรหัสผ่านและอีเมลรับแจ้งเตือนกลับมาเป็นของกิจการทันทีในวันแรก

ยอดที่ต้องพิสูจน์ก่อนรับงานคือ เงินสดและเงินฝากเทียบกับใบยืนยันยอดจากธนาคาร ลูกหนี้เจ้าหนี้เทียบกับรายตัวจริง สินค้าคงเหลือเทียบกับการตรวจนับ ทรัพย์สินเทียบกับทะเบียนและเอกสารซื้อ และภาษีค้างจ่ายเทียบกับแบบที่ยื่นล่าสุด หากยอดใดพิสูจน์ไม่ได้ ควรระบุเป็นข้อสังเกตในหนังสือตอบรับงานตั้งแต่ต้น ไม่ใช่รับยอดมาทั้งก้อนแล้วค่อยพบปัญหาตอนปิดงบ

ช่วงที่สะอาดที่สุดคือหลังปิดงบและยื่นแบบประจำปีเสร็จ เพราะยอดยกมามีงบที่ผ่านการตรวจสอบรองรับแล้ว รองลงมาคือหลังปิดครึ่งปีที่ยื่นแบบประมาณการเสร็จ ส่วนช่วงที่ควรเลี่ยงคือหนึ่งเดือนก่อนกำหนดยื่นงบประจำปี เพราะผู้รับงานใหม่ต้องเร่งทั้งตรวจยอดเดิมและปิดงบพร้อมกัน

ต้องตกลงให้ชัดว่าใครรับผิดชอบงวดใด เขียนวันตัดงานเป็นวันที่แน่นอน และระบุว่าแบบภาษีของเดือนคาบเกี่ยวใครเป็นผู้ยื่น จุดที่พลาดบ่อยคือทั้งสองฝ่ายเข้าใจว่าอีกฝ่ายยื่นแล้ว ทำให้เดือนนั้นไม่มีใครยื่นเลย ควรมีอีเมลยืนยันการส่งมอบพร้อมแนบหลักฐานการยื่นเดือนสุดท้ายของผู้ให้บริการเดิม

ไม่จำเป็น ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีเป็นคนละบทบาทและควรแยกจากกันเพื่อความเป็นอิสระ การคงผู้สอบบัญชีเดิมไว้ในปีที่เปลี่ยนผู้ทำบัญชีมีข้อดี เพราะผู้สอบรู้ประวัติตัวเลขและช่วยยืนยันยอดยกมาได้ หากจะเปลี่ยนทั้งสองฝ่ายพร้อมกัน ควรเว้นระยะอย่างน้อยหนึ่งรอบบัญชีเพื่อลดความเสี่ยงที่ไม่มีใครรู้ที่มาของตัวเลขเดิมเลย

ต้องปรับปรุงข้อมูลผู้ทำบัญชีที่แจ้งไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ตรงกับผู้ดูแลจริง และเปลี่ยนผู้รับมอบอำนาจในระบบยื่นภาษีออนไลน์ รวมถึงข้อมูลผู้ติดต่อสำหรับงานประกันสังคม หากที่อยู่รับเอกสารเคยใช้ที่อยู่ของสำนักงานบัญชีเดิม ต้องเปลี่ยนกลับมาเป็นที่อยู่ของกิจการ มิฉะนั้นหนังสือราชการจะไปถึงมือคนที่ไม่ได้ดูแลแล้ว

ใช้เจ็ดข้อนี้เป็นเกณฑ์ปิดงาน ได้ไฟล์บัญชีครบทุกปี ได้เอกสารต้นฉบับคืน ยอดยกมาถูกพิสูจน์แล้ว รหัสเข้าระบบทุกช่องทางอยู่กับกิจการ แบบภาษีของเดือนคาบเกี่ยวมีหลักฐานการยื่น ข้อมูลผู้ทำบัญชีที่แจ้งไว้ถูกแก้แล้ว และมีหนังสือยืนยันว่าไม่มีเรื่องค้างกับหน่วยงานใด เมื่อครบทั้งเจ็ดข้อจึงถือว่าย้ายเสร็จจริง

ราคาต่อเดือนเทียบกันตรง ๆ ไม่ได้ ต้องถามให้ครบว่าอะไรรวมและอะไรคิดเพิ่ม เช่น จำนวนรายการต่อเดือนที่รวมอยู่ ค่าปิดงบประจำปี ค่าสอบบัญชี ค่ายื่นแบบเพิ่มเติมเมื่อมีการแก้ไข ค่าจัดทำเอกสารตอบหน่วยงาน และค่าบริการเมื่อรายการเกินโควตา เมื่อรวมทั้งปีแล้วราคาที่ดูถูกกว่าต่อเดือนมักไม่ใช่ราคาที่ถูกกว่าจริง

ควรได้สามสิ่งเป็นรูปธรรม หนึ่งคือรายงานสรุปสถานะที่ระบุว่ายอดใดพิสูจน์ได้และยอดใดยังค้าง สองคือปฏิทินหน้าที่ยื่นทั้งปีที่ระบุวันส่งเอกสารและวันยื่นชัดเจน สามคืองบทดลองรายเดือนที่ส่งให้ดูก่อนยื่นแบบ หากครบสามอย่างนี้แปลว่าการย้ายได้ผลจริง ไม่ใช่แค่เปลี่ยนคนออกใบเสร็จ