ประเด็นจิปาถะทางธุรกิจที่เจ้าของกิจการถามบ่อย

ยังมีทางแก้ ขั้นแรกติดต่อผู้ขายขอเอกสารทดแทนที่ระบุว่าออกแทนฉบับเดิม พร้อมวันที่และเลขที่เดิม ขั้นที่สองบันทึกเหตุการณ์ไว้เป็นบันทึกภายในว่าเอกสารสูญหายเมื่อใดและใครเป็นผู้แจ้ง ขั้นที่สามเก็บหลักฐานประกอบ เช่น สลิปโอนเงินและใบส่งของ เพื่อยืนยันว่ารายการเกิดขึ้นจริง หากผู้ขายไม่ออกให้ ค่าใช้จ่ายยังอาจถือเป็นรายจ่ายได้เมื่อพิสูจน์ผู้รับเงินได้ แต่สิทธิเครดิตจะอ่อนลงมากเพราะขาดเอกสารต้นทาง

อย่าปรับยอดให้ตรงเงียบ ๆ เพราะจะกลบสาเหตุจริง วิธีที่ใช้ได้ผลคือกำหนดวงเงินคงที่ ให้ผู้ถือเงินเบิกชดเชยเท่ากับที่ใช้จริงพร้อมแนบใบเสร็จทุกใบ แล้วให้คนอื่นที่ไม่ใช่ผู้ถือเงินเป็นคนนับ เมื่อพบส่วนต่างให้บันทึกเป็นผลต่างจากการนับเงินสดในบัญชีแยกต่างหาก เมื่อทำสองถึงสามเดือนจะเห็นรูปแบบชัดว่าเกิดจากค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ การทอนผิด หรือมีการเบิกล่วงหน้าโดยไม่แจ้ง

ทำได้แต่ต้องมีวินัยในการล้างรายการ ให้ถือว่าเป็นเงินทดรองจากกรรมการ บันทึกเป็นหนี้สินที่บริษัทค้างจ่ายให้เจ้าของ พร้อมแนบเอกสารทุกครั้ง จากนั้นคืนเงินเป็นรอบ เช่น เดือนละครั้ง โดยโอนจากบัญชีบริษัทเข้าบัญชีเจ้าของโดยตรงเพื่อให้เส้นทางเงินตรงกับสมุดบัญชี ปัญหาที่เจอบ่อยคือปล่อยยอดค้างสะสมข้ามปีจนแยกไม่ออกว่าเป็นเงินทดรอง เงินกู้ หรือเงินลงทุน ซึ่งทำให้งบการเงินอธิบายยากและกระทบการขอสินเชื่อ

ใช้ได้หากพิสูจน์ตัวผู้รับเงินและความเกี่ยวข้องกับกิจการได้ แนวปฏิบัติคือจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชนของผู้รับเงิน รายละเอียดสิ่งที่ซื้อ จำนวนเงิน วันที่ และให้ผู้จ่ายเงินของบริษัทลงนามรับรอง แนบสำเนาหลักฐานการจ่ายเงินไว้ด้วย จุดที่ควรระวังคืออย่าใช้วิธีนี้กับรายการมูลค่าสูงหรือใช้ซ้ำกับผู้รับรายเดิมทุกเดือน เพราะจะถูกตั้งคำถามว่าเหตุใดจึงไม่ทำสัญญาหรือขอเอกสารตามระบบ

สัญญาณที่ชัดที่สุดไม่ใช่ยอดขาย แต่เป็นสามอย่างนี้ หนึ่งคือคู่ค้าเริ่มขอใบกำกับภาษีหรือขอทำสัญญากับนิติบุคคล สองคือกำไรสุทธิสูงจนอัตราภาษีบุคคลธรรมดาแซงต้นทุนรวมของการเป็นบริษัท ซึ่งรวมค่าทำบัญชีและค่าสอบบัญชีแล้ว สามคือความเสี่ยงเริ่มใหญ่เกินกว่าจะรับด้วยทรัพย์สินส่วนตัว เช่น มีลูกจ้างประจำหรือรับงานที่มีค่าปรับสูง เมื่อเข้าเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งอย่างชัดเจน การจดทะเบียนมักคุ้มกว่ารอให้ปัญหาเกิดก่อน

ไม่ต้องเปิดบริษัทใหม่ก็ทำได้ ให้ตั้งรหัสหน่วยงานหรือรหัสโครงการในผังบัญชี แล้วบังคับให้ทุกรายการรายได้และต้นทุนต้องระบุรหัสก่อนบันทึก ส่วนค่าใช้จ่ายส่วนกลาง เช่น ค่าเช่าและเงินเดือนฝ่ายบัญชี ให้กำหนดเกณฑ์ปันส่วนไว้ล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ตามพื้นที่ใช้งานหรือตามสัดส่วนรายได้ แล้วใช้เกณฑ์เดิมทุกเดือนเพื่อให้เปรียบเทียบข้ามงวดได้ ผลลัพธ์คืองบกำไรขาดทุนแยกสายงานที่ใช้ตัดสินใจได้จริง โดยที่งบการเงินตามกฎหมายยังเป็นฉบับเดียว

การหยุดตามเก็บกับการตัดหนี้สูญทางภาษีเป็นคนละเรื่อง ทางบัญชีควรตั้งค่าเผื่อเมื่อประเมินแล้วว่าโอกาสได้รับลดลง โดยดูอายุหนี้และพฤติกรรมการชำระที่ผ่านมา ส่วนการตัดเป็นหนี้สูญเพื่อใช้ประโยชน์ทางภาษีมีเงื่อนไขเฉพาะตามมูลค่าหนี้และขั้นตอนการติดตามที่ต้องทำก่อน เช่น หนังสือทวงถามและผลการสืบทรัพย์ที่ระบุว่าไม่พบทรัพย์ที่บังคับได้ สิ่งที่ควรทำตั้งแต่วันนี้คือเก็บหลักฐานการติดตามทุกครั้งไว้เป็นแฟ้มเดียวกับใบแจ้งหนี้

ทางบัญชียังไม่ใช่รายได้จนกว่าจะส่งมอบงานหรือสินค้า ให้ตั้งยอดไว้ในกลุ่มหนี้สินหมวดเงินที่ลูกค้าชำระมาก่อนกำหนด แล้วโอนเข้ารายได้ตามงวดที่ส่งมอบจริง แต่ภาระทางภาษีมูลค่าเพิ่มอาจเกิดก่อนตามจุดความรับผิดของธุรกรรมนั้น ซึ่งบริการกับการขายสินค้ามีจังหวะต่างกัน ทางปฏิบัติที่ปลอดภัยคือระบุในสัญญาให้ชัดว่าเงินก้อนนี้คือมัดจำหรือชำระค่างวดแรก และออกเอกสารให้ตรงกับสิ่งที่เขียนไว้ เพราะชื่อเรียกในใบเสร็จมักถูกใช้เป็นหลักฐานเมื่อตรวจสอบ

ต้องตัดออกจากสินค้าคงเหลือเสมอ ไม่ใช่ปล่อยให้ค้างในสต๊อกจนยอดนับไม่ตรง ให้เปิดใบเบิกที่ระบุจำนวน เหตุผล และผู้อนุมัติ แล้วบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายส่งเสริมการขายพร้อมแนบหลักฐานกิจกรรม เช่น ภาพถ่ายหน้าบูธหรือรายชื่อผู้รับ ส่วนภาระภาษีมูลค่าเพิ่มขึ้นอยู่กับลักษณะการให้และเงื่อนไขที่ประกาศไว้ล่วงหน้า จุดที่มักพลาดคือของแถมที่ให้พนักงานขายถือไปเอง โดยไม่มีใบเบิก ทำให้ยอดสูญหายกลายเป็นผลต่างจากการตรวจนับปลายปี

ไล่จากรายการที่มีโอกาสต่างมากที่สุดก่อน เริ่มที่เช็คหรือการโอนที่บันทึกแล้วแต่ยังไม่ตัดบัญชี ถัดมาคือค่าธรรมเนียมและดอกเบี้ยที่ธนาคารหักเองซึ่งไม่มีใครบันทึก ตามด้วยเงินรับที่ลูกค้าโอนเข้ามาโดยไม่แจ้ง สุดท้ายคือรายการที่คีย์ตัวเลขสลับหลัก ซึ่งสังเกตได้จากส่วนต่างที่หารด้วยเก้าลงตัว ทำงบกระทบยอดเป็นลายลักษณ์อักษรทุกเดือนและให้คนที่ไม่ได้บันทึกบัญชีเป็นผู้สอบทาน จะช่วยให้พบข้อผิดพลาดตั้งแต่ยังแก้ง่าย

ทางที่ตรวจสอบได้ที่สุดคือทำสัญญาเช่ารถระหว่างกรรมการกับบริษัท กำหนดค่าเช่าที่สมเหตุสมผล หักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้ แล้วให้บริษัทรับผิดชอบค่าน้ำมันตามการใช้งานจริง อีกทางคือไม่ทำสัญญาเช่าแต่เบิกตามระยะทางที่บันทึกไว้ในสมุดบันทึกการเดินทาง ซึ่งต้องระบุวันที่ ปลายทาง เหตุผล และเลขไมล์ ทั้งสองทางต้องมีเอกสารรองรับ สิ่งที่ไม่ควรทำคือเหมาจ่ายเป็นก้อนเท่ากันทุกเดือนโดยไม่มีบันทึกใด ๆ เพราะมีลักษณะเป็นเงินได้ของกรรมการมากกว่ารายจ่ายของกิจการ

ตั้งกติกาให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าเงินทดรองต้องเคลียร์ภายในกี่วัน และหากยังค้างจะไม่อนุมัติการเบิกครั้งถัดไป จากนั้นทำรายงานยอดค้างรายบุคคลส่งหัวหน้างานทุกสัปดาห์ เพราะแรงกดดันจากสายบังคับบัญชาได้ผลกว่าการทวงจากฝ่ายบัญชี หากยังไม่คืนเอกสารภายในกำหนด ให้หักจากเงินได้ที่จะจ่ายครั้งถัดไปตามที่ระบุไว้ในนโยบายซึ่งพนักงานรับทราบเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว วิธีนี้ทำให้ยอดลูกหนี้พนักงานไม่บวมข้ามปีและงบการเงินสะอาดขึ้นทันที

ขอห้าอย่างเป็นอย่างน้อย หนึ่งคืองบทดลองล่าสุดพร้อมรายละเอียดยอดคงเหลือรายบัญชี สองคือทะเบียนทรัพย์สินที่แสดงค่าเสื่อมสะสมถึงวันส่งมอบ สามคือสำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้วทั้งปีพร้อมหลักฐานการชำระ สี่คือไฟล์ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีในรูปแบบที่นำเข้าระบบใหม่ได้ ห้าคือเอกสารตัวจริงทั้งหมดที่ฝากไว้ ควรทำใบส่งมอบระบุจำนวนแฟ้มและช่วงเดือน ให้ทั้งสองฝ่ายลงนาม เพราะข้อพิพาทเรื่องเอกสารหายมักเกิดหลังส่งมอบไปแล้วหลายเดือน

หลักคือหักได้เฉพาะส่วนที่ใช้เพื่อกิจการและต้องอธิบายวิธีคำนวณได้ วิธีที่ใช้กันคือคิดตามสัดส่วนพื้นที่ที่กันไว้ใช้งานจริงเทียบกับพื้นที่ทั้งหมด แล้วใช้สัดส่วนเดิมทุกเดือน ควรมีสัญญาเช่าระหว่างเจ้าของบ้านกับบริษัทหากผู้ให้เช่าคือกรรมการ พร้อมหักภาษี ณ ที่จ่ายตามที่กำหนด ส่วนบิลค่าน้ำค่าไฟที่ยังเป็นชื่อบุคคลควรแนบหลักฐานการจ่ายและตารางคำนวณแนบทุกงวด จุดเสี่ยงคือหักทั้งบิลทั้งที่ใช้อยู่อาศัยด้วย ซึ่งมักถูกปรับปรุงเมื่อมีการตรวจ

สามชั้นก็พอสำหรับร้านเล็ก ชั้นแรกคือออกเอกสารการขายทุกครั้งจากเครื่องเดียวที่มีเลขเรียงต่อเนื่อง เพื่อให้ยอดขายมีที่มาเดียว ชั้นที่สองคือปิดยอดปลายวันโดยนับเงินเทียบกับรายงานสรุปการขาย ลงชื่อผู้นับและหัวหน้ากะ ชั้นที่สามคือนำฝากธนาคารทั้งจำนวนในวันทำการถัดไป แล้วจ่ายค่าใช้จ่ายจากบัญชีธนาคารแทนการหยิบจากลิ้นชัก เมื่อทำครบสามชั้น ยอดขายในสมุดบัญชีจะสอบทานกับเงินฝากได้โดยตรง และลดข้อสงสัยเรื่องรายได้ต่ำกว่าความเป็นจริง

ควรหลีกเลี่ยงเพราะต้นทุนที่แท้จริงสูงกว่าส่วนลดที่ได้ ผลกระทบคือรายจ่ายนั้นพิสูจน์ผู้รับไม่ได้ จึงมีความเสี่ยงถูกปรับปรุงเป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณกำไรสุทธิ และไม่มีสิทธิใด ๆ ทางภาษีซื้อ หากจำเป็นต้องซื้อจริงให้จ่ายผ่านบัญชีธนาคารเสมอเพื่อให้มีเส้นทางเงิน พร้อมทำใบรับรองแทนใบเสร็จและเก็บสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน ทางที่ดีกว่าคือเจรจาให้ผู้ขายเข้าระบบ หรือเปลี่ยนไปหาผู้ขายที่ออกเอกสารได้ ซึ่งมักคุ้มกว่าเมื่อคิดรวมภาระภาษี

ดูสี่ตัวตามลำดับ ตัวแรกคือกระแสเงินสดคงเหลือเทียบกับภาระที่ต้องจ่ายในสามสิบวันข้างหน้า เพราะกิจการล้มเพราะเงินขาดมือมากกว่าขาดทุน ตัวที่สองคืออัตรากำไรขั้นต้นเทียบกับเดือนก่อน หากลดลงให้ตามหาว่าเกิดจากราคาขายหรือต้นทุน ตัวที่สามคือลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระ ซึ่งบอกคุณภาพของยอดขาย ตัวที่สี่คือค่าใช้จ่ายคงที่รวมต่อเดือน เพื่อรู้ว่าต้องขายเท่าไรจึงจะคุ้ม การดูสี่ตัวนี้สม่ำเสมอมีประโยชน์กว่าการอ่านทุกบรรทัดปีละครั้ง

แยกสองเรื่องออกจากกัน ด้านกระแสเงินสดให้ทำประมาณการรายเดือนล่วงหน้าสิบสองเดือน โดยกันเงินจากช่วงพีคไว้จ่ายค่าใช้จ่ายคงที่ในช่วงโลว์ และเจรจาเงื่อนไขชำระกับซัพพลายเออร์ให้สอดคล้องกับรอบรายได้ ด้านภาษีให้ระวังการประมาณการกำไรสำหรับแบบครึ่งปี เพราะรายได้ที่กระจุกในครึ่งปีหลังทำให้ประมาณการต่ำเกินไปจนอาจมีเงินเพิ่ม วิธีลดความเสี่ยงคือทบทวนประมาณการอีกครั้งก่อนถึงกำหนดยื่น โดยใช้ยอดจองหรือคำสั่งซื้อล่วงหน้าที่มีอยู่จริงเป็นฐาน

แยกเป็นสองเหตุการณ์เสมอ เหตุการณ์แรกคือความเสียหาย ให้ตัดมูลค่าสินค้าที่เสียหายออกจากสินค้าคงเหลือเป็นผลขาดทุน พร้อมหลักฐาน เช่น รายงานการตรวจสอบและภาพถ่าย เหตุการณ์ที่สองคือเงินชดเชย ให้รับรู้เป็นรายได้อื่นเมื่อมีความแน่นอนว่าจะได้รับ ไม่ใช่นำไปหักกลบกับผลขาดทุนให้เหลือยอดสุทธิ เพราะการหักกลบทำให้ผู้อ่านงบมองไม่เห็นขนาดของความเสียหายจริง และมักทำให้ยอดสินค้าคงเหลือกับทะเบียนคุมไม่ตรงกันในภายหลัง

ยังต้องยื่นอยู่ตราบที่นิติบุคคลยังไม่ถูกขีดชื่อออกจากทะเบียน หน้าที่ที่ยังคงอยู่คือจัดทำงบการเงินและนำส่งต่อหน่วยงานทะเบียน ยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลแม้ไม่มีรายได้ และยื่นแบบที่เกี่ยวข้องตามที่ยังจดทะเบียนไว้ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งต้องยื่นแม้ยอดเป็นศูนย์ หากไม่ตั้งใจกลับมาดำเนินงาน การเลิกและชำระบัญชีให้จบมักถูกกว่าการปล่อยค้างไว้ เพราะค่าปรับจากการไม่ยื่นสะสมทุกงวดและยังผูกพันกรรมการที่มีชื่ออยู่