การจัดการเจ้าหนี้และการควบคุมการจ่ายเงิน

มีเจ็ดขั้นและแต่ละขั้นต้องมีคนละคนรับผิดชอบเท่าที่ขนาดกิจการจะทำได้ หนึ่งผู้ใช้งานตั้งใบขอซื้อระบุเหตุผลและงบประมาณ สองผู้มีอำนาจอนุมัติตามวงเงินที่กำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร สามฝ่ายจัดซื้อออกใบสั่งซื้อถึงผู้ขายที่อยู่ในทะเบียนผู้ขายที่อนุมัติแล้ว สี่ฝ่ายรับของตรวจรับและออกใบรับของโดยไม่ดูราคา ห้าบัญชีจับคู่ใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบแจ้งหนี้ให้ตรงกันทั้งจำนวนและราคา หกจัดทำใบสำคัญจ่ายพร้อมคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเสนออนุมัติ เจ็ดจ่ายเงินผ่านช่องทางธนาคารที่มีผู้อนุมัติสองคนแล้วประทับตราจ่ายแล้วบนเอกสารทุกใบเพื่อกันจ่ายซ้ำ กิจการเล็กที่มีคนไม่พออาจรวมบางขั้นได้ แต่ต้องไม่ให้คนเดียวทั้งอนุมัติ จ่าย และบันทึกบัญชี

คือการตรวจให้ใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบแจ้งหนี้ตรงกันก่อนอนุมัติจ่าย ใบสั่งซื้อบอกว่าตกลงซื้ออะไรราคาเท่าไหร่ ใบรับของบอกว่าของมาถึงจริงเท่าไหร่ ใบแจ้งหนี้บอกว่าผู้ขายเรียกเก็บเท่าไหร่ สิ่งที่กลไกนี้กันได้มีสี่อย่าง หนึ่งจ่ายค่าของที่ไม่เคยได้รับ สองจ่ายราคาสูงกว่าที่ตกลง สามจ่ายซ้ำจากใบแจ้งหนี้ฉบับสำเนา และสี่ใบแจ้งหนี้ปลอมจากผู้ขายที่ไม่มีอยู่จริง กติกาที่ควรเขียนไว้คือกำหนดช่วงผลต่างที่ยอมรับได้ เช่น ผลต่างราคาไม่เกินร้อยละหนึ่งหรือไม่เกินจำนวนเงินที่กำหนดให้ผ่านอัตโนมัติ ส่วนที่เกินต้องมีผู้จัดการอนุมัติเป็นรายกรณีและบันทึกเหตุผลไว้ ธุรกิจบริการที่ไม่มีการรับของให้ใช้หลักฐานการรับมอบงานหรือใบตรวจรับงานแทนใบรับของ

ตอนจ่ายเงิน หน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายเกิดขึ้นเมื่อมีการจ่ายเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 3 เตรส และมาตราที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่เมื่อบันทึกตั้งหนี้ตามเกณฑ์คงค้าง จุดที่มักสับสนคือบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายเดือนธันวาคมตามเกณฑ์คงค้างแต่จ่ายจริงเดือนมกราคม กรณีนี้ค่าใช้จ่ายเป็นของรอบปีที่แล้ว แต่ภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องยื่นในแบบของเดือนมกราคมซึ่งกำหนดยื่นภายในวันที่เจ็ดของเดือนกุมภาพันธ์ การจ่ายเป็นงวดหรือจ่ายมัดจำก็ต้องหักทุกครั้งที่มีการจ่ายตามสัดส่วนที่จ่าย ส่วนกรณีหักไว้แล้วแต่ลืมนำส่ง ผู้จ่ายเงินต้องรับผิดร่วมกับผู้มีเงินได้ในจำนวนภาษีที่ต้องนำส่งพร้อมเงินเพิ่ม จึงควรตั้งรายการตรวจสอบทุกต้นเดือนว่ายอดในบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างนำส่งเป็นศูนย์หลังยื่นแบบ

หลักคือค่าใช้จ่ายเป็นของงวดที่ได้รับประโยชน์ ไม่ใช่ของงวดที่ได้รับใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนที่ใช้ได้จริงมีสี่ขั้น หนึ่งทำรายการบริการต่อเนื่องที่รู้ล่วงหน้า เช่น ค่าเช่า ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าที่ปรึกษารายเดือน แล้วตั้งค้างจ่ายทุกงวดโดยอัตโนมัติ สองสอบถามฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายปฏิบัติงานว่ามีงานที่ส่งมอบแล้วแต่ผู้ขายยังไม่วางบิลหรือไม่ สามตรวจใบแจ้งหนี้ที่ได้รับหลังวันสิ้นงวดย้อนไปประมาณสองเดือนแล้วดูวันที่ให้บริการเพื่อจับรายการที่ควรอยู่งวดก่อน สี่จัดทำกระดาษทำการที่ระบุฐานการประมาณและเอกสารอ้างอิงของแต่ละรายการ ผู้สอบบัญชีมักไม่ติดใจถ้าประมาณการมีฐานที่ตรวจสอบได้ เช่น สัญญา ใบสั่งซื้อ หรือค่าเฉลี่ยย้อนหลัง ส่วนในทางภาษีต้องระวังว่ารายจ่ายที่ยังพิสูจน์ผู้รับไม่ได้อาจถูกถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18) จึงควรมีเอกสารระบุคู่สัญญาชัดเจน

สาเหตุที่พบซ้ำ ๆ มีห้าอย่าง หนึ่งผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้ทั้งทางอีเมลและตัวจริงทางไปรษณีย์แล้วมีคนตั้งหนี้สองรอบ สองเลขที่ใบแจ้งหนี้ถูกคีย์ต่างกันเล็กน้อย เช่น มีขีดหรือเว้นวรรค ทำให้ระบบไม่เตือนซ้ำ สามผู้ขายรายเดียวถูกสร้างในทะเบียนหลายรหัส สี่จ่ายตามใบแจ้งยอดของผู้ขายทั้งที่จ่ายรายใบไปแล้ว ห้าโอนด่วนนอกระบบแล้วลืมล้างกับใบสำคัญจ่าย มาตรการที่ได้ผลคือบังคับให้ระบบตรวจซ้ำจากคู่รหัสผู้ขายกับเลขที่ใบแจ้งหนี้แบบตัดอักขระพิเศษ ล้างทะเบียนผู้ขายซ้ำปีละครั้ง ห้ามจ่ายจากสำเนาหรือใบแจ้งยอด ประทับตราจ่ายแล้วทันทีที่จ่าย และกระทบยอดเจ้าหนี้รายตัวกับใบแจ้งยอดจากผู้ขายอย่างน้อยไตรมาสละครั้งเพื่อจับทั้งจ่ายซ้ำและจ่ายขาด

ทะเบียนผู้ขายคือประตูที่การทุจริตเข้ามาบ่อยที่สุด เพราะถ้าสร้างผู้ขายปลอมได้ก็สร้างใบแจ้งหนี้ปลอมและจ่ายเงินออกได้ การควบคุมที่ควรมีคือหนึ่งแยกคนที่สร้างหรือแก้ไขทะเบียนผู้ขายออกจากคนที่อนุมัติจ่ายเงินโดยเด็ดขาด สองก่อนสร้างผู้ขายใหม่ต้องมีหนังสือรับรองนิติบุคคล สำเนาบัตรประชาชนกรณีบุคคลธรรมดา หน้าสมุดบัญชีธนาคารที่ชื่อตรงกับผู้ขาย และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี สามการเปลี่ยนเลขบัญชีธนาคารของผู้ขายเดิมต้องยืนยันกลับทางโทรศัพท์ไปยังเบอร์ในแฟ้มเดิม ไม่ใช่เบอร์ในอีเมลที่แจ้งเปลี่ยน เพราะเป็นรูปแบบการหลอกลวงทางอีเมลธุรกิจที่พบมาก สี่พิมพ์รายงานผู้ขายที่ถูกสร้างหรือแก้ไขทุกเดือนให้ผู้บริหารสอบทาน ห้าตรวจสอบผู้ขายที่มีเลขบัญชีธนาคารหรือที่อยู่ตรงกับพนักงานอย่างน้อยปีละครั้ง

แนวปฏิบัติที่ใช้ได้กับกิจการส่วนใหญ่คือกำหนดรอบจ่ายที่แน่นอน เช่น เดือนละสองรอบในวันที่สิบห้าและวันสิ้นเดือน แล้วแจ้งผู้ขายทุกรายให้วางบิลก่อนวันตัดรอบ ประโยชน์คือลดการโอนเร่งด่วนที่หลุดการควบคุม และทำให้พยากรณ์เงินสดได้ ต่อมาจัดลำดับความสำคัญเป็นสามชั้น ชั้นแรกคือภาระตามกฎหมายที่มีเงินเพิ่มถ้าช้า ได้แก่ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีมูลค่าเพิ่ม ประกันสังคม และเงินเดือน ชั้นที่สองคือผู้ขายที่หยุดส่งของแล้วกระทบการดำเนินงานทันที ชั้นที่สามคือรายการที่เจรจายืดได้ จากนั้นทำประมาณการเงินสดรับจ่ายรายสัปดาห์ล่วงหน้าสิบสามสัปดาห์โดยอิงจากอายุหนี้ลูกหนี้จริงไม่ใช่ยอดขาย เพราะสาเหตุที่กิจการมีกำไรแต่เงินขาดมือเกือบทั้งหมดมาจากวงจรเก็บเงินยาวกว่าวงจรจ่ายเงิน

ใช้ระบบวงเงินคงที่ คือกำหนดวงเงินไว้จำนวนหนึ่งให้เหมาะกับการใช้จ่ายประมาณหนึ่งเดือน มอบให้ผู้รักษาเงินสดย่อยคนเดียวที่ไม่ใช่คนบันทึกบัญชี ทุกครั้งที่จ่ายต้องมีใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยแนบใบเสร็จหรือใบรับเงินที่ระบุชื่อผู้รับ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ และรายละเอียดสินค้าหรือบริการ เมื่อเงินเหลือน้อยจึงเบิกชดเชยเท่าจำนวนที่จ่ายไป ทำให้ยอดเงินสดบวกใบสำคัญเท่ากับวงเงินเสมอและตรวจนับได้ตลอดเวลา กติกาที่ควรเขียนไว้คือห้ามใช้เงินสดย่อยจ่ายเงินเดือน ห้ามให้พนักงานยืมส่วนตัว กำหนดเพดานต่อรายการเพื่อบังคับให้รายการใหญ่ผ่านระบบจ่ายปกติ และให้ผู้บริหารตรวจนับแบบไม่แจ้งล่วงหน้าอย่างน้อยไตรมาสละครั้ง ในทางภาษีค่าใช้จ่ายที่มีเพียงบิลเงินสดไม่มีชื่อผู้รับชัดเจนมีความเสี่ยงถูกตัดเป็นรายจ่ายต้องห้าม จึงควรทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรผู้รับเงินในกรณีจำเป็น

เริ่มจากข้อมูลไม่ใช่คำขอ เตรียมประวัติการสั่งซื้อย้อนหลังสิบสองเดือนแสดงมูลค่ารวม ความสม่ำเสมอ และประวัติการจ่ายตรงเวลาของเรา แล้วเสนอสิ่งที่ผู้ขายได้ตอบแทน เช่น สัญญาปริมาณขั้นต่ำต่อปี รอบสั่งซื้อที่คาดการณ์ได้ หรือการจ่ายผ่านระบบโอนอัตโนมัติที่ลดต้นทุนติดตามหนี้ของเขา ทางเลือกที่มักตกลงกันได้คือขยายเครดิตเทอมแลกกับปริมาณ หรือคงเทอมเดิมแต่ขอส่วนลดเงินสดถ้าจ่ายเร็ว ซึ่งควรคำนวณเทียบต้นทุนเงินทุนของเราก่อนว่าคุ้มไหม เช่น ส่วนลดร้อยละสองสำหรับการจ่ายเร็วยี่สิบวันคิดเป็นผลตอบแทนต่อปีที่สูงกว่าดอกเบี้ยเงินกู้ทั่วไปมาก สิ่งที่ทำลายความสัมพันธ์เร็วที่สุดไม่ใช่การขอเทอมยาว แต่คือการรับปากแล้วจ่ายช้าโดยไม่แจ้ง จึงควรสื่อสารล่วงหน้าเสมอเมื่อรอบจ่ายจะเลื่อน

หกรายการที่ควรทำทุกเดือนโดยไม่ข้าม หนึ่งกระทบยอดบัญชีคุมเจ้าหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปกับรายงานอายุเจ้าหนี้รายตัวให้ตรงกันถึงบาท สองตรวจรายการรับของที่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้แล้วตั้งค้างจ่ายให้ครบ สามตรวจใบแจ้งหนี้ค้างอนุมัติที่นอนอยู่ในระบบเกินกำหนดเพื่อไม่ให้ตกหล่นข้ามงวด สี่กระทบยอดภาษีซื้อในรายงานภาษีซื้อกับยอดในบัญชีและกับแบบภาษีมูลค่าเพิ่มที่ยื่น ห้าตรวจยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างนำส่งให้เป็นศูนย์หลังยื่นแบบ และหกสอบทานเจ้าหนี้ที่มียอดคงค้างเกินหนึ่งปีว่าเป็นหนี้จริงหรือควรปรับปรุง เพราะเจ้าหนี้ที่ขาดอายุความหรือไม่มีผู้เรียกร้องแล้วอาจต้องรับรู้เป็นรายได้อื่นและมีผลทางภาษี ควรทำเป็นรายการตรวจสอบที่มีผู้ลงชื่อกำกับทุกเดือนเพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้