บัญชีธุรกิจความงามและสปา

เงินที่รับมาถือเป็นภาระผูกพันที่ต้องให้บริการ จึงบันทึกไว้ในหนี้สินก่อน แล้วตัดเป็นรายได้ทีละครั้งเมื่อลูกค้ามาใช้บริการจริง ระบบที่ทำให้ตัวเลขนี้เชื่อถือได้คือทะเบียนคอร์สรายลูกค้าที่บันทึกว่าใช้ไปกี่ครั้ง เหลือกี่ครั้ง และหมดอายุเมื่อใด เพราะยอดคงเหลือในทะเบียนต้องกระทบยอดกับหนี้สินในงบได้ทุกสิ้นเดือน หากไม่มีทะเบียนนี้ กิจการมักรับรู้รายได้ทั้งก้อนตอนรับเงิน ทำให้กำไรเดือนที่ขายดีสูงเกินจริงและเดือนที่ให้บริการหนักกลับดูขาดทุน

ต้องดูเงื่อนไขที่ตกลงกับลูกค้าเป็นหลัก ถ้าสัญญาระบุวันหมดอายุไว้ชัดและกิจการไม่มีภาระต้องให้บริการอีกต่อไป ยอดคงเหลือจะถูกรับรู้เป็นรายได้ในงวดที่สิทธิสิ้นสุด แต่ถ้าในทางปฏิบัติร้านยังยอมให้ใช้ต่อหรือขยายเวลาให้เสมอ ภาระยังไม่หมดจริง การรีบรับรู้เป็นรายได้จะทำให้งบไม่ตรงกับข้อเท็จจริง แนวทางที่ดีคือกำหนดนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษร ใช้ให้เหมือนกันทุกราย และทบทวนยอดคงค้างที่เก่ากว่ากำหนดทุกไตรมาสเพื่อไม่ให้หนี้สินบวมขึ้นเรื่อย ๆ โดยไม่มีใครดู

แยกด้วยการรับเข้าคลังเดียวแต่เบิกออกด้วยเอกสารคนละประเภท การเบิกเพื่อใช้ในห้องบริการเป็นการโอนไปเป็นต้นทุนบริการ ส่วนการตัดเมื่อขายหน้าร้านเป็นต้นทุนขายสินค้า ประโยชน์คือกิจการจะเห็นอัตรากำไรของงานบริการแยกจากงานขายปลีก ซึ่งเป็นสองธุรกิจที่มีโครงสร้างต่างกันมาก ขวดที่แกะใช้บางส่วนควรกำหนดหน่วยเบิกให้เล็กลง เช่น เป็นมิลลิลิตรหรือจำนวนครั้งที่ใช้ได้ต่อขวด เพื่อให้ต้นทุนต่อหัตถการใกล้ความจริง ไม่ใช่ตัดทั้งขวดในวันที่เปิดใช้

ถ้าช่างทำงานภายใต้การกำหนดเวลา สถานที่ และระเบียบของร้าน ค่าคอมมิชชันถือเป็นค่าจ้างส่วนหนึ่ง ต้องรวมกับเงินเดือนเพื่อคำนวณหักภาษีตามฐานเงินได้ และนำส่งเงินสมทบประกันสังคมจากค่าจ้างรวมตามเพดาน ทิปที่ลูกค้าให้ผ่านร้านแล้วร้านจ่ายต่อก็อยู่ในข่ายที่ต้องพิจารณาเช่นกัน ต่างจากทิปที่ลูกค้ายื่นให้โดยตรง จุดที่มักผิดคือทำสัญญาเรียกช่างว่าผู้ประกอบการอิสระเพื่อเลี่ยงเงินสมทบ ทั้งที่ข้อเท็จจริงคือทำงานประจำในร้าน ซึ่งเมื่อถูกตรวจสอบจะถูกเรียกเก็บย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่ม

ถ้ามีการประกอบวิชาชีพเวชกรรม เช่น ฉีด เลเซอร์ทางการแพทย์ หรือหัตถการที่ต้องทำโดยแพทย์ กิจการนั้นเข้าข่ายสถานพยาบาลซึ่งต้องได้รับใบอนุญาตประกอบกิจการและใบอนุญาตดำเนินการ พร้อมมีผู้ดำเนินการที่มีคุณสมบัติตามกฎหมาย ส่วนสปาเพื่อสุขภาพและร้านนวดอยู่ภายใต้กติกาของสถานประกอบการเพื่อสุขภาพซึ่งเป็นคนละชุด เรื่องนี้กระทบบัญชีสองทาง ทางแรกคือค่าธรรมเนียมและค่าต่ออายุที่ต้องบันทึกให้ตรงงวด ทางที่สองคือโครงสร้างรายได้ เพราะบริการทางการแพทย์กับบริการเพื่อความผ่อนคลายอาจมีสถานะทางภาษีไม่เหมือนกัน

เริ่มจากบังคับให้ทุกการให้บริการต้องเปิดบิลในระบบก่อนรับเงิน ไม่ว่าจะรับเป็นเงินสด บัตร หรือโอน จากนั้นปิดยอดขายทุกสิ้นวันโดยพิมพ์รายงานสรุปและนับเงินสดในลิ้นชักเทียบกัน ผลต่างที่พบต้องบันทึกและอธิบายทุกครั้ง ไม่ใช่ปรับตัวเลขให้ตรง นำฝากธนาคารเต็มจำนวนวันทำการถัดไป และแยกบัญชีธนาคารของกิจการออกจากบัญชีเจ้าของอย่างเด็ดขาด สุดท้ายให้กระทบยอดยอดขายในระบบกับยอดรับเงินและกับรายได้ในบัญชีทุกเดือน สามตัวนี้ต้องอธิบายกันได้ครบ

พิจารณาอายุการใช้งานจากการใช้จริงและรอบการเปลี่ยนเทคโนโลยี ไม่ใช่ตั้งตามความเคยชิน เครื่องที่เทคโนโลยีเปลี่ยนเร็วมักมีอายุที่เหมาะสมสั้นกว่าที่คิด และควรทบทวนทุกปีเมื่อรูปแบบการใช้เปลี่ยน ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำให้เครื่องพร้อมใช้ เช่น ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง และค่าทดสอบ ให้รวมเป็นราคาทุน ส่วนค่าบำรุงรักษาตามรอบเป็นค่าใช้จ่าย ถ้าซื้อพร้อมหัวทรีตเมนต์ที่ต้องเปลี่ยนตามจำนวนช็อต ควรแยกส่วนนั้นออกและตัดตามการใช้ เพราะเป็นของสิ้นเปลืองที่มีต้นทุนต่อครั้งชัดเจน

ค่าจ้างรีวิวเป็นค่าใช้จ่ายทางการตลาดและอยู่ในข่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทของงานและสถานะของผู้รับ ต้องเก็บสัญญาหรือข้อตกลง หลักฐานการเผยแพร่ และหลักฐานการจ่ายให้ครบ ส่วนบริการที่ให้ฟรีเพื่อแลกกับการรีวิวไม่ใช่ของแจกเปล่าในทางเศรษฐกิจ เพราะได้สิ่งตอบแทนกลับมา จึงควรบันทึกมูลค่าบริการเป็นค่าใช้จ่ายการตลาดคู่กับรายได้ที่วัดได้อย่างสมเหตุสมผล หรืออย่างน้อยต้องบันทึกการเบิกใช้ผลิตภัณฑ์และเวลาช่างไว้ เพื่อไม่ให้ต้นทุนหายไปในกองต้นทุนบริการโดยไม่มีใครเห็น

ตัวเลขที่บอกสุขภาพกิจการความงามได้เร็วที่สุดมีสี่ตัว หนึ่งคือรายได้ต่อเก้าอี้หรือต่อห้องต่อวันเปิดทำการ สองคืออัตราการใช้เวลาของช่างเทียบกับเวลาที่จ่ายค่าจ้าง สามคือสัดส่วนต้นทุนผลิตภัณฑ์ต่อรายได้บริการแยกตามหัตถการ และสี่คือยอดหนี้สินแพ็กเกจคงเหลือเทียบกับเงินสดในมือ ตัวสุดท้ายสำคัญเป็นพิเศษ เพราะกิจการที่ขายแพ็กเกจล่วงหน้าอาจมีเงินสดดูดีแต่แท้จริงเป็นเงินของงานที่ยังไม่ได้ทำ การดูสี่ตัวนี้รายสาขาทุกเดือนช่วยตัดสินใจได้ก่อนที่ปัญหาจะโตเกินแก้

บัตรกำนัลที่ขายได้เงินมาก่อนถือเป็นหนี้สินเช่นเดียวกับแพ็กเกจ และรับรู้เป็นรายได้เมื่อลูกค้านำมาแลกใช้ ต้องมีทะเบียนเลขที่บัตรเพื่อให้รู้ว่าใบใดถูกใช้แล้ว ส่วนวอยเชอร์ส่วนลดที่แจกฟรีไม่ได้ทำให้เกิดเงินรับ จึงไม่บันทึกเป็นหนี้สินตอนแจก แต่จะไปลดรายได้ในวันที่ลูกค้าใช้จริง การบันทึกส่วนลดควรแสดงเป็นรายการหักจากราคาเต็ม ไม่ใช่บันทึกรายได้สุทธิเลย เพราะการเห็นราคาเต็มและส่วนลดแยกกันทำให้ประเมินได้ว่าแคมเปญใดคุ้มและแคมเปญใดกินกำไรไปเงียบ ๆ