เลือกและเปลี่ยนสำนักงานบัญชี: คำถามที่เจ้าของกิจการถามมากที่สุด

ถามสามข้อที่ตอบยากถ้าทำงานไม่จริง คือใครเป็นผู้ลงลายมือชื่อเป็นผู้ทำบัญชีของกิจการเรา งานเดือนหนึ่งส่งมอบอะไรบ้างและวันไหน และถ้าเจ้าหน้าที่มีหนังสือเรียกพบ ใครไปกับเรา คำตอบที่ระบุชื่อบุคคลและวันที่ชัดเจนเชื่อถือได้มากกว่าคำอธิบายเรื่องขอบเขตงานที่กว้าง

ส่วนใหญ่หมายถึงขอบเขตที่แคบกว่าที่เข้าใจ เช่น คีย์ข้อมูลตามที่ส่งให้เท่านั้น ไม่ตรวจความครบของเอกสาร ไม่กระทบยอดธนาคาร และไม่รวมงานปิดงบหรือการตอบหนังสือราชการ ให้ขอรายการส่งมอบเป็นข้อ ๆ แล้วเทียบกัน ราคาจะอธิบายตัวเองทันทีเมื่อขอบเขตอยู่บนกระดาษแผ่นเดียวกัน

ผู้ทำบัญชีของนิติบุคคลต้องขึ้นทะเบียนและมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ส่วนผู้สอบบัญชีที่ลงลายมือชื่อในงบการเงินเป็นคนละคนและต้องเป็นอิสระจากผู้ทำบัญชี ขอชื่อและเลขทะเบียนของทั้งสองฝ่ายไว้ตั้งแต่ต้น แล้วตรวจกับฐานข้อมูลของหน่วยงานกำกับด้วยตนเอง

สำนักงานเล็กมักได้ผู้รับผิดชอบคนเดิมตลอด ตอบเร็ว แต่เสี่ยงเมื่อคนนั้นลาหรือลาออก สำนักงานใหญ่มีคนแทนและระบบตรวจสอบซ้อน แต่ผู้ติดต่ออาจเปลี่ยนบ่อยและต้องผ่านลำดับขั้น ทางเลือกที่ปลอดภัยคือดูว่ามีการบันทึกงานเป็นระบบหรือไม่ มากกว่าดูขนาด

ขอดูตัวอย่างรายงานรายเดือนที่ปิดบังชื่อลูกค้าแล้ว หนึ่งชุดควรมีงบทดลอง รายละเอียดลูกหนี้เจ้าหนี้ และสรุปภาษีที่ยื่นในเดือนนั้น ถ้าให้ดูได้เฉพาะหน้าปกรายงาน แปลว่าการส่งมอบจริงอาจเป็นเพียงไฟล์ตัวเลขรวม ไม่ใช่ข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจได้

อย่างน้อยต้องมีรายการส่งมอบรายเดือนและรายปี วันที่ลูกค้าต้องส่งเอกสารและวันที่ผู้ให้บริการต้องส่งงานคืน ผู้รับผิดชอบค่าปรับเมื่อยื่นล่าช้าเพราะเหตุของฝ่ายใด เงื่อนไขการคืนเอกสารเมื่อเลิกสัญญา และช่องทางติดต่อที่ถือว่าเป็นทางการ

หลักที่ยุติธรรมคือผู้ก่อเหตุเป็นผู้รับผิดชอบ ถ้าลูกค้าส่งเอกสารหลังวันที่ตกลงกันไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ความล่าช้าเป็นของลูกค้า ถ้าเอกสารครบตามกำหนดแล้วสำนักงานยื่นไม่ทัน ผู้ให้บริการควรเป็นผู้รับภาระ ข้อนี้ควรเขียนพร้อมวิธีพิสูจน์ เช่น อีเมลหรือระบบรับเอกสารที่มีเวลาบันทึก

งานที่มักคิดแยกคือการจัดทำบัญชีย้อนหลังของช่วงก่อนเริ่มสัญญา การตอบหนังสือเรียกตรวจ การจัดทำเอกสารประกอบการกู้เงิน การขอคืนภาษี และงานจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกับนายทะเบียน ควรถามอัตราของงานเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าแม้ยังไม่ได้ใช้

ระบุให้ชัดว่าต้นฉบับอยู่ที่ใคร สำเนาดิจิทัลเก็บในระบบใด และลูกค้าเข้าถึงได้ตลอดเวลาหรือต้องร้องขอ กฎหมายกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีไว้ ผู้ที่ถูกเรียกดูคือกิจการ ไม่ใช่สำนักงาน จึงไม่ควรปล่อยให้ต้นฉบับทั้งหมดอยู่นอกมือเจ้าของกิจการ

จำเป็นในทางปฏิบัติ แต่ควรให้ในระดับที่จำกัดและตรวจสอบได้ ให้บัญชีผู้ใช้แยกของผู้ปฏิบัติงาน ไม่ใช้รหัสของกรรมการร่วมกัน และทบทวนสิทธิทุกครั้งที่เปลี่ยนผู้รับผิดชอบหรือเลิกสัญญา เพื่อให้เห็นว่าใครยื่นแบบใดในวันใด

ได้ และเป็นเรื่องปกติ สิ่งที่ต้องจัดการคือจุดตัด ให้กำหนดเดือนสุดท้ายที่รายเดิมรับผิดชอบให้ชัด ปิดยอดถึงสิ้นเดือนนั้น แล้วส่งมอบงบทดลองกับรายละเอียดประกอบยอดคงเหลือให้รายใหม่ตั้งต้น การย้ายที่มีปัญหาเกือบทั้งหมดเกิดจากไม่มีจุดตัดที่ทั้งสองฝ่ายรับตรงกัน

เริ่มจากทำหนังสือขอคืนเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุรายการและกำหนดวันรับคืน ส่งแบบมีหลักฐานการรับ สมุดบัญชีและหลักฐานประกอบถือเป็นของกิจการตามกฎหมาย ผู้รับจ้างเพียงครอบครองแทนระหว่างให้บริการ หากยังไม่ได้รับคืน ให้รวบรวมหลักฐานการติดตามไว้ทั้งหมด เพราะจะใช้ทั้งในการเจรจาและในขั้นถัดไปถ้าจำเป็น

ควรตรวจสี่จุดก่อนรับงาน คือยอดคงเหลือทางบัญชีตรงกับหลักฐานภายนอกหรือไม่ แบบภาษีที่ยื่นไปแล้วสอดคล้องกับตัวเลขในสมุดบัญชีหรือไม่ มีรายการค้างที่ไม่มีเอกสารรองรับเท่าใด และมีหนังสือจากหน่วยงานที่ยังไม่ได้ตอบหรือไม่ ผลการตรวจชุดนี้กำหนดทั้งขอบเขตงานและค่าบริการช่วงแรก

ผู้รับช่วงไม่ได้รับผิดในสิ่งที่เกิดก่อนวันเริ่มสัญญา แต่มีหน้าที่แจ้งให้เจ้าของกิจการทราบเมื่อพบ และเสนอแนวทางแก้ไข ส่วนภาระทางภาษีที่ตามมายังคงเป็นของกิจการในฐานะผู้มีหน้าที่เสียภาษี การเขียนขอบเขตให้ชัดว่าช่วงใดใครทำ จึงสำคัญตั้งแต่วันแรก

ต้องปรับข้อมูลผู้ทำบัญชีของนิติบุคคลให้เป็นปัจจุบันตามระบบที่หน่วยงานกำกับกำหนด และควรเพิกถอนสิทธิเข้าถึงระบบยื่นแบบของรายเดิมในวันเดียวกับที่รายใหม่เริ่มงาน การปล่อยให้สองรายมีสิทธิพร้อมกันเป็นสาเหตุของการยื่นซ้ำที่แก้ยากภายหลัง

สัญญาณที่พบบ่อยคือยอดเงินสดในบัญชีสูงผิดปกติเมื่อเทียบกับเงินในธนาคาร มีเงินให้กู้ยืมกรรมการที่โตขึ้นทุกปีโดยไม่มีการรับชำระ ลูกหนี้ค้างนานที่ไม่เคยตัดจำหน่าย และสินค้าคงเหลือที่ไม่เคยถูกตรวจนับ ทั้งสี่รายการนี้คือจุดที่ผู้ตรวจเปิดดูเป็นอันดับแรก

ต้องหาที่มาของยอดก่อนว่าเกิดจากการถอนเงินจริง หรือเกิดจากการลงบัญชีเพื่อปิดผลต่างของเงินสด ถ้าเป็นการถอนจริงควรจัดทำสัญญาและคิดดอกเบี้ยตามหลักเกณฑ์ พร้อมวางแผนการชำระคืน ถ้าเกิดจากการลงบัญชีเพื่อกลบผลต่าง ต้องแก้ที่ต้นเหตุและประเมินผลกระทบทางภาษีของปีที่เกี่ยวข้อง

ให้ตรวจนับจริงและบันทึกผลการนับพร้อมวันที่และผู้ร่วมนับไว้เป็นหลักฐาน จากนั้นวิเคราะห์ผลต่างว่าเกิดจากของเสีย ของสูญหาย การขายที่ไม่ได้ออกเอกสาร หรือการบันทึกผิด แต่ละสาเหตุมีวิธีปรับปรุงและผลทางภาษีต่างกัน การปรับยอดโดยไม่อธิบายสาเหตุคือสิ่งที่ทำให้เรื่องบานปลายเมื่อถูกตรวจ

โดยหลักการยื่นเพิ่มเติมด้วยตนเองก่อนถูกตรวจพบจะมีภาระน้อยกว่า เพราะเบี้ยปรับบางส่วนลดลงได้ตามเงื่อนไข แต่ควรประเมินก่อนว่าผลต่างมีสาระหรือไม่ และการยื่นเพิ่มเติมจะเปิดประเด็นอื่นในปีเดียวกันหรือเปล่า ควรคำนวณผลทั้งสองทางเป็นตัวเลขก่อนตัดสินใจ

ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนพร้อมกัน และบางกรณีการคงผู้สอบบัญชีเดิมไว้ช่วยให้การเปรียบเทียบตัวเลขปีต่อปีราบรื่นกว่า สิ่งที่ต้องรักษาคือความเป็นอิสระ ผู้สอบบัญชีต้องไม่ใช่ผู้จัดทำบัญชีของกิจการเดียวกัน หากผู้ให้บริการรายใดเสนอทำทั้งสองบทบาท ควรถามให้ชัดว่าใครลงลายมือชื่อในแต่ละเอกสาร