คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแก้ไขบัญชีย้อนหลัง

สัญญาณที่พบบ่อยคือยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ตรงกับสมุดบัญชี งบการเงินที่เคยยื่นไม่สอดคล้องกับสภาพกิจการจริง มีใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จที่ยังไม่ได้บันทึกกองสะสม หรือไม่มีใครในกิจการอธิบายที่มาของตัวเลขในงบได้ บางกรณีพบเมื่อเปลี่ยนผู้ทำบัญชีแล้วรายชื่อใหม่ตรวจพบความคลาดเคลื่อนจากผู้ทำบัญชีเดิม หากปล่อยไว้นานจะยิ่งยากต่อการสอบทวนย้อนหลังเพราะเอกสารอาจสูญหายและผู้ที่เกี่ยวข้องจำรายละเอียดของรายการไม่ได้แล้ว เราจึงแนะนำให้ตรวจสุขภาพบัญชีอย่างน้อยปีละครั้งเพื่อจับความผิดปกติได้ตั้งแต่เนิ่น

ควรรวบรวมสมุดบัญชีธนาคารทุกบัญชี ใบกำกับภาษีซื้อและขาย ใบเสร็จรับเงินและใบสำคัญจ่าย สัญญาที่มีผลต่อการรับรู้รายได้หรือค่าใช้จ่าย งบการเงินและแบบภาษีที่เคยยื่นในอดีต ตลอดจนรายงานภาษีซื้อภาษีขายหากมี หากบางเอกสารสูญหายสามารถขอสำเนาจากคู่ค้า ธนาคาร หรือกรมสรรพากรได้ในหลายกรณี ยิ่งเอกสารครบเท่าไรการไล่เรียงรายการย้อนหลังก็ยิ่งแม่นยำและใช้เวลาน้อยลง เราจะให้เช็กลิสต์เฉพาะของแต่ละกิจการหลังพูดคุยเบื้องต้นเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าต้องหาเอกสารส่วนใดเพิ่มเติม

โดยหลักการสามารถแก้ไขได้ แต่ความยากง่ายขึ้นอยู่กับว่าเอกสารต้นทางยังเหลืออยู่มากน้อยเพียงใด หากยังมีใบกำกับภาษี สัญญา และรายการเดินบัญชีธนาคารครบถ้วนก็สามารถไล่เรียงย้อนหลังทีละปีได้ค่อนข้างแม่นยำ แต่หากเอกสารสูญหายไปมากอาจต้องใช้วิธีประมาณการจากหลักฐานทางอ้อม เช่น ยอดเงินฝากธนาคารหรือใบแจ้งหนี้ที่คู่ค้าเก็บไว้ ซึ่งความแม่นยำจะลดลงตามสัดส่วนเอกสารที่ขาดหาย เราจะประเมินสถานะเอกสารก่อนเริ่มงานเพื่อแจ้งลูกค้าอย่างตรงไปตรงมาว่าปีใดสามารถแก้ไขให้แม่นยำและปีใดต้องใช้การประมาณการ

โดยทั่วไปเราแนะนำให้เริ่มจากปีล่าสุดที่ยังไม่ได้ปิดบัญชีก่อน เพราะเป็นปีที่ต้องใช้ตัวเลขในการยื่นงบการเงินหรือขอสินเชื่อในระยะใกล้ที่สุด จากนั้นจึงไล่ย้อนกลับไปยังปีก่อนหน้าเพื่อให้ยอดยกมาต้นปีของแต่ละปีเชื่อมโยงกันถูกต้อง อย่างไรก็ตามหากกิจการกำลังถูกเรียกตรวจสอบภาษีปีใดปีหนึ่งเป็นการเฉพาะ อาจต้องปรับลำดับให้ปีนั้นเป็นอันดับแรกเพื่อให้ทันกำหนดตอบข้อซักถามของเจ้าหน้าที่ เราจะหารือกับลูกค้าถึงลำดับความสำคัญก่อนวางแผนงานเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริงของแต่ละกิจการ

ควรทำควบคู่กันไป เพราะหากรอให้แก้ไขบัญชีเก่าเสร็จก่อนจึงเริ่มบันทึกเดือนปัจจุบัน บัญชีที่ค้างจะยิ่งเพิ่มพูนต่อเนื่องและทำให้ปัญหาไม่จบสิ้น เรามักจัดทีมแยกกันดูแลสองงานพร้อมกัน คือทีมหนึ่งไล่เรียงและปรับปรุงข้อมูลย้อนหลัง อีกทีมหนึ่งบันทึกรายการของเดือนปัจจุบันให้ทันตามรอบปกติ วิธีนี้ช่วยไม่ให้กิจการต้องเผชิญบัญชีค้างซ้ำซ้อนอีกครั้งหลังแก้ไขเสร็จ และทำให้ลูกค้าเห็นความคืบหน้าของงานทั้งสองส่วนไปพร้อมกันตลอดโครงการ

งานเริ่มจากการรวบรวมและจัดหมวดหมู่เอกสารตามช่วงเวลา ตรวจกระทบยอดเงินฝากธนาคารกับสมุดบัญชี บันทึกรายการที่ยังไม่ได้ลงบัญชีให้ครบ ตรวจสอบการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายให้ตรงตามงวดบัญชีที่ถูกต้อง คำนวณค่าเสื่อมราคาและรายการปรับปรุงอื่นที่อาจถูกละเลย จากนั้นจึงจัดทำงบทดลองและงบการเงินฉบับแก้ไขของแต่ละปี สุดท้ายเปรียบเทียบกับแบบภาษีที่เคยยื่นเพื่อประเมินว่าต้องยื่นแบบเพิ่มเติมหรือขอคืนภาษีส่วนใด ทุกขั้นตอนเราจะรายงานให้ลูกค้าทราบความคืบหน้าเป็นระยะเพื่อให้เห็นภาพรวมตลอดโครงการ

ได้ เพราะเมื่อบันทึกรายการที่เคยตกหล่นและปรับปรุงการรับรู้รายได้ค่าใช้จ่ายให้ตรงงวด ตัวเลขกำไรขาดทุนของแต่ละปีอาจเปลี่ยนไปจากที่เคยแสดงไว้ในงบเดิม บางกรณีกำไรที่เคยดูสูงอาจลดลงเพราะพบค่าใช้จ่ายที่ไม่เคยบันทึก ในขณะที่บางกรณีขาดทุนที่เคยแสดงอาจลดลงเพราะพบรายได้ที่ตกหล่นไป การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ส่งผลต่อภาระภาษีเงินได้นิติบุคคลของปีนั้นด้วย เราจะอธิบายที่มาของทุกรายการปรับปรุงให้ลูกค้าเข้าใจก่อนนำตัวเลขใหม่ไปใช้ยื่นหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยภายหลัง

ขึ้นอยู่กับผลของการแก้ไข หากพบว่ารายได้หรือค่าใช้จ่ายที่เคยยื่นไว้คลาดเคลื่อนจนกระทบภาษีที่ต้องชำระ กิจการมักต้องยื่นแบบเพิ่มเติมหรือแบบปรับปรุงกับกรมสรรพากรเพื่อให้ตัวเลขสอดคล้องกับความเป็นจริง หากยื่นภาษีขาดไปในอดีตอาจต้องชำระภาษีส่วนที่ขาดพร้อมเงินเพิ่มตามที่กฎหมายกำหนด แต่หากพบว่าชำระภาษีไว้เกินก็สามารถยื่นขอคืนภาษีได้เช่นกัน เราจะประเมินผลกระทบทางภาษีของทุกปีที่แก้ไขให้ชัดเจนก่อนตัดสินใจว่าปีใดต้องยื่นแบบเพิ่มเติมและช่วยเตรียมเอกสารประกอบการยื่นให้ครบถ้วน

ส่งผลโดยตรง เพราะยอดยกมาต้นปีของงบการเงินปีถัดไปต้องต่อเนื่องจากยอดปิดบัญชีปีก่อนหน้าที่แก้ไขแล้ว หากไม่ปรับยอดยกมาให้ถูกต้อง งบการเงินของปีถัดไปก็จะคลาดเคลื่อนตามไปด้วยและอาจถูกผู้สอบบัญชีตั้งข้อสังเกตเมื่อยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เราจึงมักแนะนำให้แก้ไขบัญชีย้อนหลังให้เสร็จก่อนถึงกำหนดปิดงบปีปัจจุบัน เพื่อให้ยอดยกมาถูกต้องตั้งแต่ต้นและลดความเสี่ยงที่งบการเงินฉบับใหม่จะได้รับความเห็นแบบมีเงื่อนไขจากผู้สอบบัญชี

หลังแก้ไขเสร็จเราแนะนำให้วางระบบบันทึกบัญชีที่มีรอบเวลาชัดเจน เช่น กำหนดวันปิดบัญชีรายเดือนตายตัวและมอบหมายผู้รับผิดชอบส่งเอกสารให้ตรงเวลา ใช้โปรแกรมบัญชีที่เชื่อมข้อมูลธนาคารหรือระบบขายเพื่อลดการตกหล่นจากการบันทึกด้วยมือ และจัดให้มีการกระทบยอดบัญชีธนาคารทุกเดือนแทนการปล่อยไว้จนสิ้นปี หากกิจการใช้บริการทำบัญชีต่อเนื่องกับเราหลังแก้ไขเสร็จ เราจะติดตามและแจ้งเตือนล่วงหน้าหากพบสัญญาณว่าเอกสารเริ่มค้างเพื่อป้องกันปัญหาซ้ำตั้งแต่ระยะเริ่มต้น

กรมสรรพากรอาจเรียกเก็บเงินเพิ่มและเบี้ยปรับหากยื่นแบบภาษีไม่ถูกต้องหรือไม่ยื่นภายในกำหนด กรมพัฒนาธุรกิจการค้าอาจดำเนินการตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชีหากพบว่านิติบุคคลไม่จัดทำบัญชีหรือไม่ยื่นงบการเงินประจำปีตามกำหนด นอกจากนี้หากกิจการมีลูกจ้างและบัญชีเงินเดือนไม่ตรงกับที่นำส่งสำนักงานประกันสังคม ก็อาจถูกเรียกตรวจสอบเพิ่มเติมเช่นกัน ความเสี่ยงเหล่านี้ล้วนเพิ่มขึ้นตามระยะเวลาที่บัญชีค้างสะสม การเริ่มแก้ไขให้เร็วที่สุดจึงช่วยจำกัดความเสียหายได้ดีกว่าปล่อยไว้จนถูกหน่วยงานเรียกตรวจก่อน

การบันทึกรายการผิดหมวดหมู่ เช่น นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการไปปะปนกับค่าใช้จ่ายของบริษัท หรือบันทึกรายจ่ายลงทุนเป็นค่าใช้จ่ายประจำงวดทั้งจำนวน เป็นความผิดพลาดที่พบบ่อยในกิจการขนาดเล็กที่ไม่มีนักบัญชีดูแลโดยตรง ผลกระทบคืองบการเงินไม่สะท้อนสถานะจริงของกิจการและอาจคำนวณภาษีผิดพลาดตามไปด้วย การแก้ไขต้องไล่ดูเอกสารต้นทางทุกรายการเพื่อจัดหมวดหมู่ใหม่ให้ถูกต้อง ซึ่งใช้เวลานานกว่าการบันทึกให้ถูกตั้งแต่แรก เราจึงมักแนะนำให้แยกบัญชีธนาคารส่วนตัวกับกิจการออกจากกันอย่างเด็ดขาดเพื่อลดความผิดพลาดประเภทนี้ในอนาคต

นิติบุคคลมีหน้าที่จัดทำและยื่นงบการเงินประจำปีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 หากไม่ยื่นต่อเนื่องหลายปีอาจถูกกรมพัฒนาธุรกิจการค้าดำเนินการตามกฎหมายกับผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี และอาจกระทบสถานะของนิติบุคคลในระบบ เช่น ทำให้ตรวจสอบสถานะทางการเงินกับธนาคารหรือคู่ค้าได้ยากขึ้น การกลับมายื่นย้อนหลังหลายปีพร้อมกันต้องเตรียมงบการเงินของทุกปีที่ขาดให้ครบก่อนยื่น ยิ่งขาดหลายปีก็ยิ่งต้องใช้เวลาจัดทำมากขึ้น เราแนะนำให้เริ่มแก้ไขทันทีที่พบว่าขาดการยื่นแทนที่จะรอสะสมเพิ่ม

กฎหมายกำหนดให้เก็บรักษาเอกสารทางบัญชีไว้เป็นระยะเวลาหนึ่งเพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ หากเอกสารสูญหายเมื่อถูกเรียกตรวจสอบจากกรมสรรพากรหรือผู้สอบบัญชี กิจการอาจไม่สามารถพิสูจน์รายการรายได้หรือค่าใช้จ่ายที่เคยบันทึกไว้ ทำให้เจ้าหน้าที่มีสิทธิไม่รับรายการนั้นเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีหรือประเมินภาษีเพิ่มตามดุลยพินิจ ความเสี่ยงนี้ยิ่งสูงขึ้นเมื่อบัญชีค้างมานานเพราะเอกสารมีโอกาสสูญหายมากกว่าการจัดเก็บเป็นระบบตั้งแต่ต้น เราแนะนำให้สแกนเก็บเอกสารสำคัญเป็นไฟล์ดิจิทัลควบคู่กับต้นฉบับเพื่อลดความเสี่ยงจากการสูญหาย

การแก้ไขบัญชีย้อนหลังต้องเข้าใจทั้งหลักการบัญชีและข้อกำหนดทางภาษีไปพร้อมกัน หากผู้ดำเนินการไม่มีความชำนาญอาจปรับปรุงรายการผิดหลักการ เช่น รับรู้รายได้หรือค่าใช้จ่ายผิดงวด หรือคำนวณภาษีที่ต้องยื่นเพิ่มเติมผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้ต้องแก้ไขซ้ำอีกครั้งเมื่อถูกเจ้าหน้าที่ตรวจสอบในภายหลัง นอกจากนี้การไล่เรียงเอกสารจำนวนมากด้วยตนเองมักใช้เวลานานกว่าที่ควรและอาจตกหล่นบางรายการโดยไม่รู้ตัว การให้ผู้เชี่ยวชาญที่คุ้นเคยกับกรณีลักษณะนี้ดูแลจึงช่วยลดความเสี่ยงและทำให้งานเสร็จตรงตามเป้าหมายมากกว่า

เริ่มจากการพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจสาเหตุที่บัญชีค้าง ช่วงเวลาที่ต้องแก้ไข และเอกสารที่ยังมีอยู่ในมือ จากนั้นเราจะประเมินขอบเขตงานคร่าวๆ และส่งเช็กลิสต์เอกสารให้จัดเตรียมเพิ่มเติม เมื่อได้เอกสารครบทีมงานจะไล่เรียงรายการทีละปี จัดทำงบทดลองและงบการเงินฉบับแก้ไข พร้อมประเมินผลกระทบทางภาษี ระหว่างทำงานเราจะรายงานความคืบหน้าเป็นระยะ และเมื่อแก้ไขเสร็จจะสรุปผลทั้งหมดพร้อมคำแนะนำวางระบบบัญชีต่อจากนี้ให้ลูกค้านำไปใช้ต่อได้ทันที

ไม่จำเป็น ลูกค้าสามารถเลือกรับเฉพาะบริการแก้ไขบัญชีย้อนหลังแล้วกลับไปดูแลบัญชีต่อด้วยทีมภายในหรือสำนักงานบัญชีเดิมก็ได้ ที่ผ่านมาก็มีไม่น้อยที่ตัดสินใจใช้บริการทำบัญชีของเราต่อทันทีหลังแก้ไขเสร็จ เพราะทีมที่เพิ่งไล่เรียงข้อมูลย้อนหลังเข้าใจรายละเอียดของกิจการเป็นอย่างดีอยู่แล้ว ทำให้ไม่ต้องเริ่มอธิบายพื้นฐานใหม่กับผู้ทำบัญชีรายอื่น เราสามารถเสนอทั้งสองรูปแบบให้ลูกค้าเลือกตามความสะดวก โดยไม่มีเงื่อนไขผูกมัดให้ต้องใช้บริการต่อเนื่อง

ได้ เราให้บริการลูกค้าครบทั้ง 77 จังหวัดผ่านช่องทางออนไลน์ เอกสารสามารถส่งเป็นไฟล์สแกนผ่านไลน์หรืออีเมล หรือจัดส่งต้นฉบับทางไปรษณีย์หากจำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารตัวจริง การประชุมหารือความคืบหน้าสามารถทำผ่านวิดีโอคอลได้ตลอดโครงการโดยไม่ต้องเดินทางมาสำนักงาน แม้กิจการตั้งอยู่ห่างไกลจากกรุงเทพมหานคร ทีมงานก็สามารถดูแลการแก้ไขบัญชีย้อนหลังให้ครบถ้วนเช่นเดียวกับลูกค้าในเขตเมือง

ค่าบริการขึ้นอยู่กับจำนวนปีที่ต้องแก้ไข ปริมาณเอกสารที่ต้องไล่เรียง และความซับซ้อนของธุรกรรม เช่น จำนวนบัญชีธนาคาร ประเภทรายได้ และความครบถ้วนของเอกสารต้นทาง เราจึงประเมินค่าบริการเป็นรายกรณีหลังตรวจสอบตัวอย่างเอกสารเบื้องต้นเพื่อให้ราคาสอดคล้องกับปริมาณงานจริง ลูกค้าขอใบเสนอราคาไว้พิจารณาก่อนได้ฟรีโดยไม่เสียค่าประเมินใดๆ และเราจะชี้แจงขอบเขตงานพร้อมระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้ให้ชัดเจนก่อนเริ่มลงมือ

ลูกค้าติดต่อได้หลายทาง เช่น ส่งอีเมลมาที่ Contact@thailaw-accounting.co.th แอดไลน์ @THAIL หรือโทรสายด่วน 092-0170000 เพื่อพูดคุยโดยตรง ทีมงานจะสอบถามข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับช่วงเวลาที่บัญชีค้างและเอกสารที่มีอยู่เพื่อประเมินขอบเขตงานคร่าวๆ และแนะนำขั้นตอนถัดไป เพราะระบบงานของเราวางไว้ให้รองรับลูกค้าทั้ง 77 จังหวัดอยู่แล้ว กิจการจะอยู่จุดใดของประเทศไทยก็ใช้บริการได้โดยไม่ต้องเดินทางมาพบตัว