Notary Public สำหรับเอกสารบริษัทใช้ต่างประเทศ: คำถามที่พบบ่อย

ผู้ที่ได้รับใบอนุญาตเป็นทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารสามารถรับรองลายมือชื่อผู้ลงนาม รับรองสำเนาถูกต้อง รับรองคำแปลในบางลักษณะ และรับรองข้อเท็จจริงบางประการที่ปรากฏต่อหน้า สิ่งที่ทำไม่ได้คือรับรองว่าเนื้อหาในเอกสารเป็นความจริง เพราะเป็นคนละเรื่องกับการรับรองลายมือชื่อ

ควรถามสี่ข้อ คือเอกสารต้องเป็นต้นฉบับหรือสำเนารับรอง ต้องการคำรับรองรูปแบบใด ต้องผ่านการรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตหรือไม่ และมีอายุของเอกสารกำหนดไว้กี่วัน คำตอบสี่ข้อนี้กำหนดทั้งลำดับงานและเวลาที่ต้องใช้ทั้งหมด

ต้องมาด้วยตนเองในกรณีรับรองลายมือชื่อ เพราะการรับรองคือการยืนยันว่าบุคคลนั้นลงนามต่อหน้าจริง พร้อมแสดงเอกสารแสดงตนที่ยังไม่หมดอายุ ส่วนการรับรองสำเนาถูกต้องอาจใช้ผู้รับมอบอำนาจได้ในบางกรณี ขึ้นกับลักษณะเอกสารและข้อกำหนดของปลายทาง

ถ้าปลายทางอ่านภาษาไทยไม่ได้ ต้องมีคำแปลเสมอ และลำดับที่นิยมใช้คือแปลก่อน แล้วจึงรับรองทั้งต้นฉบับและคำแปลไปพร้อมกัน เพื่อไม่ต้องเดินเรื่องซ้ำสองรอบ ควรตรวจการสะกดชื่อบุคคลและชื่อบริษัทให้ตรงกับหนังสือเดินทางและหนังสือรับรองทุกตัวอักษร

ควรใช้หนังสือรับรองที่ออกใหม่จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในระยะเวลาที่ปลายทางกำหนด แล้วจึงรับรองสำเนาถูกต้องพร้อมคำแปล หากปลายทางขอ จะต่อด้วยการรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตของประเทศนั้น ทั้งกระบวนการจึงควรเริ่มจากการขอหนังสือรับรองฉบับใหม่ ไม่ใช่ใช้ฉบับที่เก็บไว้

รับรองได้ในลักษณะสำเนาถูกต้องของเอกสารที่นำส่งแล้ว หรือรับรองลายมือชื่อกรรมการที่ลงนามรับรองงบ แต่ไม่ใช่การรับรองว่าตัวเลขถูกต้อง ซึ่งเป็นหน้าที่ของผู้สอบบัญชี ธนาคารต่างประเทศส่วนใหญ่จึงขอทั้งรายงานของผู้สอบบัญชีและคำรับรองลายมือชื่อควบคู่กัน

ควรระบุขอบเขตอำนาจเป็นข้อ ๆ อย่างเจาะจง ระบุชื่อผู้รับมอบตรงตามหนังสือเดินทาง ระบุระยะเวลาและสถานที่ใช้ และระบุว่ามอบอำนาจช่วงได้หรือไม่ ข้อความกว้างเกินไปมักถูกปฏิเสธที่ปลายทาง ขณะที่ข้อความแคบเกินไปทำให้ต้องทำฉบับใหม่กลางทาง

ชุดที่ธนาคารต่างประเทศขอบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น มติที่ประชุมอนุมัติการเปิดบัญชีและผู้มีอำนาจสั่งจ่าย หนังสือเดินทางของกรรมการ และหลักฐานที่อยู่ ทั้งหมดผ่านการรับรองและแปล ควรขอรายการเป็นลายลักษณ์อักษรจากธนาคารก่อน เพราะแต่ละแห่งต่างกันในรายละเอียด

ประเทศไทยยังไม่ได้ใช้ระบบ Apostille ในแบบเดียวกับประเทศภาคีอนุสัญญา เอกสารที่ต้องใช้ต่างประเทศจึงมักต้องผ่านการรับรองของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ แล้วจึงรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศปลายทาง ผู้ที่ปลายทางแจ้งว่าขอ Apostille ควรสอบถามกลับว่ารับรูปแบบการรับรองแบบไทยได้หรือไม่

การรับรองลายมือชื่อทำได้ภายในวันเดียวเมื่อเอกสารครบ ส่วนขั้นกรมการกงสุลและสถานทูตขึ้นอยู่กับคิวของแต่ละแห่งและอาจใช้เวลาหลายวันทำการถึงสองสัปดาห์ ผู้ที่มีกำหนดส่งเอกสารแน่นอนจึงควรเผื่อเวลาและเริ่มจากขั้นที่ช้าที่สุดเป็นตัวตั้ง

ตัวคำรับรองไม่ได้กำหนดวันหมดอายุในตัวเอง แต่ปลายทางมักกำหนดว่ารับเอกสารที่ออกภายในสามถึงหกเดือน โดยเฉพาะหนังสือรับรองบริษัทและหลักฐานที่อยู่ จึงควรวางแผนให้การรับรองเสร็จใกล้กับวันที่จะยื่นจริง ไม่ใช่ทำล่วงหน้านานเกินไป

ควรขอเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรว่าขาดอะไร เพราะสาเหตุส่วนใหญ่คือรูปแบบถ้อยคำหรือขั้นรับรองที่ยังไม่ครบ ไม่ใช่ตัวเอกสาร เมื่อได้เหตุผลชัดแล้วมักแก้ได้โดยเพิ่มขั้นตอนที่ขาดหรือปรับถ้อยคำในคำรับรอง โดยไม่ต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด

ได้ โดยให้ลงนามต่อหน้า Notary Public ในประเทศที่อยู่ แล้วผ่านการรับรองของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและสถานทูตไทยในประเทศนั้น ก่อนนำเข้ามาใช้ในไทย ควรตรวจถ้อยคำและชื่อให้ตรงกับเอกสารที่จะยื่นในไทยตั้งแต่ก่อนส่งออกไป เพราะการแก้จากต่างประเทศใช้เวลามาก

รับรองได้ เช่น สำเนาหนังสือเดินทาง สำเนาวุฒิการศึกษา และหนังสือรับรองรายได้ แต่ควรตรวจก่อนว่าสถาบันหรือสถานทูตปลายทางขอรูปแบบใด บางแห่งขอให้สถาบันผู้ออกเอกสารรับรองเองเท่านั้น ซึ่งการรับรองโดยทนายจะใช้ทดแทนไม่ได้

ปกติใช้การรับรองลายมือชื่อของประธานหรือกรรมการผู้ลงนาม พร้อมรับรองสำเนาถูกต้องของมติและแนบหนังสือรับรองบริษัทเพื่อแสดงอำนาจลงนาม ควรเขียนมติให้ระบุวาระ วันประชุม ผู้เข้าร่วม และมติที่อนุมัติอย่างเจาะจง เพราะปลายทางจะอ่านเฉพาะสิ่งที่เขียนไว้เท่านั้น

ควรเริ่มจากรายการเอกสารของนายทะเบียนประเทศนั้นเป็นตัวตั้ง เพราะแต่ละเขตอำนาจต่างกันมากในเรื่องผู้รับรองที่ยอมรับ โดยทั่วไปต้องมีหลักฐานตัวตนของผู้ถือหุ้นและกรรมการ หลักฐานที่อยู่ และหนังสือแสดงสถานะของนิติบุคคลผู้ถือหุ้นถ้าเป็นบริษัท ทั้งหมดผ่านการรับรองและแปลตามที่กำหนด

ควรนัดหมายล่วงหน้าเพื่อให้ตรวจร่างเอกสารก่อนวันเข้าพบ ซึ่งช่วยให้เวลาที่สำนักงานสั้นลงมาก งานรับรองลายมือชื่อชุดเดียวมักใช้เวลาไม่นานเมื่อเอกสารผ่านการตรวจแล้ว ส่วนชุดใหญ่ที่มีหลายฉบับควรเผื่อเวลาให้ตรวจความถูกต้องของชื่อและวันที่ทุกฉบับ

ประเมินตามจำนวนฉบับ ความจำเป็นในการแปล และขั้นตอนรับรองต่อที่ต้องเดินเรื่องแทน เราเสนอเป็นรายกรณีหลังเห็นรายการเอกสารและข้อกำหนดของปลายทาง เพื่อให้เห็นทั้งค่าวิชาชีพและค่าธรรมเนียมหน่วยงานแยกกันอย่างชัดเจน

ดำเนินการแทนได้ในกรณีที่หน่วยงานอนุญาตให้ผู้รับมอบอำนาจยื่นแทน โดยต้องมีหนังสือมอบอำนาจและเอกสารแสดงตนครบ ส่วนสถานทูตบางแห่งกำหนดให้เจ้าของเอกสารมาด้วยตนเอง ซึ่งเราจะตรวจเงื่อนไขให้ก่อนรับงานเสมอ

เป็นคนละงานกัน การรับรองเอกสารเป็นงานที่จบในตัวและไม่จำเป็นต้องมีคดี หากเรื่องพัฒนาไปสู่ข้อพิพาทที่ต้องฟ้องร้อง เราจะส่งต่อทีมกฎหมายในเครือที่ดูแลคดีโดยเฉพาะ พร้อมชุดเอกสารที่รับรองไว้แล้วเพื่อให้ใช้ต่อได้ทันที