คำถามที่พบบ่อย: บริการเงินเดือนและงานบุคคล

ก่อนเริ่มงานเราต้องขอโครงสร้างเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน อัตราค่าจ้าง เงินได้ประจำอื่น เช่น ค่าตำแหน่งหรือค่ากะ รวมถึงสำเนาบัตรประชาชนและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของพนักงานเพื่อใช้คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ถูกคน นอกจากนี้ยังต้องมีเลขที่บัญชีนายจ้างในระบบประกันสังคมและวันที่พนักงานแต่ละคนเริ่มงานจริง หากกิจการมีสวัสดิการเพิ่มเติมเช่นกองทุนสำรองเลี้ยงชีพก็ควรแจ้งไว้ตั้งแต่ต้นเพื่อให้การคำนวณครบทุกรายการตั้งแต่รอบแรก

นายจ้างมีหน้าที่ขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่เข้าระบบประกันสังคมภายในระยะเวลาที่สำนักงานประกันสังคมกำหนดนับจากวันที่ลูกจ้างเริ่มงาน หากแจ้งล่าช้าอาจถูกเรียกเก็บเงินเพิ่มจากยอดเงินสมทบที่ค้างอยู่ ทีมงานของเราจะขอทราบวันที่พนักงานเริ่มงานทันทีที่ได้รับแจ้งจากฝ่ายบุคคลของลูกค้า แล้วดำเนินการขึ้นทะเบียนผ่านระบบออนไลน์ของประกันสังคมให้ทันตามกำหนด พร้อมแจ้งยืนยันผลการขึ้นทะเบียนกลับไปให้ลูกค้าเก็บเป็นหลักฐาน เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างเรื่องสิทธิประโยชน์ของพนักงาน

เมื่อกิจการมีลูกจ้างคนแรกต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคมเพื่อขอเลขที่บัญชีนายจ้าง โดยต้องเตรียมหนังสือรับรองบริษัท แบบคำขอขึ้นทะเบียน และข้อมูลลูกจ้างคนแรกไปพร้อมกัน หลังขึ้นทะเบียนแล้วนายจ้างต้องนำส่งเงินสมทบทุกเดือนตามอัตราที่กฎหมายกำหนดควบคู่กับส่วนของลูกจ้างที่หักจากเงินเดือน เราช่วยเตรียมเอกสารและยื่นขึ้นทะเบียนแทนตั้งแต่ขั้นตอนแรก รวมถึงตั้งค่าระบบนำส่งเงินสมทบให้พร้อมใช้งานได้ทันทีในเดือนถัดไปโดยไม่ต้องให้เจ้าของกิจการเดินเรื่องเอง

กองทุนเงินทดแทนเป็นเงินที่นายจ้างฝ่ายเดียวต้องนำส่งเพื่อคุ้มครองลูกจ้างกรณีประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงานโดยเฉพาะ ต่างจากกองทุนประกันสังคมที่ทั้งนายจ้างและลูกจ้างต้องสมทบร่วมกันเพื่อคุ้มครองกรณีทั่วไป เช่น เจ็บป่วยนอกงาน คลอดบุตร ชราภาพ และว่างงาน อัตราเงินสมทบกองทุนเงินทดแทนจะพิจารณาตามความเสี่ยงของประเภทกิจการ นายจ้างต้องนำส่งเป็นรายปีตามที่ประกาศ ทีมงานของเราจะช่วยคำนวณและนำส่งทั้งสองกองทุนให้ครบถ้วน พร้อมอธิบายความแตกต่างให้เจ้าของกิจการเข้าใจสิทธิและหน้าที่ของแต่ละกองทุน

การมีสัญญาจ้างและระเบียบข้อบังคับการทำงานที่ชัดเจนช่วยให้การคำนวณเงินเดือน สวัสดิการ และวันลาถูกต้องตรงกับข้อตกลงจริงระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง แม้จะไม่ใช่เอกสารบังคับก่อนเริ่มใช้บริการเงินเดือน แต่เราแนะนำให้มีไว้เพื่อลดข้อโต้แย้งในภายหลัง หากกิจการยังไม่มีเอกสารเหล่านี้ ทีมงานสามารถให้คำแนะนำเบื้องต้นด้านโครงสร้างการจ่ายเงินเดือนที่สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานทั่วไปประกอบการจัดทำเงินเดือนได้ควบคู่กันไป

นายจ้างที่จ่ายเงินเดือนให้พนักงานมีหน้าที่ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ทุกเดือนเพื่อสรุปยอดเงินได้และภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานทุกคน แม้ในเดือนนั้นจะไม่มีพนักงานคนใดถูกหักภาษีเลยก็ยังต้องยื่นแบบเปล่าเพื่อยืนยันยอด เพราะกรมสรรพากรถือว่าเป็นหน้าที่ต่อเนื่องของนายจ้างที่มีการจ่ายเงินได้ประเภทเงินเดือน ทีมงานจะจัดทำและยื่นแบบให้ทุกเดือนโดยอัตโนมัติตามข้อมูลเงินเดือนที่ประมวลผลแล้ว พร้อมส่งหลักฐานการยื่นให้ลูกค้าเก็บไว้ตรวจสอบได้ทุกครั้ง

การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเงินเดือนใช้วิธีประมาณการเงินได้พึงประเมินตลอดปีของพนักงานเป็นรายบุคคล แล้วนำค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนมาหักที่พนักงานแจ้งไว้ เช่น ค่าลดหย่อนส่วนตัว บุตร ประกันชีวิต หรือดอกเบี้ยเงินกู้ยืมที่อยู่อาศัย แล้วคำนวณภาษีตามอัตราก้าวหน้าหารเฉลี่ยเป็นรายเดือน หากพนักงานมีรายได้เปลี่ยนแปลงระหว่างปีต้องปรับประมาณการใหม่ให้ใกล้เคียงความเป็นจริง ทีมงานจะขอข้อมูลค่าลดหย่อนจากพนักงานผ่านแบบฟอร์มที่กำหนดทุกปี และปรับปรุงการคำนวณให้ทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเงินได้ระหว่างปี

นายจ้างมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้พนักงานทุกคนภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายกำหนดหลังสิ้นปีภาษี เพื่อให้พนักงานนำไปใช้ยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปีของตนเอง เอกสารนี้ต้องสรุปยอดเงินได้และภาษีที่ถูกหักไว้ตลอดทั้งปีให้ตรงกับข้อมูลที่ยื่นในแบบ ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน ทีมงานจะจัดทำหนังสือรับรองให้ครบทุกคนโดยดึงข้อมูลจากระบบเงินเดือนที่ประมวลผลไว้ตลอดปี พร้อมส่งให้ฝ่ายบุคคลของลูกค้าแจกจ่ายให้พนักงานได้ทันตามกำหนดเวลา

เมื่อพนักงานลาออกกลางเดือนต้องคำนวณเงินเดือนตามจำนวนวันที่ทำงานจริงในเดือนนั้น รวมถึงตรวจสอบวันลาคงเหลือหรือค่าจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้าตามข้อตกลงหรือกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง ในส่วนของประกันสังคมนายจ้างต้องแจ้งลาออกภายในระยะเวลาที่กำหนดเพื่อสิ้นสุดความคุ้มครองในระบบให้ถูกต้อง ทีมงานจะคำนวณยอดเงินเดือนสุดท้ายให้ครบถ้วนตามวันทำงานจริง จัดทำเอกสารแจ้งออกจากกองทุนประกันสังคม และแนะนำขั้นตอนที่พนักงานต้องทำต่อ เช่น การใช้สิทธิว่างงานหากเข้าเกณฑ์ เพื่อให้ทั้งนายจ้างและพนักงานได้รับความคุ้มครองที่ถูกต้อง

นายจ้างต้องนำส่งเงินสมทบประกันสังคมของพนักงานภายในกำหนดเวลาของเดือนถัดจากเดือนที่จ่ายค่าจ้างตามที่สำนักงานประกันสังคมประกาศไว้ หากนำส่งล่าช้าจะมีเงินเพิ่มคิดเป็นรายวันจากยอดเงินสมทบที่ค้าง ทีมงานจะประมวลผลยอดเงินสมทบทันทีหลังปิดรอบเงินเดือนแต่ละเดือน แล้วนำส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของประกันสังคมให้ทันกำหนดเวลาเสมอ พร้อมแจ้งเตือนล่วงหน้าและส่งใบเสร็จการนำส่งให้ลูกค้าเก็บไว้เป็นหลักฐานทุกเดือนหลังดำเนินการเสร็จสิ้น

หากพบภายหลังว่าคำนวณค่าลดหย่อนของพนักงานผิด ต้องปรับปรุงยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายในเดือนถัดไปให้ใกล้เคียงยอดที่ควรจะเป็นทั้งปี เพื่อไม่ให้พนักงานต้องจ่ายภาษีเพิ่มก้อนใหญ่ตอนปลายปีหรือได้รับคืนภาษีเกินความจำเป็น ทีมงานจะตรวจสอบข้อมูลค่าลดหย่อนของพนักงานทุกคนก่อนเริ่มรอบปีใหม่ และหากพบความคลาดเคลื่อนระหว่างปีจะรีบแจ้งฝ่ายบุคคลของลูกค้าเพื่อขอเอกสารเพิ่มเติมและปรับปรุงยอดให้ถูกต้องโดยเร็วที่สุด ลดโอกาสที่พนักงานต้องเดือดร้อนเรื่องภาษีตอนสิ้นปี

การไม่ขึ้นทะเบียนลูกจ้างเข้าระบบประกันสังคมทำให้ลูกจ้างขาดสิทธิความคุ้มครองที่ควรได้รับ เช่น ค่ารักษาพยาบาลหรือเงินทดแทนกรณีว่างงาน และเมื่อสำนักงานประกันสังคมตรวจพบภายหลัง นายจ้างต้องนำส่งเงินสมทบย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่มตามระยะเวลาที่ค้างไว้ ซึ่งอาจเป็นภาระที่มากกว่าการนำส่งตามปกติมาก เราจึงยืนยันขั้นตอนขึ้นทะเบียนทุกครั้งที่มีการรับพนักงานใหม่และเก็บหลักฐานการขึ้นทะเบียนไว้ให้ลูกค้าตรวจสอบได้ตลอดเวลาเพื่อป้องกันปัญหานี้ตั้งแต่ต้น

การยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ล่าช้ากว่ากำหนดเวลาที่กรมสรรพากรประกาศจะมีค่าปรับอาญาตามที่กฎหมายกำหนด และหากมีภาษีที่ต้องนำส่งค้างอยู่ก็จะมีเงินเพิ่มคำนวณเป็นรายเดือนเพิ่มเติมจากค่าปรับ ทีมงานจึงกำหนดปฏิทินการยื่นแบบทุกเดือนไว้ล่วงหน้าและประมวลผลเงินเดือนให้เสร็จก่อนวันครบกำหนดหลายวัน เพื่อเผื่อเวลาตรวจสอบความถูกต้องก่อนยื่นจริง หากลูกค้าส่งข้อมูลเงินเดือนล่าช้าเราจะรีบแจ้งเตือนทันทีเพื่อร่นระยะเวลาดำเนินการให้ทันกำหนด

หากตรวจพบว่าจ่ายเงินสมทบผิดอัตรา ไม่ว่าจะสูงหรือต่ำกว่าที่ควรเป็น ต้องแจ้งสำนักงานประกันสังคมเพื่อขอปรับปรุงยอดให้ถูกต้อง หากจ่ายขาดต้องนำส่งส่วนต่างพร้อมเงินเพิ่มตามระยะเวลาที่ค้าง หากจ่ายเกินสามารถขอคืนหรือนำไปหักกับยอดเดือนถัดไปได้ตามหลักเกณฑ์ที่ประกาศ ทีมงานจะตรวจสอบฐานเงินเดือนที่ใช้คำนวณเงินสมทบของพนักงานทุกคนก่อนนำส่งทุกครั้ง เพื่อป้องกันความผิดพลาดตั้งแต่ต้นทาง และหากพบความคลาดเคลื่อนจากรอบก่อนหน้าจะช่วยดำเนินการแก้ไขกับประกันสังคมให้ทันที

การไม่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้พนักงานตามกำหนดทำให้พนักงานไม่สามารถยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปีของตนได้ทันเวลา และอาจทำให้นายจ้างถูกตั้งคำถามจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหากตรวจสอบภายหลัง เราจึงกำหนดให้จัดทำหนังสือรับรองทุกฉบับเสร็จก่อนสิ้นเดือนมกราคมของทุกปีเป็นมาตรฐานภายใน พร้อมตรวจทานยอดให้ตรงกับข้อมูลที่ยื่นแบบรายเดือนตลอดปี เพื่อให้ลูกค้าและพนักงานทุกคนได้รับเอกสารครบถ้วนตรงเวลาโดยไม่ต้องเร่งรีบตอนใกล้กำหนด

ขั้นตอนเริ่มต้นคือรับฟังโครงสร้างองค์กรและจำนวนพนักงานของลูกค้าเพื่อประเมินขอบเขตงาน จากนั้นขอข้อมูลพนักงานและเอกสารประกอบตามที่ระบุไว้ ตั้งค่าระบบคำนวณเงินเดือนให้ตรงกับนโยบายของกิจการ เช่น รอบจ่ายเงินและสวัสดิการ แล้วทดลองประมวลผลรอบแรกร่วมกับลูกค้าเพื่อตรวจสอบความถูกต้องก่อนเริ่มใช้งานจริง หลังจากนั้นทีมงานจะดำเนินการคำนวณ นำส่งภาษีและประกันสังคม พร้อมส่งรายงานสรุปให้ลูกค้าตรวจทานทุกรอบเดือนอย่างต่อเนื่อง

ข้อมูลเงินเดือนถือเป็นข้อมูลที่ต้องรักษาความลับ ทีมงานที่เข้าถึงข้อมูลจำกัดเฉพาะผู้รับผิดชอบงานของลูกค้ารายนั้นโดยตรง และเอกสารทั้งหมดจัดเก็บผ่านช่องทางที่ควบคุมการเข้าถึงเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้อง เราจะไม่เปิดเผยตัวเลขเงินเดือนหรือค่าลดหย่อนของพนักงานรายใดให้บุคคลภายนอกหรือแม้แต่พนักงานคนอื่นในบริษัทเดียวกันโดยไม่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของกิจการ หากลูกค้าต้องการกำหนดเงื่อนไขการเข้าถึงข้อมูลเพิ่มเติมสามารถแจ้งได้ตั้งแต่ต้นการใช้บริการ

บริการเงินเดือนของเราออกแบบมาให้รองรับกิจการที่มีพนักงานกระจายอยู่หลายสาขาทั่วประเทศ โดยรับส่งข้อมูลผ่านช่องทางออนไลน์ทั้งหมดไม่ว่าสำนักงานจะตั้งอยู่จังหวัดใด ทีมงานสามารถแยกคำนวณเงินเดือนตามอัตราค่าจ้างหรือสวัสดิการที่แตกต่างกันในแต่ละสาขาได้ พร้อมนำส่งภาษีและประกันสังคมให้ตรงตามเขตพื้นที่ที่นายจ้างขึ้นทะเบียนไว้ ลูกค้าจึงไม่จำเป็นต้องมีทีมบุคคลประจำในทุกสาขาเพื่อดูแลงานเงินเดือนด้วยตนเอง

การเปลี่ยนมาใช้บริการของเราควรเริ่มจากส่งข้อมูลเงินเดือนย้อนหลังของปีปัจจุบันทั้งหมด รวมถึงยอดสะสมภาษีและเงินสมทบประกันสังคมของพนักงานแต่ละคน เพื่อให้การคำนวณต่อเนื่องไม่กระทบยอดสะสมทั้งปี ทีมงานจะตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับก่อนเริ่มประมวลผลรอบแรก และหากพบความคลาดเคลื่อนจากระบบเดิมจะแจ้งให้ทราบพร้อมแนวทางแก้ไขก่อนดำเนินการต่อ กระบวนการเปลี่ยนผ่านนี้มักใช้เวลาไม่นานหากเอกสารครบถ้วนตั้งแต่ต้น

ค่าบริการเงินเดือนและงานบุคคลขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน ความซับซ้อนของสวัสดิการ และจำนวนสาขาของกิจการ จึงพิจารณาและเสนอราคาเป็นรายกรณีไปหลังทราบขอบเขตงานที่แท้จริง หากสนใจขอใบเสนอราคาให้เพิ่มเพื่อนไลน์ @THAIL ส่งอีเมลมาที่ Contact@thailaw-accounting.co.th หรือโทรตรงที่เบอร์ 092-0170000 ก็ได้ทั้งสิ้น โดยแจ้งจำนวนพนักงานและประเภทธุรกิจมาก่อนเบื้องต้น ทีมงานจะประเมินขอบเขตงานแล้วติดต่อกลับพร้อมรายการข้อมูลที่ต้องเตรียมเพิ่ม เราให้บริการแบบออนไลน์ล้วนกับลูกค้าทั่วประเทศครบทั้ง 77 จังหวัดโดยไม่ต้องเดินทางเข้าสำนักงานเลย