ปิดงบเปล่าและบริษัทที่หยุดดำเนินงาน

ดูที่กิจกรรมทางเศรษฐกิจของกิจการ ไม่ได้ดูที่ยอดเงินในบัญชี ปีที่ไม่มีการขาย ไม่มีการซื้อเพื่อขายต่อ ไม่มีการให้บริการ และไม่มีการจ้างงาน ถือว่าไม่มีรายการค้า รายการที่เกิดขึ้นเองอย่างค่าธรรมเนียมรักษาบัญชีธนาคารหรือค่าธรรมเนียมราชการยังอยู่ในนิยามนี้ เพราะไม่ได้เกิดจากการประกอบกิจการ

ดอกเบี้ยรับไม่ทำให้สถานะเปลี่ยน แต่ทำให้งบไม่ว่างเปล่าเสียทีเดียว ต้องบันทึกเป็นรายได้อื่น และถ้าธนาคารหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ ก็นำไปแสดงในแบบภาษีประจำปีได้ งบยังจัดทำและตรวจสอบตามขั้นตอนเดิม เพียงแต่กระดาษทำการจะมีตัวเลขให้กระทบยอดเพิ่มอีกหนึ่งบรรทัด

ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มทุกเดือนแม้ยอดเป็นศูนย์ การเว้นไม่ยื่นเดือนใดเดือนหนึ่งสร้างเบี้ยปรับและเงินเพิ่มได้ทันที ถ้าแน่ใจว่าจะหยุดยาว การขอถอนทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มช่วยตัดภาระรายเดือนออกไป แต่ต้องดูก่อนว่ามีของเหลือในสต๊อกหรือทรัพย์สินชิ้นใดที่เคยใช้เครดิตภาษีซื้อไปแล้วบ้าง

ถ้าแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนของลูกจ้างครบทุกคนและแจ้งหยุดกิจการชั่วคราวไว้แล้ว ภาระนำส่งรายเดือนจะหยุดตาม แต่หากยังมีกรรมการรับเงินเดือนอยู่แม้จำนวนน้อย ระบบยังถือว่ามีลูกจ้าง จุดนี้เป็นสาเหตุที่พบบ่อยของหนังสือทวงถามที่ส่งถึงบริษัทที่เจ้าของเข้าใจว่าปิดเงียบไปแล้ว

งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีลงนาม การประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบ การนำส่งงบต่อนายทะเบียน และแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี สี่ชิ้นนี้เดินต่อกันเป็นลูกโซ่ ถ้าชิ้นแรกช้า ชิ้นที่เหลือจะช้าตามทั้งหมด เราจึงวางวันตรวจงบให้เสร็จก่อนวันประชุมอย่างน้อยสองสัปดาห์

จำเป็น เพราะงบการเงินจะนำส่งได้ต่อเมื่อที่ประชุมอนุมัติแล้ว การบอกกล่าวนัดประชุมและรายงานการประชุมเป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชีและนายทะเบียนใช้อ้างอิง หลายกิจการที่ผู้ถือหุ้นเป็นคนในครอบครัวเดียวกันมองข้ามขั้นนี้ แล้วพบปัญหาภายหลังตอนจะขายหุ้นหรือปิดบริษัท

แบบประมาณการกลางปียังอยู่ในหน้าที่ของบริษัทที่มีรอบบัญชีเต็มปี แม้ประมาณการกำไรจะเป็นศูนย์ การยื่นไว้ช่วยรักษาประวัติการยื่นให้ต่อเนื่อง และตัดความเสี่ยงเรื่องเงินเพิ่มจากการประมาณการขาดไปในปีที่กิจการกลับมามีรายได้กลางคัน

เปลี่ยนได้ แต่ต้องได้รับอนุมัติก่อน และรอบที่เปลี่ยนจะยาวไม่เกินสิบสองเดือน ช่วงที่บริษัทไม่มีรายการค้าเป็นจังหวะที่เปลี่ยนง่ายที่สุด เพราะไม่มีตัวเลขเปรียบเทียบให้ปวดหัว หลายรายใช้จังหวะนี้ย้ายรอบให้ตรงกับบริษัทแม่ในต่างประเทศไปในคราวเดียว

เริ่มจากการดึงประวัติการยื่นย้อนหลังมาดูให้ครบก่อนว่าขาดปีไหนบ้าง แล้วทำเรียงจากปีเก่าที่สุดขึ้นมา เพราะยอดยกมาของแต่ละปีต้องต่อกัน การข้ามไปทำปีล่าสุดก่อนมักจบด้วยการรื้อทำใหม่ เมื่อเห็นภาพครบเราจึงประเมินค่าปรับรวมและเสนอลำดับการยื่นที่ทำให้ยอดสะสมหยุดโตเร็วที่สุด

ค่าปรับเรื่องการนำส่งงบผูกกับความล่าช้าและจำนวนแบบที่ขาด ไม่ได้ผูกกับกำไร จึงเกิดได้แม้รายได้เป็นศูนย์ ส่วนฝั่งภาษีมีทั้งค่าปรับอาญาสำหรับการไม่ยื่นแบบและเงินเพิ่มกรณีมีภาษีต้องชำระ ปีที่ไม่มีภาษีต้องชำระจึงเหลือเฉพาะส่วนค่าปรับ ซึ่งจำนวนเงินต่อปีไม่มาก แต่คูณด้วยจำนวนปีและจำนวนแบบแล้วรวมกันสูงได้

หน้าที่ยื่นเอกสารเป็นของบริษัท แต่กฎหมายกำหนดโทษปรับกับผู้มีหน้าที่จัดการด้วย กรรมการที่ปล่อยให้ค้างจึงอาจได้รับหมายเรียกในชื่อของตนเอง ประเด็นนี้สำคัญมากสำหรับกรรมการชาวต่างชาติ เพราะประวัติค่าปรับที่ค้างอาจย้อนกลับมากระทบตอนต่อใบอนุญาตทำงานหรือยื่นเรื่องขอวีซ่ารอบถัดไป

ไม่จบเสมอไป การถูกขีดชื่อไม่ได้ล้างหนี้ภาษีหรือค่าปรับที่เกิดขึ้นก่อนหน้า และผู้มีส่วนได้เสียยังร้องขอให้กลับคืนสู่ทะเบียนได้ภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด การปล่อยให้ถูกขีดชื่อจึงต่างจากการปิดบริษัทอย่างถูกขั้นตอน และมักทำให้การขอหนังสือรับรองในอนาคตยุ่งกว่าเดิม

ต้นทุนหลักคือค่าจัดทำงบ ค่าสอบบัญชี และค่าดำเนินการยื่น ซึ่งเป็นงานที่ต้องทำทุกปีไม่ว่ากิจการจะเดินหรือไม่ บวกค่าที่อยู่จดทะเบียนถ้าไม่ได้ใช้บ้านตัวเอง เราประเมินเป็นรายกรณีเพราะจำนวนบัญชีธนาคาร ทรัพย์สินคงเหลือ และสถานะทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มทำให้ปริมาณงานต่างกันมาก

เมื่อไม่มีแผนใช้บริษัทนั้นภายในสองถึงสามปีข้างหน้า ไม่มีใบอนุญาตหรือสัญญาที่ผูกกับเลขนิติบุคคลนี้ และค่าดูแลรายปีเริ่มสูงกว่าค่าจดบริษัทใหม่เมื่อถึงวันที่ต้องใช้จริง อีกสัญญาณคือเอกสารเก่าเริ่มกระจัดกระจาย เพราะยิ่งทิ้งไว้นาน ต้นทุนการสะสางตอนปิดยิ่งแพงขึ้น

กลับมาใช้ได้ถ้ายังอยู่ในทะเบียน โดยต้องสะสางปีที่ค้างให้ครบก่อน ปรับปรุงข้อมูลกรรมการและที่อยู่ให้เป็นปัจจุบัน แล้วทบทวนว่าวัตถุประสงค์ที่จดไว้ยังครอบคลุมสิ่งที่จะทำจริง ธนาคารมักขอชุดเอกสารใหม่ทั้งหมดเมื่อบัญชีเงียบมานาน จึงควรเผื่อเวลาส่วนนี้ไว้ในแผนด้วย

ต้องเคลียร์ให้หมดก่อน เพราะงบ ณ วันเลิกต้องไม่เหลือรายการที่ยังไม่ได้ข้อยุติ ทรัพย์สินที่โอนให้กรรมการถือเป็นการจำหน่าย ต้องตีมูลค่าและพิจารณาภาษีที่เกี่ยวข้อง ส่วนเงินให้กรรมการกู้ยืมที่ค้างนานมักถูกตั้งคำถามเรื่องดอกเบี้ยที่ควรรับรู้ เราจึงจัดลำดับการเคลียร์รายการเหล่านี้ไว้ก่อนเริ่มกระบวนการเลิก

ทำได้ โดยสร้างชุดหลักฐานขึ้นใหม่จากแหล่งที่ตรวจสอบได้ ได้แก่ รายการเดินบัญชีที่ขอย้อนหลังจากธนาคาร สำเนางบที่เคยนำส่งซึ่งขอคัดได้จากนายทะเบียน และประวัติการยื่นแบบจากระบบภาษี สามแหล่งนี้เพียงพอให้ประกอบยอดยกมาขึ้นใหม่ได้ในกรณีที่กิจการไม่มีรายการค้า

เก็บไว้อย่างน้อยห้าปีนับจากวันปิดบัญชีของปีนั้น และในทางปฏิบัติควรเก็บต่อจนพ้นช่วงที่เจ้าหน้าที่ยังเรียกตรวจย้อนหลังได้ สำหรับบริษัทที่หยุดเดิน แนะนำให้เก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลจัดตามปี เพราะเจ้าของมักย้ายที่อยู่ระหว่างช่วงที่บริษัทพักอยู่ และกล่องเอกสารกระดาษคือสิ่งแรกที่หายไป

ได้ทั้งกระบวนการ เอกสารส่วนใหญ่ลงนามแล้วส่งกลับเป็นไฟล์ได้ ส่วนฉบับที่ต้องใช้ต้นฉบับเราจะรวบรวมเป็นชุดเดียวเพื่อส่งครั้งเดียว ลดรอบไปรษณีย์ระหว่างประเทศ กรณีที่ผู้ลงนามอยู่คนละโซนเวลา เรานัดหมายวันลงนามล่วงหน้าและระบุวันที่เอกสารต้องถึงมือเราไว้ในตารางงานตั้งแต่ต้น

ปีที่เอกสารครบและไม่มีรายการค้าจริงมักใช้เวลาประมาณสองถึงสามสัปดาห์ต่อปี นับจากวันที่ได้เอกสารครบจนถึงวันนำส่ง ส่วนใหญ่เป็นเวลาที่ใช้รอคิวตรวจของผู้สอบบัญชีและรอบการประชุมอนุมัติงบ ถ้าสะสางหลายปีพร้อมกัน เวลาต่อปีจะสั้นลงเพราะข้อมูลตั้งต้นชุดเดียวใช้ได้ต่อเนื่อง