ติดตามหนี้การค้าและฟ้องเรียกหนี้: คำถามที่พบบ่อย

ไม่มีตัวเลขตายตัว เพราะสิ่งที่ตัดสินคือคุณภาพหลักฐานและความสามารถในการชำระของอีกฝ่าย ยอดหลักแสนที่มีใบส่งของเซ็นรับครบมักจบเร็วกว่ายอดหลักล้านที่สั่งงานกันทางแชต เราจึงดูสามอย่างก่อน คือความครบของเอกสาร ทรัพย์สินที่มองเห็นได้ของลูกหนี้ และระยะเวลาที่ค้างมาแล้ว

หนี้จากการขายสินค้าหรือรับจ้างทำของในทางการค้าโดยทั่วไปมีอายุความสองปี ส่วนหนี้ระหว่างผู้ประกอบการที่เป็นการค้าของทั้งสองฝ่ายอาจยาวกว่านั้น จุดเริ่มนับคือวันที่อาจทวงถามได้ตามเงื่อนไขเครดิต ไม่ใช่วันที่ส่งของ การรับสภาพหนี้เป็นหนังสือจะทำให้เริ่มนับใหม่ จึงเป็นเหตุผลที่เราแนะนำให้เก็บหนังสือรับสภาพหนี้ทุกครั้งที่ลูกหนี้ขอผ่อน

ทวงเองได้และควรทำ เพราะลูกค้าส่วนใหญ่ยังอยากรักษาความสัมพันธ์ทางการค้า แต่ควรเปลี่ยนเป็นหนังสือจากทนายเมื่อการทวงสามครั้งไม่ได้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษร หรือเมื่อลูกหนี้เริ่มโต้แย้งยอด เพราะหนังสือฉบับนั้นจะถูกใช้เป็นพยานหลักฐานในชั้นศาลด้วย

ขึ้นอยู่กับว่าเลิกในทางใด ถ้าจดทะเบียนเลิกแต่ยังไม่จดเสร็จการชำระบัญชี นิติบุคคลยังคงอยู่และยังยื่นคำขอรับชำระหนี้ได้ ถ้าจดเสร็จการชำระบัญชีไปแล้วจะเหลือเพียงเส้นทางไล่เบี้ยผู้ชำระบัญชีหรือกรรมการในบางกรณี เราจึงตรวจสถานะนิติบุคคลจากฐานข้อมูลกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนเสมอ

ได้ เพราะการซื้อขายสินค้าทั่วไปไม่จำเป็นต้องทำเป็นหนังสือ สิ่งที่ต้องพิสูจน์คือมีการส่งมอบและอีกฝ่ายรับไว้แล้ว ใบส่งของที่มีลายมือชื่อผู้รับ ใบวางบิลที่ลงรับ และหลักฐานการชำระบางส่วนจึงมีน้ำหนักมาก ชุดเอกสารที่สมบูรณ์มักชนะคดีได้เร็วกว่าสัญญาสวยหรูที่ไม่มีหลักฐานการส่งมอบ

ใช้ได้ในฐานะพยานหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ แต่ต้องพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้ส่งและข้อความไม่ถูกแก้ไข การเก็บภาพหน้าจออย่างเดียวจึงอ่อนกว่าการส่งออกไฟล์บทสนทนาทั้งชุดพร้อมหมายเลขบัญชีผู้ใช้ และควรจับคู่กับเลขที่ใบสั่งซื้อในระบบบัญชีให้ตรงกันทุกครั้ง

ชุดมาตรฐานคือรายงานอายุลูกหนี้ ณ วันที่ล่าสุด สำเนาใบกำกับภาษีและใบส่งของทุกใบที่ยังค้าง บัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายนั้น หลักฐานการรับชำระบางส่วน และหนังสือทวงถามที่เคยส่ง เมื่อทั้งห้าอย่างตรงกัน ยอดฟ้องจะไม่ถูกโต้แย้งในประเด็นตัวเลข เหลือเพียงประเด็นเนื้อหา

ต้องกระทบยอดให้จบก่อนออกหนังสือฉบับทางการ เพราะส่วนต่างส่วนใหญ่มาจากใบลดหนี้ที่ยังไม่ได้บันทึก ของที่คืนแล้วแต่ไม่ได้ออกเอกสาร หรือค่าปรับที่ฝ่ายขายตกลงยกเว้นทางวาจา การไล่ทีละรายการแล้วออกใบยืนยันยอดให้ลูกหนี้ลงนาม เป็นขั้นตอนที่ช่วยให้คดีสั้นลงมากที่สุด

ควรทำเป็นหนังสือรับสภาพหนี้พร้อมตารางผ่อนที่ระบุยอดคงเหลือ งวด วันที่ และผลเมื่อผิดนัดหนึ่งงวดว่าถือว่าผิดนัดทั้งหมด เอกสารลักษณะนี้ทำให้อายุความเริ่มนับใหม่และใช้ฟ้องได้ทันทีถ้าผิดนัด ดีกว่าการตกลงกันทางแชตซึ่งต้องพิสูจน์เจตนากันใหม่ทั้งหมด

ส่วนที่ยอมลดจะกลายเป็นผลขาดทุนของกิจการ และต้องมีหลักฐานว่าการลดนั้นมีเหตุผลทางการค้า เช่น บันทึกการเจรจา มติผู้มีอำนาจอนุมัติ และหนังสือประนีประนอม ถ้าไม่มีชุดนี้ สรรพากรอาจมองว่าเป็นการให้เปล่าและบวกกลับเป็นรายจ่ายต้องห้าม

ตรวจได้จากหลายทางก่อนตัดสินใจฟ้อง เช่น งบการเงินล่าสุดที่นำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สถานะการจดทะเบียน ทรัพย์สินที่มีทะเบียน และร่องรอยการค้าที่ยังเดินอยู่ ถ้าทั้งหมดบ่งชี้ว่าไม่เหลืออะไร การลงทุนค่าธรรมเนียมศาลอาจไม่คุ้ม และควรพิจารณาตัดหนี้สูญแทน

ข้อตกลงที่ศาลมีคำพิพากษาตามยอมสามารถบังคับคดีได้ทันทีเมื่อผิดนัด โดยไม่ต้องฟ้องใหม่ ส่วนข้อตกลงกันเองถ้าผิดนัดต้องเริ่มกระบวนการฟ้องตั้งแต่ต้น ความแตกต่างนี้มักคุ้มกับเวลาที่ใช้เดินเรื่องถึงชั้นศาล โดยเฉพาะกับลูกหนี้ที่เคยผิดนัดมาก่อน

คดีที่จำเลยไม่สู้หรือขาดนัดมักจบภายในไม่กี่เดือนนับจากวันฟ้อง ส่วนคดีที่มีข้อต่อสู้เรื่องคุณภาพสินค้าหรือยอดหนี้อาจใช้เวลาเป็นปีเพราะต้องสืบพยานทั้งสองฝ่าย ปัจจัยที่ย่นเวลาได้มากที่สุดคือความครบของเอกสารตั้งแต่วันยื่นฟ้อง ไม่ใช่จำนวนครั้งที่เร่งรัด

แบ่งเป็นค่าธรรมเนียมศาลซึ่งคิดตามทุนทรัพย์ ค่าส่งหมายและค่าใช้จ่ายในการสืบหาที่อยู่ ค่าวิชาชีพทนายความ และค่าใช้จ่ายชั้นบังคับคดีถ้าต้องยึดทรัพย์ เราจะประเมินเป็นช่วงให้เห็นทั้งสี่ก้อนก่อนเริ่ม เพื่อให้เทียบกับโอกาสได้รับชำระจริงได้ตั้งแต่ต้น

ขั้นถัดไปคือการบังคับคดี ซึ่งเริ่มจากการสืบหาทรัพย์แล้วยึดหรืออายัดตามที่พบ เช่น เงินในบัญชี สิทธิเรียกร้องที่บุคคลอื่นค้างชำระแก่ลูกหนี้ หรือทรัพย์ที่มีทะเบียน ขั้นนี้ใช้เวลาและมีค่าใช้จ่ายของตัวเอง จึงควรวางแผนตั้งแต่ก่อนฟ้องว่าจะบังคับกับทรัพย์ชิ้นใด

โดยหลักหนี้ของบริษัทเป็นของบริษัท กรรมการไม่ต้องรับผิดเป็นส่วนตัว เว้นแต่มีการค้ำประกันส่วนบุคคล มีการกระทำที่เข้าข่ายฉ้อโกง หรือมีเหตุเฉพาะตามกฎหมาย จึงเป็นเหตุผลที่เราแนะนำให้ขอหนังสือค้ำประกันจากผู้มีอำนาจตั้งแต่ตอนอนุมัติวงเงินเครดิต ไม่ใช่ตอนที่หนี้ค้างแล้ว

กฎกระทรวงกำหนดขั้นตอนไว้ตามขนาดของยอดหนี้ ยอดเล็กใช้หลักฐานการติดตามทวงถามที่สมเหตุสมผล ยอดกลางต้องมีการฟ้องและศาลรับฟ้องหรือมีคำบังคับ ส่วนยอดใหญ่ต้องเดินถึงชั้นบังคับคดีแล้วปรากฏว่าไม่มีทรัพย์พอชำระ การเลือกขั้นตอนผิดขนาดคือสาเหตุที่รายจ่ายถูกบวกกลับบ่อยที่สุด

ผู้ประกอบการที่ตัดหนี้สูญตามหลักเกณฑ์สามารถนำภาษีขายส่วนที่ตัดไปหักออกในเดือนที่ตัดได้ แต่ต้องมีรายงานและหลักฐานประกอบครบ และถ้าภายหลังได้รับชำระคืนต้องนำกลับมาเสียใหม่ในเดือนที่ได้รับ ขั้นตอนนี้มักถูกมองข้ามและทำให้เสียสิทธิโดยไม่จำเป็น

การตั้งค่าเผื่อเป็นเรื่องทางบัญชีเพื่อสะท้อนความเสี่ยงในงบการเงิน แต่ยังไม่เป็นรายจ่ายทางภาษี ส่วนการตัดหนี้สูญคือการเอายอดออกจากบัญชีลูกหนี้จริงและใช้เป็นรายจ่ายได้เมื่อครบเงื่อนไข ธุรกิจจำนวนมากตั้งค่าเผื่อไว้หลายปีแล้วเข้าใจว่าได้ใช้สิทธิทางภาษีแล้ว ซึ่งไม่ใช่

ต้องบันทึกเป็นรายได้ในรอบที่ได้รับชำระ พร้อมปรับภาษีขายกลับหากเคยหักออกไปตอนตัด และเก็บหลักฐานการรับเงินผูกกับเอกสารการตัดเดิมให้ตรวจย้อนได้ กรณีแบบนี้ไม่ใช่ความผิด แต่ถ้าไม่บันทึกกลับจะกลายเป็นรายได้ที่หายไปจากระบบทันที