ปิดบริษัท เลิกบริษัท และชำระบัญชีจนจดเสร็จการชำระบัญชี ในพระนครศรีอยุธยา

สมมติบริษัทกำลังชำระบัญชีและจะคืนสำนักงาน แฟ้มหลายรอบถูกส่งไปเก็บบ้านผู้ดูแลโดยยังไม่กำหนดสถานที่หรือวันเริ่มนับอายุ ให้ทำแผนที่แฟ้มกับผู้รับเก็บและวันที่ปิดบัญชีของแต่ละรอบก่อนเคลื่อนย้าย ไม่เริ่มนับทุกชุดจากวันคืนกุญแจ ตัวอย่างอยุธยานี้เป็นโจทย์การส่งมอบหน้าที่ดูแล ไม่ใช่เหตุการณ์ของบริษัทจริง

มาตรา 13 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดสถานที่เก็บรักษาและเงื่อนไขกรณีเก็บต่างสถานที่หรือเชื่อมระบบ มาตรา 14 กำหนดไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชีหรือจนส่งมอบตามมาตรา 17 และเปิดทางกำหนดเกินห้าปีแต่ไม่เกินเจ็ดปีสำหรับกิจการประเภทที่กำหนด ทั้งนี้มาตรา 17 ใช้เมื่อเลิกโดยไม่มีการชำระบัญชี จึงไม่ควรนำการส่งมอบตามมาตรานั้นมาใช้กับทุกบริษัทที่กำลังชำระบัญชี

ส่งทะเบียนผู้ดูแลและสถานที่จริงพร้อมหลักฐานอนุญาตเมื่อจำเป็น ระบุวันที่ปิดบัญชี วันครบระยะขั้นต่ำ และข้อกำหนดที่ทำให้เก็บนานขึ้นแยกแต่ละรอบ รวมกระบวนการเปลี่ยนผู้ดูแลและสิทธิขอเอกสาร การทดสอบเปิดแฟ้มเป็นเพียงตัวควบคุมประกอบ ไม่แทนการเลือกสถานที่ถูกต้อง และอย่าอนุมัติทำลายเพียงเพราะครบห้าปีโดยไม่ตรวจหน้าที่ภาษีอื่น