บริการบัญชีรายเดือนของเรา ทำอะไรให้บ้างในหนึ่งรอบเดือน

ทีมที่ดูแลบัญชีของคุณประกอบด้วยใคร

งานหนึ่งรายจะมีผู้ทำบัญชีประจำรายหนึ่งคนเป็นเจ้าของงาน รับผิดชอบการบันทึกรายการและติดตามเอกสาร ถัดขึ้นไปมีหัวหน้าสายงานตรวจกระดาษทำการก่อนปิดเดือน และมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติครบตามกฎหมายเป็นผู้ลงนามในฐานะผู้ทำบัญชีของกิจการเมื่อถึงรอบปี การแบ่งแบบนี้ทำให้ลูกค้ามีคนเดียวที่คุยด้วยตลอด แต่ตัวเลขผ่านสายตาอย่างน้อยสองชั้นก่อนออกจากสำนักงาน

เมื่อผู้ทำบัญชีประจำรายลาหรือเปลี่ยนงาน หัวหน้าสายงานเป็นผู้รับช่วงทันทีจากกระดาษทำการชุดเดิม ไม่ใช่เริ่มทำความเข้าใจกิจการใหม่ นี่คือเหตุผลที่เราเก็บบันทึกวิธีปฏิบัติเฉพาะของแต่ละกิจการไว้เป็นไฟล์แยก เช่น กิจการนี้ตัดต้นทุนแบบใด ใช้เลขที่เอกสารรูปแบบใด และมีรายการใดที่สรรพากรเคยตั้งข้อสังเกต

สิ่งที่ลูกค้าส่งให้เรา และช่องทางที่ใช้จริง

ชุดเอกสารมาตรฐานต่อเดือนมีห้ากลุ่ม คือใบกำกับภาษีขายพร้อมใบเสร็จ ใบกำกับภาษีซื้อและบิลค่าใช้จ่าย สเตทเมนต์ธนาคารทุกบัญชีที่กิจการใช้ ข้อมูลเงินเดือนและการหักนำส่ง และหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ออกให้คู่ค้า ส่งเป็นไฟล์สแกนหรือรูปถ่ายที่อ่านออกได้ทาง LINE หรืออีเมลก็เพียงพอ ไม่จำเป็นต้องส่งตัวจริงทุกเดือน

เรากำหนดวันรับเอกสารไว้ล่วงหน้าเป็นวันเดียวกันของทุกเดือน เพราะกำหนดยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่ายไม่ได้ขยับตามความพร้อมของเอกสาร กิจการที่ส่งช้าสองถึงสามวันยังพอปรับได้ แต่การส่งชิดวันยื่นทำให้ไม่มีเวลาทักท้วงเอกสารที่ผิดรูปแบบ ซึ่งเป็นสาเหตุอันดับต้นของการเสียสิทธิภาษีซื้อ

ต้นฉบับที่ต้องเก็บตามกฎหมายเรานัดรับเป็นชุดใหญ่ปีละสองถึงสี่ครั้ง หรือส่งขนส่งด่วนมาที่สำนักงานก็ได้ กิจการต่างจังหวัดที่ไม่มีสำนักงานเราอยู่ในพื้นที่ใช้วิธีนี้เป็นปกติ

งานที่เกิดขึ้นในสำนักงานระหว่างเดือน

สัปดาห์แรกเป็นการคัดแยกและตรวจความครบถ้วนของเอกสาร ใบกำกับภาษีที่ระบุชื่อหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไม่ถูกต้องจะถูกดึงออกมาแจ้งลูกค้าให้ขอแก้จากผู้ขายทันที ไม่รอถึงปลายเดือน เพราะหลายกรณีผู้ขายออกใบแทนให้ได้ถ้าแจ้งเร็ว

สัปดาห์ที่สองเป็นการบันทึกรายการเข้าโปรแกรมบัญชีและกระทบยอดธนาคารทีละบัญชี ยอดที่กระทบไม่ลงจะถูกตั้งเป็นรายการค้างสอบถามและส่งเป็นรายการเดียวให้ลูกค้าตอบ ไม่ถามทีละครั้งตลอดเดือน

สัปดาห์ที่สามเป็นการจัดทำและยื่นแบบตามรอบ ได้แก่ ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 ภ.พ.30 และแบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม พร้อมส่งใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์กลับให้ลูกค้าเก็บเป็นหลักฐาน หลังยื่นเสร็จเราปิดสมุดรายวันของเดือนนั้นและออกรายงาน

รายงานที่คุณได้รับทุกเดือน

ชุดรายงานประจำเดือนมีสี่ชิ้น คือ งบทดลอง งบกำไรขาดทุนเทียบกับเดือนก่อน รายงานลูกหนี้และเจ้าหนี้คงเหลือ และบันทึกสรุปหนึ่งหน้าที่เขียนเป็นภาษาคน ระบุว่าเดือนนี้กำไรขาดทุนเปลี่ยนเพราะอะไร มีอะไรผิดปกติ และเดือนหน้าต้องเตรียมอะไร

บันทึกหน้าเดียวนี้คือส่วนที่ลูกค้าใช้จริงมากที่สุด เพราะเจ้าของกิจการส่วนใหญ่ไม่ได้อ่านงบทดลองทุกบรรทัด แต่ต้องการรู้ว่าตัวเลขไหนควรจับตา เช่น ภาษีซื้อที่ยังขอคืนไม่ได้เพราะเอกสารขาด หรือยอดลูกหนี้ที่ค้างเกินเงื่อนไขการให้เครดิตของกิจการเอง

ลูกค้าที่ต้องรายงานให้ผู้ถือหุ้นต่างชาติจะได้รับชุดเดียวกันเป็นภาษาอังกฤษควบคู่กัน โดยใช้ผังบัญชีชุดเดียวกันเพื่อให้ตัวเลขตรงกันทุกฉบับ

งานประจำปีที่รวมอยู่ในรอบเดียวกัน

เมื่อครบรอบบัญชี ทีมเดิมเป็นผู้จัดทำงบการเงินฉบับเต็มพร้อมหมายเหตุประกอบงบ ประสานผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเพื่อตรวจสอบ จัดเตรียม ภ.ง.ด.50 และนำส่งงบการเงินผ่านระบบ DBD e-Filing รวมถึงจัดทำ ภ.ง.ด.51 สำหรับรอบครึ่งปี

เอกสารที่ผู้สอบบัญชีขอเพิ่ม เช่น หนังสือยืนยันยอดธนาคาร หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ และรายละเอียดทรัพย์สิน เราเป็นผู้จัดเตรียมและติดตามให้ ลูกค้าลงนามเฉพาะเอกสารที่กรรมการต้องลงนามเท่านั้น

สิ่งที่ไม่รวมอยู่ในบริการรายเดือน

การสะสางบัญชีย้อนหลังของงวดก่อนที่เราเข้ามารับงาน การจัดทำเอกสารประกอบการชี้แจงกรณีสรรพากรเรียกตรวจ การวางระบบบัญชีใหม่ทั้งระบบ และงานจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เป็นงานที่คิดแยกจากรอบเดือน เพราะปริมาณงานขึ้นกับสภาพเอกสารเดิม

เราแจ้งขอบเขตส่วนนี้เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มเสมอ เพื่อไม่ให้เกิดกรณีงานเพิ่มระหว่างทางโดยลูกค้าไม่ทราบล่วงหน้า

การเริ่มงานและการส่งมอบเมื่อเลิกใช้บริการ

การเริ่มงานใช้เวลาประมาณหนึ่งถึงสองสัปดาห์ ประกอบด้วยการรับข้อมูลกิจการ ตรวจงบล่าสุดและแบบที่เคยยื่น ตั้งผังบัญชี และแจ้งเปลี่ยนผู้ทำบัญชีในระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

หากลูกค้าย้ายไปสำนักงานอื่น เราส่งมอบไฟล์ข้อมูลบัญชี งบทดลองล่าสุด กระดาษทำการ และเอกสารต้นฉบับคืนทั้งหมด การยึดเอกสารไว้ต่อรองไม่ใช่วิธีทำงานของเรา และไม่เป็นผลดีต่อกิจการที่ต้องยื่นแบบต่อเนื่อง