บริการงานตรวจสอบบัญชีของเรา ทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชีอย่างไร

เส้นแบ่งบทบาทที่ห้ามข้าม

ผู้ทำบัญชีคือผู้จัดทำตัวเลขและงบการเงิน ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตคือผู้ตรวจสอบและแสดงความเห็นอย่างเป็นอิสระ คนเดียวกันทำสองบทบาทนี้กับกิจการเดียวกันไม่ได้ เพราะขัดหลักความเป็นอิสระตามข้อกำหนดจรรยาบรรณวิชาชีพ

เมื่อเราเป็นผู้ทำบัญชีให้กิจการ หน้าที่ของเราในรอบตรวจสอบคือจัดทำงบ เตรียมกระดาษทำการ ตอบข้อซักถาม และประสานงานให้กระบวนการเดินเรียบ ส่วนความเห็นในรายงานเป็นดุลพินิจของผู้สอบบัญชีล้วน ๆ เราไม่แทรกแซงและไม่รับปากผลลัพธ์ของรายงานให้ลูกค้าล่วงหน้า

ลำดับงานในรอบตรวจสอบหนึ่งปี

ขั้นแรกคือการปิดบัญชีให้เสร็จและกระทบยอดทุกบัญชีสำคัญ ได้แก่ เงินสดและเงินฝาก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ ทรัพย์สินถาวรและค่าเสื่อมราคา เงินกู้ยืมกรรมการ และภาษีค้างจ่าย งบที่ยังกระทบไม่ลงจะทำให้รอบตรวจสอบยืดออกไปมากกว่าปัจจัยอื่นทั้งหมดรวมกัน

ขั้นที่สองคือส่งชุดข้อมูลให้ผู้สอบบัญชีวางแผนการตรวจ ผู้สอบจะระบุขอบเขต ตัวอย่างรายการที่จะสุ่มตรวจ และรายการยืนยันยอดที่ต้องส่งออกไปยังธนาคารและคู่ค้า

ขั้นที่สามคือช่วงตอบข้อซักถาม ซึ่งเป็นช่วงที่ใช้เวลามากที่สุด ทุกคำถามที่ผู้สอบส่งมาจะมีเอกสารอ้างอิงตอบกลับ ไม่ใช่คำอธิบายด้วยวาจา

ขั้นสุดท้ายคือปรับปรุงรายการตามที่ตกลงร่วมกัน จัดทำงบฉบับสมบูรณ์พร้อมหมายเหตุ กรรมการลงนาม ผู้สอบบัญชีลงนามในรายงาน แล้วจึงยื่น ภ.ง.ด.50 และนำส่งงบผ่านระบบ DBD e-Filing

เอกสารที่ต้องเตรียมและใครเป็นคนเตรียม

รายการหลักคือ งบทดลองและสมุดบัญชีทั้งชุด สเตทเมนต์ธนาคารครบทุกบัญชีถึงวันสิ้นรอบ หนังสือยืนยันยอดที่ธนาคารออกให้ รายชื่อลูกหนี้และเจ้าหนี้แยกราย รายงานสินค้าคงเหลือและหลักฐานการตรวจนับ ทะเบียนทรัพย์สิน สัญญาสำคัญ เช่น สัญญาเช่าและสัญญากู้ยืม รายงานภาษีที่ยื่นระหว่างปี และรายงานการประชุมที่มีมติเกี่ยวกับการเงิน

ในงานที่เราเป็นผู้ทำบัญชีอยู่แล้ว เอกสารเกือบทั้งหมดในรายการนี้เราเป็นผู้จัดเตรียม สิ่งที่ต้องอาศัยกิจการโดยตรงคือการตรวจนับสินค้าคงเหลือ การลงนามของกรรมการ และการชี้แจงรายการที่มีเหตุผลทางธุรกิจซึ่งอยู่นอกเอกสารบัญชี เช่น เหตุผลของส่วนลดพิเศษหรือรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน

กรณีที่บัญชีเดิมไม่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ

กิจการที่รับช่วงมาจากสำนักงานเดิมมักพบสามอาการ คือยอดยกมาไม่ตรงกับงบปีก่อน เงินกู้ยืมกรรมการเคลื่อนไหวโดยไม่มีเอกสารรองรับ และสินค้าคงเหลือในบัญชีไม่เคยถูกตรวจนับจริง ทั้งสามอย่างต้องแก้ก่อนเริ่มตรวจสอบ ไม่ใช่ระหว่างตรวจสอบ

เราจะประเมินสภาพก่อนรับงานและแจ้งตรงไปตรงมาว่าต้องสะสางย้อนหลังกี่งวด เพราะการเริ่มตรวจสอบบนตัวเลขที่ยังไม่นิ่งทำให้ผู้สอบบัญชีตั้งข้อสังเกตจำนวนมากและงานยืดออกไปโดยไม่จำเป็น

กำหนดเวลาที่ควรเริ่มนับถอยหลัง

สำหรับรอบบัญชีที่สิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม กิจการต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบภายในสี่เดือนนับแต่วันสิ้นรอบ และนำส่งงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในหนึ่งเดือนนับแต่วันอนุมัติ ส่วน ภ.ง.ด.50 ยื่นภายใน 150 วันหลังวันปิดรอบบัญชี

ในทางปฏิบัติหมายความว่าการปิดบัญชีควรเสร็จภายในเดือนกุมภาพันธ์ และงานตรวจสอบควรเริ่มไม่ช้ากว่าต้นเดือนมีนาคม กิจการที่เริ่มเดือนพฤษภาคมมักต้องเร่งและมีความเสี่ยงยื่นล่าช้าซึ่งมีค่าปรับตามกฎหมาย

สิ่งที่เรารับปาก และสิ่งที่รับปากไม่ได้

เรารับปากเรื่องความครบถ้วนของเอกสารที่ส่งให้ผู้สอบ ความเร็วในการตอบข้อซักถาม และการติดตามให้ทุกกำหนดเวลาถูกยื่นทัน

เรารับปากไม่ได้ว่ารายงานของผู้สอบบัญชีจะเป็นความเห็นแบบใด เพราะนั่นคือดุลพินิจอิสระตามมาตรฐานการสอบบัญชี สำนักงานใดที่รับปากผลของรายงานล่วงหน้าคือสัญญาณอันตรายที่ควรหลีกเลี่ยง