เปิดสาขาใหม่ ต้องแจ้งหน่วยงานไหนบ้าง และภาษีเปลี่ยนอย่างไร

แยกให้ชัดก่อน: จุดใหม่นั้นเป็นสาขาหรือไม่

คำว่าสาขาในทางทะเบียนหมายถึงสถานที่ซึ่งใช้ประกอบกิจการเป็นประจำและมีลักษณะถาวร เช่น หน้าร้าน สำนักงานย่อย โรงงาน หรือคลังที่มีการรับส่งสินค้าเป็นปกติ ไม่รวมการออกบูธชั่วคราวหรือการที่พนักงานไปทำงานที่ไซต์ลูกค้าเป็นครั้งคราว

จุดที่ตัดสินยากที่สุดคือคลังสินค้าที่เช่าไว้เก็บของอย่างเดียว หากมีการจ่ายสินค้าออกจากคลังนั้นให้ลูกค้าโดยตรง โดยทั่วไปถือว่ามีการประกอบกิจการที่นั่น ควรหารือกับผู้ทำบัญชีก่อนตัดสินใจว่าจะแจ้งหรือไม่ เพราะการตอบผิดข้างส่งผลถึงการนับสถานที่ออกใบกำกับภาษี

งานฝั่งภาษีมูลค่าเพิ่ม

กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้วต้องยื่นแบบแจ้งเปลี่ยนแปลงทะเบียนเพื่อเพิ่มสถานประกอบการก่อนวันเริ่มใช้สถานที่นั้น เอกสารประกอบตามปกติได้แก่ สัญญาเช่าฉบับที่ลงนามแล้ว หรือหนังสือยินยอมจากเจ้าของอาคาร สำเนาเอกสารสิทธิ์ของเจ้าของสถานที่ แผนที่ และภาพถ่ายอาคารที่เห็นเลขที่และป้ายชื่อกิจการ

เมื่อได้รับอนุมัติ ระบบจะกำหนดรหัสสาขาให้ ซึ่งต้องนำไปพิมพ์บนใบกำกับภาษีทุกใบที่ออกจากจุดนั้น ใบกำกับภาษีที่ยังพิมพ์ที่อยู่สำนักงานใหญ่แต่ออกจากหน้าร้านสาขา เป็นข้อบกพร่องที่ผู้ซื้อฝั่งที่เป็นบริษัทมักทักท้วงและขอให้ออกใหม่

การยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มยังคงยื่นรวมในนามนิติบุคคลเดียว เว้นแต่กิจการขออนุมัติแยกยื่นรายสถานประกอบการ ซึ่งเหมาะกับกิจการที่แต่ละจุดมีระบบขายแยกกันชัดเจนและมีผู้ดูแลเอกสารประจำจุด

งานฝั่งทะเบียนธุรกิจ

บริษัทจำกัดต้องแจ้งรายการสาขาต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ตรงกับความเป็นจริง ข้อมูลนี้ปรากฏในหนังสือรับรอง และมักถูกใช้ตรวจสอบเวลาเปิดบัญชีธนาคารประจำสาขา ขอใบอนุญาตเฉพาะกิจการ หรือทำสัญญาเช่าระยะยาว

กิจการที่ต้องมีใบอนุญาตเฉพาะ เช่น ร้านอาหารที่ขายสุรา สถานพยาบาล หรือคลังเก็บวัตถุอันตราย ต้องขอใบอนุญาตแยกรายสถานที่ ไม่สามารถใช้ใบอนุญาตของสำนักงานใหญ่ครอบคลุมได้ ควรตรวจรายการใบอนุญาตให้ครบก่อนวันเปิดขายจริง

ป้ายชื่อที่ติดหน้าอาคารสาขาเข้าข่ายภาษีป้าย ซึ่งชำระกับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่สาขาตั้งอยู่ ไม่ใช่ที่เดียวกับสำนักงานใหญ่ กิจการหลายรายลืมข้อนี้จนได้รับหนังสือเตือนในปีถัดมา

พนักงานประจำสาขาและงานเงินเดือน

ลูกจ้างที่ประจำจุดใหม่ต้องขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนภายในกำหนดนับจากวันเริ่มงาน และนายจ้างต้องแจ้งเพิ่มสาขาต่อสำนักงานประกันสังคมในพื้นที่ เพื่อให้การนำส่งเงินสมทบและการใช้สิทธิรักษาพยาบาลของลูกจ้างอยู่ในเขตที่ถูกต้อง

การหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนยังคำนวณรวมในนามนายจ้างรายเดียว แต่ควรแยกศูนย์ต้นทุนในระบบบัญชีตั้งแต่วันแรก เพราะเมื่อกิจการโตขึ้นแล้วอยากรู้ว่าสาขาไหนคุ้มทุน การย้อนไปแยกข้อมูลภายหลังทำได้ยากและมักได้ตัวเลขที่ไม่น่าเชื่อถือ

ลำดับเวลาที่เราแนะนำให้ลูกค้าใช้

ก่อนเซ็นสัญญาเช่า ให้ตรวจว่าอาคารนั้นสามารถใช้เป็นสถานประกอบการตามประเภทกิจการได้จริง และเจ้าของยินยอมให้ใช้ที่อยู่จดทะเบียน ข้อนี้ควรระบุในสัญญาเช่าให้ชัด

หลังเซ็นสัญญาแต่ก่อนเปิดขาย ให้ยื่นแจ้งเพิ่มสถานประกอบการ จัดทำแบบฟอร์มเอกสารขายที่มีรหัสสาขา และตั้งค่าเลขที่เอกสารในระบบขายให้แยกชุดจากสำนักงานใหญ่

ภายในเดือนแรกที่เปิด ให้ตรวจใบกำกับภาษีชุดจริงที่ออกไปแล้วสิบถึงยี่สิบใบว่าข้อมูลตรงทะเบียนทั้งหมด การพบข้อผิดพลาดในเดือนแรกแก้ไขได้ง่ายกว่าการพบตอนตรวจสอบประจำปี