Sổ sách bỏ dở được dựng lại theo từng năm, không thể làm gộp một lượt

• Sao kê ngân hàng lệch với sổ đã lâu mà không ai giải thích được phần chênh
• Vài năm gần đây không có báo cáo kiểm toán, hoặc số liệu khác với sổ nội bộ
• Hóa đơn mua vào nằm rải rác ở nhiều người, không khớp được mua hàng với thanh toán
• Tiền chủ sở hữu ứng ra và chi phí công ty đi chung một tài khoản
• Lương đã trả nhưng một số tháng thiếu tờ khai bảo hiểm xã hội và khấu trừ thuế

Trước hết chọn năm gốc: bảng cân đối kế toán gần nhất còn đáng tin, thường là năm cuối cùng được kiểm toán. Kế đó lấy sao kê ngân hàng làm trục, chạy dòng tiền qua từng năm rồi mới đặt chứng từ giao dịch lên trên. Sau đó xử lý công nợ và hàng tồn kho, mỗi số dư tồn lâu đều phải có kết luận. Việc tính lại thuế và nộp bù nằm ở bước cuối. Bỏ qua các bước này để làm ngay năm gần nhất thì gần như chắc chắn bị trả lại ở khâu kiểm toán.

Mất hóa đơn gốc không có nghĩa là cả giai đoạn đó không dựng lại được. Sao kê ngân hàng, biên bản đối chiếu công nợ do đối tác cấp lại, hợp đồng và biên bản nghiệm thu, thư từ trao đổi, chứng từ hải quan và vận chuyển tạo thành chuỗi bằng chứng liền mạch. Tuy vậy mức được trừ về thuế khác nhau theo từng khoản nên không thể xử lý gộp. Chúng tôi tách thành ba nhóm: được trừ, còn tranh cãi và không được trừ, để bạn thấy rủi ro trước khi nộp chứ không phải lúc bị kiểm tra.

Nộp muộn sẽ chịu tiền phạt tăng thêm và lãi, cộng dồn theo tháng. Trên thực tế, người chủ động khai bù và người chỉ nộp sau khi bị thanh tra phát hiện không được nhìn nhận giống nhau: trường hợp đầu còn khả năng khép lại với gánh nặng nhẹ hơn, trường hợp sau thường kéo theo phạm vi rà soát rộng hơn. Do đó phát hiện sớm, chốt số sớm và nộp sớm thì tổng chi phí thấp hơn. Chúng tôi lo phần tính toán, hồ sơ và trao đổi, còn quyết định cuối thuộc về giám đốc.

Khi kết thúc phần dựng lại, chúng tôi bàn giao hệ thống tài khoản, quy tắc lưu chứng từ và lịch chốt hằng tháng, đồng thời thống nhất cách gửi tài liệu. Sổ sách hỏng thường không do ngành nghề phức tạp mà do thiếu nhịp làm việc theo tháng. Khi đã chuyển sang ghi sổ hằng tháng, việc khóa sổ cuối năm chỉ còn là ghép mười hai tháng đã xong, thay vì một cuộc chạy chữa mỗi năm.

Chúng tôi ước lượng theo số năm cần dựng lại, số bút toán mỗi năm, số tài khoản ngân hàng và ngoại tệ phát sinh, cùng mức độ thiếu hụt chứng từ. Hãy gửi báo cáo kiểm toán gần nhất, sao kê từng tài khoản và danh mục chứng từ hiện có, bạn sẽ nhận lại phương án chia giai đoạn kèm tiến độ. Trang này không niêm yết giá, chỉ báo giá bằng văn bản mới có hiệu lực.