रुके हुए बहीखाते एक ही बार में नहीं भरते, वे वर्ष-दर-वर्ष दोबारा खड़े किए जाते हैं

• बैंक विवरण और बही शेष लंबे समय से अलग हैं और अंतर कोई नहीं समझा पाता
• पिछले कुछ वर्षों की लेखा-परीक्षित रिपोर्ट नहीं है, या उसके आँकड़े भीतरी बही से मेल नहीं खाते
• खरीद के बिल अलग-अलग कर्मचारियों के पास बिखरे हैं, खरीद और भुगतान जोड़े नहीं जा सकते
• साझेदारों का निजी भुगतान और कंपनी का खर्च एक ही खाते से होता रहा है
• वेतन बँटा है पर कुछ महीनों की सामाजिक सुरक्षा और कटौती की विवरणियाँ नहीं भरीं

सबसे पहले आधार वर्ष चुना जाता है, यानी वह अंतिम तुलन पत्र जिस पर भरोसा किया जा सके, प्रायः वह वर्ष जिसकी लेखा-परीक्षा हुई थी। फिर बैंक विवरण को धुरी बनाकर वर्ष दर वर्ष नकदी का प्रवाह मिलाया जाता है और उसके ऊपर लेनदेन के प्रमाण रखे जाते हैं। इसके बाद लेनदार-देनदार और भंडार लिए जाते हैं, जहाँ हर पुराने शेष पर निर्णय लिखा जाता है। कर की पुनर्गणना और विलंबित विवरणी अंत में आती हैं। इन चरणों को छोड़कर केवल नया वर्ष बनाने पर काम लगभग हमेशा लेखा-परीक्षा में लौट आता है।

मूल बिल खो जाने से पूरी अवधि बेकार नहीं हो जाती। बैंक विवरण, आपूर्तिकर्ता से दोबारा लिया गया शेष पुष्टि पत्र, अनुबंध और प्राप्ति रिपोर्ट, लिखित पत्राचार, सीमा शुल्क तथा परिवहन के कागज़ मिलकर प्रमाण की एक कड़ी बनाते हैं। फिर भी कर में कटौती कितनी मिलेगी यह मद के अनुसार बदलता है, सबको एक जैसा नहीं माना जा सकता। हम राशियों को कटौती योग्य, विवादास्पद और अस्वीकार्य तीन भागों में बाँटकर दिखाते हैं ताकि जोखिम दाखिल करने से पहले दिखे, जाँच के समय नहीं।

समय के बाद दाखिल करने पर अधिभार और ब्याज लगता है जो महीने-दर-महीने बढ़ता है। व्यवहार में स्वयं आकर विवरणी भरने और जाँच में पकड़े जाने के बाद भुगतान करने को एक समान नहीं देखा जाता। पहली स्थिति में मामला अपेक्षाकृत हल्के भार के साथ बंद होने की गुंजाइश रहती है, दूसरी में जाँच का दायरा प्रायः फैल जाता है। इसलिए गड़बड़ी दिखते ही आँकड़े जल्दी पक्के करके जल्दी जमा करना कुल लागत घटाता है। गणना, दस्तावेज़ और पत्राचार हम सँभालते हैं, अंतिम निर्णय निदेशक का रहता है।

काम पूरा होने पर हम खाता सूची, प्रमाणों की फाइलिंग का नियम और हर महीने की अंतिम तिथि सौंपते हैं, साथ ही दस्तावेज़ भेजने का तरीका तय करते हैं। बहीखाते अक्सर कारोबार की जटिलता से नहीं, बल्कि मासिक लय न होने से बिगड़ते हैं। मासिक लेखांकन शुरू हो जाने पर वार्षिक बंदी केवल तैयार बारह महीनों को जोड़ने का काम रह जाती है, हर साल की बचाव कवायद नहीं।

अनुमान इस पर निर्भर करता है कि कितने वर्ष दोबारा बनाने हैं, प्रति वर्ष कितनी प्रविष्टियाँ हैं, कितने बैंक खाते और विदेशी मुद्रा के लेनदेन हैं, तथा प्रमाणों की कमी कितनी गहरी है। अंतिम लेखा-परीक्षा रिपोर्ट, हर खाते का विवरण और उपलब्ध प्रमाणों की सूची भेजिए, बदले में चरणबद्ध कार्य योजना और समय-सारणी मिलेगी। मूल्य प्रकाशित नहीं होते, केवल लिखित कोटेशन मान्य है।