บัญชีรายเดือน / Bookkeeping

ต้องส่งเอกสารอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน: เช็คลิสต์ครบทุกชนิด พร้อมไทม์ไลน์ยื่น ภ.พ.30 และ ภ.ง.ด.

2027-03-10 9 minหัวหน้าฝ่ายบัญชี (CPA)

นักบัญชีกำลังตรวจสอบเอกสารบัญชีรายเดือนของบริษัทในสำนักงานบัญชี

เขียนโดย

หัวหน้าฝ่ายบัญชี (CPA)

ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ขึ้นทะเบียนสภาวิชาชีพบัญชี

ปิดงบและเซ็นรับรองงบการเงินให้ธุรกิจ SME และบริษัทต่างชาติมากว่า 10 ปี ดูแลมาตรฐาน TFRS for NPAEs และการวางผังบัญชีตั้งแต่วันแรกของกิจการ

ตรวจทานโดย

หัวหน้าฝ่ายภาษี

ที่ปรึกษาภาษีอากรและผู้ตรวจสอบภาษี (TA)

ตรวจความถูกต้องของข้อกฎหมายและตัวเลขก่อนเผยแพร่ · เผยแพร่ 2027-03-10 · แก้ไขล่าสุด 2027-03-10

ดูประวัติทีมงาน

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของลูกค้าที่เพิ่งย้ายสำนักงานบัญชีไม่ใช่เรื่องราคา แต่คือไม่รู้ว่าต้องรวบรวมอะไรส่งบ้างในแต่ละเดือน เอกสารขาดแค่ใบเดียว ผู้ทำบัญชีต้องรอ ภ.พ.30 ก็ยื่นล่าช้า เบี้ยปรับ 500 บาทต่อแบบและเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือนตามมาทันที บทความนี้สรุปเช็คลิสต์เอกสาร 11 กลุ่มพร้อมไทม์ไลน์จริงที่เราใช้กับลูกค้ากว่า 200 กิจการ ตั้งแต่ร้านค้าเล็กจนถึงบริษัทที่มีสาขาหลายจังหวัด

1) กลุ่มเอกสารรายรับ: ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบลดหนี้

ทุกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินที่ออกในเดือนนั้นต้องส่งครบพร้อมเลขที่เรียงต่อเนื่อง หากมีใบลดหนี้หรือยกเลิกบิลต้องแนบเหตุผลและลายเซ็นลูกค้า เพราะกรมสรรพากรมองใบลดหนี้เป็นจุดเสี่ยงอันดับต้น ๆ ตอนตรวจ VAT ธุรกิจที่ออก e-Tax Invoice ต้องส่งออกไฟล์ XML ให้ตรงรอบด้วย

สำหรับร้านออนไลน์ที่รับเงินผ่าน Payment Gateway อย่าลืมรายงาน settlement รายวันที่แยกยอดค่าธรรมเนียมชัดเจน เพราะรายรับต้องบันทึกเต็มจำนวนก่อนหักค่าธรรมเนียม ไม่ใช่ยอดสุทธิที่เข้าบัญชี

2) กลุ่มเอกสารรายจ่าย: ใบกำกับภาษีซื้อ ค่าจ้าง และใบหัก ณ ที่จ่าย

ใบกำกับภาษีซื้อทุกใบที่จะเคลม VAT ต้องได้รับภายในวันที่ 25 ของเดือนถัดไปเพื่อให้ทันรอบนำส่ง ค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทนนิติบุคคล เช่น ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง ต้องมีหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายคู่กัน หากขาดหนังสือรับรอง ผู้ทำบัญชีจะหัก ภ.ง.ด.1 หรือ ภ.ง.ด.53 ให้ไม่ได้อย่างถูกต้อง

กรณีพนักงานเบิกค่าใช้จ่าย ควรมีใบเบิกจ่ายภายในลงลายเซ็นผู้อนุมัติกำกับทุกใบ สรรพากรสอบยิบเรื่องนี้เสมอในการตรวจสอบภาษีนิติบุคคลย้อนหลัง

3) กลุ่มการเงิน: สเตทเมนต์ สลิปโอน และเงินสดย่อย

ส่งสเตทเมนต์ทุกบัญชีธนาคารของบริษัททุกเดือนโดยไม่ต้องรอเรียกเก็บ ธุรกิจที่ใช้ PromptPay ประจำต้องแยกไฟล์ยอดรับผ่านช่องทางนี้ เพราะระบบกรมสรรพากรเชื่อมข้อมูลยอดเงินเข้าบัญชีกับยอดขายที่ยื่นแบบอยู่แล้ว ยอดต่างกันเกิน 5% จะถูกส่งหนังสือเชิญชี้แจง

เงินสดย่อยต้องมีทะเบียนควบคุม ยอดคงเหลือปลายเดือนสูงผิดปกติเป็นหนึ่งในสัญญาณเตือนที่ทำให้ถูกเลือกตรวจสอบ

4) ไทม์ไลน์มาตรฐานที่สำนักงานบัญชีใช้ทุกเดือน

วันที่ 1-5: ลูกค้าส่งเอกสารเดือนก่อนหน้าครบทุกกลุ่ม วันที่ 6-10: ผู้ทำบัญชีลงบัญชีและตรวจสอบความครบถ้วน วันที่ 11-13: สรุปยอด VAT หัก ณ ที่จ่าย และประกาศนียบัตรให้ลูกค้าอนุมัติ วันที่ 14-15: ยื่น ภ.พ.30 ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 ผ่านระบบ e-Filing (ชะลอได้ถึงวันที่ 22-23 หากยื่นออนไลน์) วันที่ 16 เป็นต้นไป: ส่งมอบรายงานการเงินเดือนนั้น

5) ทำไมระบบส่งเอกสารออนไลน์ชนะการส่งกระดาษ

การสแกนเอกสารขึ้น Cloud ตั้งแต่วันที่ออกบิลช่วยให้ผู้ทำบัญชีเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ ลดปัญหาเอกสารหาย และทำให้ปิดงบปลายปีเร็วขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ลูกค้าของเราที่เปลี่ยนมาใช้ระบบส่งเอกสารดิจิทัล ปิดงบเร็วขึ้นเฉลี่ย 45 วัน และไม่เคยโดนปรับยื่นล่าช้าอีกเลย

สรุป

ถ้าบริษัทของคุณยังส่งเอกสารเป็นกล่องกระดาษปลายเดือน หรือไม่แน่ใจว่าเอกสารครบหรือไม่ ทีม CPA ของเรายินดีตรวจสุขภาพกระบวนการเอกสารให้ฟรี 30 นาที ดูขอบเขตงานและแพ็กเกจรายเดือนได้ที่หน้าบริการและหน้าค่าบริการ หรืออ่านคำตอบเชิงลึกในคลังคำถามพบบ่อยของเรา

ปรึกษาทีมเราฟรี