ต้องส่งเอกสารอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน: เช็คลิสต์เอกสารและกำหนดยื่น ภ.พ.30 กับ ภ.ง.ด.

1) ฝั่งรายรับ: ใบกำกับภาษีขาย ใบเสร็จ ใบลดหนี้

ส่งสำเนาใบกำกับภาษีขาย ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินทุกใบที่ออกในเดือนนั้น เลขที่ควรต่อเนื่อง ถ้ามีใบที่ยกเลิก ให้ส่งฉบับที่ยกเลิกมาด้วยแทนการทิ้ง ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ต้องระบุเหตุที่ออก เพราะมีผลต่อยอดภาษีขายของเดือนที่ออกเอกสาร บริษัทที่ใช้ e-Tax Invoice ให้ส่งรายงานสรุปจากระบบแทนการพิมพ์ทีละใบ

ร้านออนไลน์ที่รับเงินผ่านแพลตฟอร์มหรือ Payment Gateway ให้ส่งรายงานการโอนเงิน (settlement) ที่แยกค่าธรรมเนียมไว้ เพราะรายได้ต้องลงตามยอดขายเต็ม ส่วนเงินที่แพลตฟอร์มหักไว้ลงเป็นรายจ่ายอีกบรรทัดหนึ่ง

2) ฝั่งรายจ่าย: ใบกำกับภาษีซื้อและหนังสือรับรองการหักภาษี

ใบกำกับภาษีซื้อควรส่งทันทีที่ได้รับ ภาษีซื้อนำไปเครดิตในเดือนที่ได้รับใบกำกับ หรือเดือนถัดไปได้ไม่เกิน 6 เดือนนับจากเดือนที่ออกใบกำกับ (มาตรา 82/3) ตรวจก่อนส่งว่าชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทถูกต้อง และระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขาตรงกับที่จดทะเบียน

ทุกครั้งที่จ่ายค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง หรือค่าโฆษณา ให้ส่งสำเนาหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่ออกให้ผู้รับเงินด้วย ผู้ทำบัญชีจะนำไปยื่น ภ.ง.ด.3 เมื่อผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดา และ ภ.ง.ด.53 เมื่อผู้รับเงินเป็นนิติบุคคล ส่วนค่าใช้จ่ายที่พนักงานสำรองจ่าย ให้แนบใบเบิกที่มีลายเซ็นผู้อนุมัติ

3) เงินเดือนและประกันสังคม

ส่งสรุปเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส และรายชื่อพนักงานเข้าออกของเดือน ข้อมูลนี้ใช้คำนวณ ภ.ง.ด.1 ซึ่งกำหนดกระดาษคือวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ส่วนวันที่ 15 เป็นกำหนดออนไลน์ตามมาตรการขยายเวลา ขณะที่เงินสมทบประกันสังคมนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ถ้ามีพนักงานใหม่ ให้แจ้งเลขบัตรประชาชนและวันเริ่มงานด้วย เพื่อขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนให้ทันกำหนด

4) ธนาคารและเงินสด

ส่งรายการเดินบัญชี (statement) ของทุกบัญชีที่เปิดในชื่อบริษัททุกเดือน รวมถึงบัญชีที่แทบไม่มีรายการ ผู้ทำบัญชีจะกระทบยอดเงินเข้ากับยอดขาย และเงินออกกับเอกสารรายจ่าย รายการที่หาเอกสารไม่ได้ควรเขียนคำอธิบายสั้น ๆ กำกับไว้ ภายใต้กฎหมาย e-Payment สถาบันการเงินต้องรายงานบัญชีที่รับโอนถี่ตามเกณฑ์ให้กรมสรรพากร ยอดเงินเข้าที่ไม่ตรงกับยอดขายจึงควรอธิบายได้

ถ้ามีเงินสดย่อย ให้ส่งทะเบียนคุมเงินสดย่อยพร้อมใบเสร็จ ยอดเงินสดคงเหลือในบัญชีที่สูงผิดปกติมักแปลว่ามีรายจ่ายที่ยังไม่ได้บันทึก

5) กำหนดยื่นแบบที่ควรรู้

ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ยื่นแบบกระดาษภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ยื่นออนไลน์ได้ถึงวันที่ 15 ส่วน ภ.พ.30 ยื่นแบบกระดาษภายในวันที่ 15 และยื่นออนไลน์ได้ถึงวันที่ 23 ตามมาตรการขยายเวลาของกรมสรรพากร ซึ่งต่ออายุเป็นคราว ๆ จึงควรเช็กประกาศล่าสุด เพื่อให้มีเวลาตรวจตัวเลขก่อนยื่น สำนักงานบัญชีส่วนใหญ่จึงขอให้ลูกค้าส่งเอกสารภายในต้นเดือน

6) ต้องเก็บต้นฉบับนานแค่ไหน

ภาพถ่ายหรือไฟล์สแกนช่วยให้ลงบัญชีได้เร็ว แต่ยังต้องเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 และรายงานภาษีซื้อภาษีขายกับใบกำกับภาษีก็ต้องเก็บไว้ 5 ปีเช่นกันตามประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 ควรจัดแฟ้มตามเดือนให้หยิบได้ทันทีเมื่อสรรพากรขอดู