บัญชีค้างหลายปี ต้องเริ่มแก้ตรงไหนก่อน เพื่อให้ค่าปรับต่ำที่สุด

1) ทำแผนที่ความเสียหายก่อนลงมือ

ขั้นแรกคือรวบรวมว่าค้างอะไรบ้าง แยกเป็นแบบภาษีรายเดือน แบบภาษีประจำปี และงบการเงินที่ต้องนำส่ง แต่ละรายการมีเจ้าของหน้าที่และฐานคำนวณเบี้ยปรับต่างกัน การรวมทุกอย่างเป็นก้อนเดียวทำให้ประเมินยอดผิด

ถัดมาคือตรวจว่ามีหนังสือเชิญพบหรือหนังสือแจ้งประเมินค้างอยู่หรือไม่ หากมี งานชิ้นนั้นต้องขึ้นก่อนเสมอ เพราะมีกรอบเวลาตอบที่บังคับอยู่

2) เรียงปีที่จะสะสางตามผลกระทบ

โดยทั่วไปเราเริ่มจากปีที่เก่าที่สุดที่ยังอยู่ในอายุความ เพราะยอดเงินเพิ่มจะเดินต่อทุกเดือนที่ปล่อยไว้ และตัวเลขยกมาของปีเก่าจะเป็นฐานของทุกปีถัดไป

ระหว่างนั้นให้หยุดเลือดไหลด้วยการยื่นงวดปัจจุบันให้ตรงเวลาไปพร้อมกัน มิฉะนั้นทีมจะไล่ตามงานเก่าไม่ทันงานใหม่ที่เพิ่มเข้ามาทุกเดือน

หากเอกสารบางปีสูญหาย ให้สร้างชุดหลักฐานทดแทนจากรายการเดินบัญชีธนาคารและใบกำกับที่คู่ค้าออกให้ แล้วบันทึกวิธีประมาณการไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

3) คุยกับเจ้าหน้าที่อย่างมีเอกสารรองรับ

การเข้าพบพร้อมกระดาษทำการที่อธิบายที่มาของตัวเลขได้ ช่วยให้บทสนทนาเปลี่ยนจากการต่อรองเป็นการตรวจสอบข้อเท็จจริง ซึ่งเป็นผลดีกับผู้ประกอบการเสมอ

หากยอดที่ต้องชำระสูงเกินกระแสเงินสด ควรยกประเด็นเรื่องการผ่อนชำระตั้งแต่ต้น พร้อมแสดงประมาณการกระแสเงินสดที่พิสูจน์ว่าแผนนั้นทำได้จริง

4) ปิดจบแล้วต้องไม่ย้อนกลับมาที่เดิม

เมื่อสะสางเสร็จ ให้ตั้งปฏิทินหน้าที่รายเดือนและรายปีพร้อมผู้รับผิดชอบชื่อจริง ไม่ใช่ปล่อยเป็นหน้าที่ลอย เพราะสาเหตุของการค้างส่วนใหญ่คือไม่มีใครเป็นเจ้าของงาน

จัดเก็บเอกสารเป็นระบบดิจิทัลตั้งแต่วันแรกหลังสะสาง เพื่อให้การตรวจย้อนหลังในอนาคตใช้เวลาไม่กี่ชั่วโมงแทนที่จะเป็นหลายสัปดาห์