บัญชีค้างหลายปี เริ่มสะสางจากจุดไหนก่อน

ขั้นที่หนึ่ง หยุดความเสียหายที่ยังเกิดอยู่

เริ่มจากรอบปัจจุบัน ทำให้เดือนนี้และเดือนหน้ายื่นได้ตรงเวลา พร้อมกันนั้นรวบรวมสถานะว่ารอบใดยังไม่ได้ยื่นบ้าง และมีหนังสือจากหน่วยงานค้างอยู่หรือไม่ ข้อมูลนี้กำหนดลำดับความเร่งด่วนทั้งหมด

ควบคุมบัญชีธนาคารให้กระทบยอดได้ก่อน เพราะกระแสเงินสดคือฐานที่ใช้ตรวจสอบรายการอื่นเมื่อเอกสารไม่ครบ

ขั้นที่สอง ประเมินขอบเขตงานเก่า

สำรวจว่ามีเอกสารอยู่กี่เปอร์เซ็นต์ของรายการทั้งหมด แยกเป็นรายการที่มีหลักฐานครบ รายการที่มีเพียงหลักฐานการโอน และรายการที่ไม่มีอะไรเลย สัดส่วนสามกลุ่มนี้บอกได้ว่างานจะใช้เวลาเท่าไรและผลลัพธ์จะออกมาแม่นแค่ไหน

กรณีเอกสารสูญหาย ให้ขอสำเนาจากธนาคารและคู่ค้าเป็นลำดับแรก ส่วนที่หาไม่ได้จริงต้องบันทึกวิธีประมาณการและเหตุผลไว้อย่างโปร่งใส

ขั้นที่สาม ปิดย้อนหลังและวางระบบใหม่

เมื่อได้ข้อมูลครบพอ ให้ปิดย้อนหลังทีละรอบตามลำดับเวลา แล้วจัดทำแบบที่ต้องยื่นเพิ่มเติม พร้อมประเมินภาระที่อาจเกิดขึ้นเพื่อวางแผนกระแสเงินสด

ปิดท้ายด้วยการวางระบบใหม่ที่ป้องกันไม่ให้ค้างซ้ำ ได้แก่ กำหนดวันส่งเอกสาร ผู้รับผิดชอบที่ระบุชื่อ และรายงานสถานะรายเดือนที่เจ้าของกิจการอ่านแล้วเข้าใจ

ขั้นตอนและกำหนดเวลาข้างต้นสรุปตามสถานะเดือนสิงหาคม 2569 ควรตรวจสอบรายละเอียดล่าสุดกับหน่วยงานที่รับผิดชอบก่อนดำเนินการ