e-Withholding Tax คืออะไร ธุรกิจได้อะไร และเริ่มใช้อย่างไรให้ไม่พลาด

1) กลไกการทำงานโดยย่อ

เมื่อคุณสั่งจ่ายเงินผ่านช่องทางที่ธนาคารรองรับ ระบบจะแยกยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายออกจากยอดที่จ่ายให้คู่ค้า แล้วนำส่งกรมสรรพากรพร้อมข้อมูลผู้ถูกหักในคราวเดียว ผู้จ่ายจึงไม่ต้องยื่นแบบรายเดือนสำหรับรายการที่ผ่านระบบนี้

ผู้ถูกหักสามารถตรวจสอบยอดภาษีที่ถูกหักได้จากระบบของกรมสรรพากร ทำให้ลดข้อพิพาทเรื่องหนังสือรับรองหายหรือยอดไม่ตรงที่มักเกิดตอนปิดปี

2) ใครควรเริ่มใช้ก่อน

ธุรกิจที่จ่ายค่าบริการให้คู่ค้าจำนวนมากในแต่ละเดือน เช่น เอเจนซี ผู้รับเหมา ธุรกิจขนส่ง และร้านค้าออนไลน์ที่จ่ายค่าโฆษณาและค่าฟรีแลนซ์เป็นประจำ จะได้ประโยชน์สูงที่สุดเพราะงานเอกสารรายเดือนลดลงชัดเจน

กิจการที่จ่ายเงินสดหน้างานหรือจ่ายผ่านหลายบัญชีธนาคารที่ไม่รองรับ ควรวางระบบการจ่ายให้รวมศูนย์ก่อน มิฉะนั้นจะเกิดสภาพครึ่งระบบที่ต้องยื่นสองทางและตรวจสอบยาก

3) จุดที่มักตั้งค่าผิดและทำให้ยอดไม่ตรง

ผิดที่พบบ่อยที่สุดคือเลือกประเภทเงินได้และอัตราภาษีไม่ตรงกับลักษณะงานจริง เช่น จ่ายค่าจ้างทำของแต่เลือกเป็นค่าบริการ ทำให้อัตราที่หักคลาดเคลื่อนและต้องตามแก้ภายหลัง

อีกจุดคือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคู่ค้าไม่ถูกต้อง หรือชื่อผู้รับเงินในระบบธนาคารไม่ตรงกับผู้ออกใบแจ้งหนี้ ทำให้ข้อมูลที่นำส่งไม่จับคู่กับผู้ถูกหัก

การจ่ายบางส่วนผ่านระบบและบางส่วนนอกระบบในเดือนเดียวกัน จำเป็นต้องยื่นแบบสำหรับส่วนที่อยู่นอกระบบด้วย หากลืมจะกลายเป็นยื่นขาด

4) สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเปิดใช้งาน

เตรียมข้อมูลคู่ค้าให้สะอาดก่อน ทั้งเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ตามหน้าทะเบียน ประเภทเงินได้ และอัตราหักที่ใช้ประจำ แล้วนำเข้าระบบเป็นฐานข้อมูลกลาง

ปรับผังบัญชีให้มีบัญชีพักภาษีหัก ณ ที่จ่ายแยกจากบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อให้กระทบยอดกับรายการเดินบัญชีธนาคารได้ทุกสิ้นเดือน

กำหนดผู้รับผิดชอบตรวจรายการก่อนอนุมัติจ่าย เพราะเมื่อเงินออกจากระบบแล้วการแก้ไขประเภทเงินได้ย้อนหลังทำได้ยากกว่าการแก้ก่อนจ่าย