ร้านออนไลน์เปลี่ยนสำนักงานบัญชี: รับช่วงงบค้างอย่างไรไม่ให้ยอดหาย

ประเด็นในสถานการณ์ตัวอย่าง

• ไม่มีไฟล์บัญชีหรือยอดยกมาจากสำนักงานเดิม จึงไม่รู้ว่าปีไหนปิดงบแล้ว
• ยอดเงินเข้าธนาคารเป็นยอดสุทธิหลังหักค่าธรรมเนียม ถ้าใช้เป็นรายได้ตรง ๆ ยอดขายจะต่ำกว่าความจริง
• กรรมการเบิกเงินใช้ส่วนตัวโดยไม่มีเอกสาร ทำให้ยอดเงินสดและบัญชีกรรมการไม่ตรง
• ไม่แน่ใจว่ารายรับเคยเกิน 1.8 ล้านบาทเมื่อใดและหน้าที่ VAT เริ่มตั้งแต่ตอนไหน

แนวทางที่ต้องประเมิน

1. 1. ขอเอกสารคืนและเช็กสิ่งที่ยื่นแล้ว

   ขึ้นกับการตอบกลับ

   ทำหนังสือขอเอกสารคืนถึงสำนักงานเดิม เก็บหลักฐานการติดต่อ และดึงหลักฐานรับงบจาก DBD e-Filing กับแบบภาษีจากระบบกรมสรรพากรด้วยบัญชีของบริษัทเอง

2. 2. สร้างรายได้จากรายงานแพลตฟอร์ม

   ตามจำนวนเดือนและแพลตฟอร์ม

   ใช้รายงานยอดขายและ settlement แยกยอดขาย คืนสินค้า ส่วนลด ค่าคอมมิชชันและค่าโฆษณา แล้วกระทบกับยอดโอนเข้าธนาคารทุกงวด ตรวจเงื่อนไขของแต่ละแพลตฟอร์มก่อนสรุปวิธีบันทึก

3. 3. ปิดงบทีละปีพร้อมทะเบียนข้อจำกัด

   ยืนยันหลังเห็นเอกสาร

   ปิดงบเรียงปี ให้ผู้สอบบัญชีอิสระพิจารณาหลักฐาน ระบุรายการที่หาเอกสารไม่ได้ตรง ๆ ไม่สร้างเอกสารย้อนหลังเพื่อให้ยอดลงตัว แล้วยื่นงบต่อ DBD และแบบภาษีตามหน้าที่ของแต่ละปี

4. 4. ตั้งระบบเดือนปัจจุบันแยกจากงานค้าง

   ตั้งแต่เดือนตัดงาน

   ตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเดือนใดสำนักงานใหม่เริ่มรับผิดชอบยื่นแบบรายเดือน และกำหนดวันส่ง settlement กับ statement ทุกเดือน เพื่อไม่ให้งานใหม่ค้างระหว่างแก้ของเก่า

เอกสารที่ควรเตรียมตรวจ

• หนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับล่าสุด พร้อม บอจ.5
• รายงานยอดขายและ settlement ของทุกแพลตฟอร์มในปีที่ค้าง
• Statement ทุกบัญชีธนาคารของบริษัท
• ใบกำกับภาษีค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มและค่าโฆษณา
• ข้อมูลสต๊อกที่มีจริง เช่น รายงานคลังหรือผลนับ
• งบและแบบภาษีปีล่าสุดที่เคยยื่น (ถ้ามี)

สิ่งที่ต้องยืนยันก่อนส่งมอบ

ข้อควรระวังที่ธุรกิจแบบเดียวกันมักพลาด

• ยอดโอนสุทธิจากแพลตฟอร์มไม่ใช่ยอดขาย ต้องแยกค่าธรรมเนียมออกมาพร้อมหลักฐาน
• ยื่นงบย้อนหลังแล้วไม่ได้แปลว่าหมดภาระค่าปรับหรือภาษีที่อาจถูกประเมิน
• เงินที่กรรมการเบิกโดยไม่มีเอกสารต้องตรวจลักษณะรายการก่อน อย่าลงเป็นรายจ่ายเพื่อให้ยอดลงตัว
• ไม่มีใครรับประกันได้ว่าบริษัทจะไม่ถูกดำเนินการหรือจะกลับสถานะปกติภายในเวลาที่กำหนด

คำถามที่พบบ่อยจากเคสนี้

สำนักงานบัญชีเดิมไม่คืนเอกสารต้องทำอย่างไร?

เอกสารบัญชีเป็นของกิจการ ให้ขอคืนเป็นลายลักษณ์อักษรและเก็บหลักฐานการติดต่อ ระหว่างนั้นขอข้อมูลที่บริษัทเข้าถึงได้เองจากธนาคาร แพลตฟอร์ม DBD และกรมสรรพากร หากต้องดำเนินการทางกฎหมายให้ปรึกษาทนายความ

ใช้ยอดเงินเข้าธนาคารเป็นรายได้ได้ไหม?

ไม่ควรใช้ตรง ๆ เพราะแพลตฟอร์มหักค่าธรรมเนียมก่อนโอน ควรเริ่มจากรายงานยอดขายและ settlement แล้วกระทบกับเงินเข้าธนาคาร

งบที่ค้างทุกปีต้องมีผู้สอบบัญชีไหม?

บริษัทจำกัดต้องมีงบที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบตามหลักเกณฑ์ที่ใช้บังคับ ควรตรวจกับผู้สอบบัญชีถึงหลักฐานที่ต้องใช้ของแต่ละปี

ค้างส่งงบต้องเสียค่าปรับเท่าไร?

ขึ้นกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ระยะเวลาค้างและการพิจารณาของหน่วยงาน ควรตรวจกับ DBD และกรมสรรพากรตามข้อเท็จจริง เราไม่ประเมินตัวเลขแทนหน่วยงาน

ขายออนไลน์ต้องจด VAT เมื่อไร?

เมื่อรายรับจากการขายสินค้าหรือบริการที่อยู่ในระบบ VAT เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องจดภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายรับเกิน ตรวจจากยอดขายขั้นต้น ไม่ใช่ยอดโอนสุทธิ

ควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีช่วงไหน?

หลังปิดรอบปีจะชัดเจนที่สุด แต่ถ้างานค้างอยู่ไม่ควรรอ ให้ตกลงเดือนตัดงานและรายการเอกสารส่งมอบเป็นลายลักษณ์อักษร

กรณีศึกษาอื่น

• ร้านอาหารหลายสาขา: ตรวจภาษีซื้อก่อนแก้ ภ.พ.30
• โรงงาน BOI ปิดงบปีแรก: แยกกำไรกิจการได้สิทธิกับไม่ได้สิทธิ
• คลินิกหลายสาขาจ้างแพทย์พาร์ทไทม์: แยกลูกจ้างกับผู้รับจ้างก่อนหักภาษี