ข้อมูลบัญชีและภาษีสำหรับธุรกิจในอุดรธานี

เมื่อยอดรับเงินในรอบปีจากกิจกรรมที่อยู่ในข่ายแตะเพดานตามที่กฎหมายวางไว้ ต้องยื่นจดภายในกำหนดนับแต่วันที่รายรับเกิน ค่าเช่าที่ดินหรืออาคารเปล่าได้รับยกเว้น แต่ค่าบริการส่วนกลาง ค่าน้ำค่าไฟที่บวกกำไร หรือค่าซักรีด เป็นบริการที่นำมานับรวมได้ ร้านค้าปลีกในตัวเมืองที่ขายทั้งหน้าร้านและผ่านแอปส่งของควรรวมยอดทั้งสองช่องทางเพื่อประเมินเพดานให้ถูกต้อง

การขายผลผลิตที่ปลูกเองถือเป็นเงินได้จากเกษตรกรรมซึ่งหักค่าใช้จ่ายเหมาได้ในอัตราที่กำหนด และผลผลิตทางการเกษตรที่ยังไม่แปรรูปโดยทั่วไปได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ถ้าเริ่มรับซื้อจากรายอื่นมาขายต่อ หรือแปรรูปบรรจุขายเป็นสินค้า สถานะจะเปลี่ยนเป็นการค้าที่ต้องพิจารณาทั้งการจดทะเบียนพาณิชย์และภาระภาษีชุดใหม่

หากดำเนินกิจการในนามบุคคลธรรมดายังไม่มีข้อบังคับให้ทำบัญชีตามมาตรฐานนิติบุคคล แต่เมื่อรายได้เพิ่มถึงเกณฑ์จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือเริ่มมีการนำเข้าส่งออกเป็นประจำจนต้องใช้ใบขนสินค้า ควรพิจารณาจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลควบคู่กับการทำบัญชีตามมาตรฐาน เพราะธนาคารและด่านศุลกากรมักขอดูงบการเงินประกอบการขอวงเงินหรือสิทธิพิเศษทางภาษี

สิทธิ VAT อัตราศูนย์จะใช้ได้ต่อเมื่อมีหลักฐานการส่งออกครบ ทั้งใบขนสินค้าขาออกและหลักฐานการรับชำระเงินจากผู้ซื้อฝั่งลาว ผู้ค้ารายย่อยในอุดรธานีที่ใช้บริการขนส่งเหมาข้ามด่าน มักได้เพียงใบเสร็จของบริษัทขนส่ง โดยไม่มีใบขนสินค้าที่ออกในนามตนเอง จึงขอใช้อัตราศูนย์ไม่ได้ ก่อนตกลงว่าจ้าง ควรถามให้ชัดว่าผู้ให้บริการออกใบขนในนามผู้ขายจริงหรือไม่

ค่าบริการคลังสินค้าและการกระจายสินค้าถือเป็นค่าบริการทั่วไป ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราร้อยละสามเมื่อผู้ให้บริการเป็นนิติบุคคล ส่วนหากสัญญารวมค่าเช่าพื้นที่โกดังแยกจากค่าบริการจัดการ ควรแยกหักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทรายจ่ายแต่ละส่วนให้ถูกต้อง เพราะอัตราค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ต่างจากอัตราค่าบริการ

การซื้อสินค้าจากผู้ขายต่างประเทศไม่เข้าข่ายต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามหลักทั่วไป เพราะเป็นการซื้อขายสินค้าไม่ใช่ค่าบริการ แต่หากในสัญญามีค่าบริการติดตั้งหรือให้คำปรึกษาที่ผู้ขายฝั่งลาวมาดำเนินการในไทยรวมอยู่ด้วย ส่วนนั้นอาจเข้าข่ายต้องพิจารณาภาระภาษีเงินได้นิติบุคคลของผู้ให้บริการต่างประเทศแยกต่างหาก ควรแยกมูลค่าสินค้ากับค่าบริการในสัญญาให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

พนักงานที่ทำงานเป็นกะยังต้องได้รับค่าล่วงเวลาเมื่อทำงานเกินแปดชั่วโมงต่อวันหรือเกินตารางกะที่ตกลงไว้ และฐานเงินเดือนที่ใช้คำนวณเงินสมทบประกันสังคมต้องรวมค่าตำแหน่งหรือค่าครองชีพที่จ่ายประจำทุกเดือนด้วย ร้านค้าปลีกในอุดรธานีที่จ้างพนักงานพาร์ทไทม์จำนวนมากมักลืมขึ้นทะเบียนผู้ที่ทำงานไม่ครบเดือนแรกแต่มีสัญญาต่อเนื่อง เราตั้งระบบตรวจสอบสถานะพนักงานทุกสัปดาห์แรกของเดือนเพื่อไม่ให้พลาดกำหนดขึ้นทะเบียน

แรงงานต่างด้าวที่มีใบอนุญาตทำงานถูกต้องต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมเช่นเดียวกับแรงงานไทยและมีสิทธิได้รับความคุ้มครองเท่ากัน โรงงานควรตรวจสอบวันหมดอายุใบอนุญาตทำงานให้ตรงกับรอบต่ออายุประกันสังคม เพราะเมื่อใบอนุญาตหมดอายุสถานะการเป็นผู้ประกันตนจะได้รับผลกระทบทันที เราจัดทำปฏิทินต่ออายุร่วมสำหรับใบอนุญาตทำงานและประกันสังคมให้ตรงกันในระบบเดียว

นายจ้างสามารถเลือกขึ้นทะเบียนสาขาแต่ละแห่งแยกกันหรือรวมนำส่งจากสำนักงานใหญ่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับที่จดทะเบียนไว้กับสำนักงานประกันสังคมตั้งแต่แรก แต่ไม่ว่าจะเลือกแบบใด ต้องแจ้งรายชื่อพนักงานที่โอนย้ายระหว่างสาขาให้ตรงเวลาเพื่อไม่ให้เกิดการนำส่งซ้ำซ้อนหรือขาดช่วง เราแนะนำให้รวมนำส่งจากสำนักงานใหญ่เมื่อพนักงานมีการโยกย้ายบ่อยเพื่อลดความซับซ้อนของเอกสาร

วัตถุดิบเกษตรที่เก็บไว้นานมีความเสี่ยงเสื่อมสภาพหรือน้ำหนักลดลงตามธรรมชาติ ต้องมีการตรวจนับสต็อกจริงเทียบกับบัญชีคุมสินค้าอย่างสม่ำเสมอและตั้งค่าเผื่อการด้อยค่าตามสภาพจริงก่อนปิดงบประจำปี ผู้สอบบัญชีมักขอดูรายงานการตรวจนับสต็อก ณ วันสิ้นงวดพร้อมภาพถ่ายหรือบันทึกน้ำหนักเพื่อยืนยันความสมเหตุสมผลของมูลค่าคงเหลือ

ลูกหนี้ข้ามแดนที่ค้างชำระเกินระยะเวลาปกติของธุรกิจควรได้รับการประเมินความสามารถในการชำระหนี้แยกจากลูกหนี้ในประเทศ เนื่องจากการติดตามหนี้ข้ามพรมแดนทำได้ยากกว่าและใช้เวลานานกว่า ควรตั้งนโยบายตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญตามอายุหนี้ที่ค้างชำระโดยเฉพาะสำหรับกลุ่มลูกหนี้ต่างประเทศ และเก็บหลักฐานการติดต่อทวงถามไว้ประกอบการพิจารณาตัดหนี้สูญในอนาคต

นอกจากจดทะเบียนบริษัทและ VAT แล้ว ผู้ส่งออกต้องขึ้นทะเบียนผู้ส่งออกกับกรมศุลกากรเพื่อขอเลขประจำตัวใช้ในการยื่นใบขนสินค้า และหากสินค้าอยู่ในรายการควบคุมการส่งออก ต้องขอใบอนุญาตเฉพาะจากหน่วยงานที่กำกับดูแลสินค้าประเภทนั้นก่อนส่งออกทุกครั้ง ควรตรวจสอบพิกัดศุลกากรของสินค้าล่วงหน้าเพื่อทราบว่าต้องขอใบอนุญาตเพิ่มหรือไม่

การตั้งคลังสินค้าทัณฑ์บนต้องขออนุญาตจากกรมศุลกากรโดยแสดงแผนผังสถานที่ ระบบรักษาความปลอดภัย และระบบบัญชีคุมสินค้าที่รองรับการตรวจสอบย้อนหลัง นอกจากนี้ยังต้องมีหนังสือค้ำประกันตามที่กรมศุลกากรกำหนดก่อนได้รับอนุมัติ ผู้ประกอบการควรเตรียมระบบบัญชีสต็อกแบบเรียลไทม์ไว้ล่วงหน้า เพราะเป็นเงื่อนไขที่เจ้าหน้าที่ตรวจสอบก่อนออกใบอนุญาตเสมอ