สัญญาที่ต้องอ่านคู่กับภาษี
ร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ โดยดูผลทางภาษีไปพร้อมกัน
สัญญาฉบับเดียวกันเขียนต่างกันเพียงสองสามบรรทัด ภาระภาษีที่ตามมาก็ต่างกันได้ทั้งปี เราจึงอ่านสัญญาโดยดูทั้งความเสี่ยงทางกฎหมายและตัวเลขที่จะไหลเข้าสู่งบพร้อมกัน
คำตอบโดยสรุป
การตรวจสัญญาธุรกิจควรดูสามชั้นพร้อมกัน ชั้นแรกคือสิทธิหน้าที่และทางออกเมื่อผิดนัด ชั้นที่สองคือการจัดประเภทของงานซึ่งกำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายและจุดรับรู้ภาษีมูลค่าเพิ่ม ชั้นที่สามคืออากรแสตมป์ที่ต้องปิดให้ถูกประเภทและถูกเวลา เพราะตราสารที่ไม่ปิดอากรอาจใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีไม่ได้
หน้านี้เขียนให้ใคร
- ผู้ประกอบการที่กำลังเซ็นสัญญามูลค่าสูงหรือสัญญาระยะยาว
- บริษัทที่ใช้แบบฟอร์มสัญญาเดิมต่อกันมาหลายปีโดยไม่เคยทบทวน
- กิจการที่มีคู่ค้าต่างชาติและต้องระบุกฎหมายที่ใช้บังคับ
ชื่อสัญญาไม่สำคัญเท่าเนื้อหาที่เขียนไว้
เวลาตีความว่าเป็นจ้างทำของ ซื้อขาย หรือให้บริการ สิ่งที่ใช้ตัดสินคือหน้าที่ที่ตกลงกันจริง ไม่ใช่หัวกระดาษ การจัดประเภทผิดทำให้หักภาษี ณ ที่จ่ายผิดอัตรา ซึ่งผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับผลกระทบเต็ม ๆ เพราะต้องรับผิดในจำนวนที่หักขาดไป เราจึงไล่อ่านเนื้องานจริงก่อนแล้วค่อยย้อนไปแก้ถ้อยคำให้ตรงกัน
เงื่อนไขการชำระเงินคือหัวใจของกระแสเงินสด
งวดงาน เงื่อนไขการตรวจรับ และวันเริ่มนับเครดิตเทอม เป็นสามจุดที่ทำให้ลูกหนี้ค้างหรือไม่ค้าง หากเขียนว่าชำระเมื่อตรวจรับโดยไม่กำหนดกรอบเวลาการตรวจรับไว้ อีกฝ่ายจะยืดได้ไม่จำกัด เราจึงเสนอให้ใส่กรอบเวลาและผลเมื่อนิ่งเฉย เพื่อให้ฝ่ายบัญชีตั้งกำหนดวางบิลได้จริง
อากรแสตมป์เป็นรายละเอียดที่ราคาแพงเมื่อลืม
ตราสารหลายประเภทต้องปิดอากรตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ภายในกำหนด หากปิดช้าหรือปิดไม่ครบ ต้องเสียเงินเพิ่มเป็นเท่าตัวและอาจใช้ตราสารเป็นพยานหลักฐานไม่ได้จนกว่าจะแก้ไขให้ถูกต้อง เราจึงระบุไว้ท้ายรายงานตรวจสัญญาทุกครั้งว่าฉบับนี้ต้องปิดอากรแบบใด จำนวนเท่าไร และใครรับผิดชอบ
ข้อพิพาทจบเร็วได้ถ้าเขียนทางออกไว้ล่วงหน้า
ข้อกำหนดเรื่องการบอกเลิก การคิดค่าเสียหาย และเวทีระงับข้อพิพาท เป็นส่วนที่ไม่มีใครอยากอ่านตอนเซ็น แต่กลายเป็นส่วนที่ใช้จริงเสมอเมื่อมีปัญหา เราเขียนให้ชัดว่าเหตุใดถือเป็นการผิดสัญญาร้ายแรง ต้องบอกกล่าวล่วงหน้ากี่วัน และคำนวณค่าเสียหายด้วยฐานใด
เอกสารที่ควรเตรียม
| เอกสาร | ใช้ทำอะไร |
|---|---|
| ร่างสัญญาฉบับที่จะใช้ | ไฟล์แก้ไขได้จะเร็วกว่าไฟล์สแกน เพราะเราส่งกลับเป็นฉบับแก้ไขที่เห็นรอยแก้ |
| ขอบเขตงานหรือใบเสนอราคาที่ตกลงกัน | ใช้ตรวจว่าเนื้อหาในสัญญาตรงกับสิ่งที่ตกลงทางการค้าจริง |
| เงื่อนไขการชำระเงินที่ต้องการ | รวมถึงงวดเงิน หลักประกัน และเครดิตเทอมที่ยอมรับได้ |
| หนังสือรับรองของคู่สัญญา | ตรวจอำนาจลงนามและข้อจำกัดอำนาจกรรมการก่อนเซ็น |
ลำดับการทำงาน
- 1
รับโจทย์และอ่านฉบับตั้งต้น
สรุปประเด็นเสี่ยงเป็นรายข้อ พร้อมระบุว่าข้อใดต่อรองได้และข้อใดควรยืน
- 2
ตรวจมุมภาษีควบคู่
ระบุอัตราหัก ณ ที่จ่าย จุดรับรู้ภาษีมูลค่าเพิ่ม และอากรแสตมป์ที่เกี่ยวข้องกับตราสารฉบับนั้น
- 3
ส่งฉบับแก้ไขพร้อมเหตุผล
ทุกรอยแก้มีคำอธิบายกำกับ เพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจได้เองว่าจะรับข้อใด
- 4
สนับสนุนรอบเจรจา
ร่วมประชุมหรือจัดเตรียมข้อความสำรองให้ใช้ต่อรอง จนกว่าจะได้ฉบับที่ทั้งสองฝ่ายลงนามได้
- 5
ส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีตั้งระบบ
แจ้งฝ่ายบัญชีถึงงวดวางบิล อัตราหักภาษี และเอกสารที่ต้องเก็บ เพื่อให้ปฏิบัติตรงกับที่เซ็นไว้
กรอบเวลา
สัญญาทั่วไปความยาวไม่มากใช้เวลาตรวจรอบแรกในระดับไม่กี่วันทำการ ส่วนสัญญาโครงการหรือสัญญาข้ามประเทศที่มีเอกสารแนบหลายฉบับจะกำหนดกรอบเวลาร่วมกันตั้งแต่ต้น
การคิดค่าบริการ
คิดตามความยาวและความซับซ้อนของฉบับที่ตรวจ ระบุจำนวนรอบแก้ไขที่รวมอยู่ในข้อเสนอให้ชัดเจน หากต้องเข้าร่วมเจรจาเพิ่มจะแจ้งก่อนทุกครั้ง
คำถามที่พบบ่อย
ใช้แบบฟอร์มสัญญาสำเร็จรูปจากอินเทอร์เน็ตได้ไหม
ใช้เป็นจุดตั้งต้นได้ แต่แบบฟอร์มเหล่านั้นมักไม่ระบุการจัดประเภทงานให้ตรงกับภาษีของไทย ไม่ครอบคลุมอากรแสตมป์ และบางฉบับอ้างอิงกฎหมายต่างประเทศ จึงควรปรับให้เข้ากับธุรกรรมจริงก่อนใช้
สัญญาภาษาอังกฤษใช้ในไทยได้หรือไม่
ใช้ได้และมีผลผูกพัน แต่เมื่อขึ้นศาลไทยต้องมีคำแปล และหากทำสองภาษาควรระบุให้ชัดว่าฉบับใดเป็นฉบับที่ใช้ตีความเมื่อข้อความไม่ตรงกัน
ต้องปิดอากรแสตมป์ทุกฉบับหรือไม่
ไม่ใช่ทุกฉบับ ขึ้นอยู่กับว่าตราสารนั้นอยู่ในบัญชีอัตราอากรแสตมป์หรือไม่ เช่น สัญญาเช่าและสัญญาจ้างทำของอยู่ในข่าย ส่วนบางตราสารไม่อยู่ในข่าย เราระบุให้เป็นรายฉบับ
แก้สัญญาที่เซ็นไปแล้วได้ไหม
แก้ได้ด้วยบันทึกข้อตกลงแนบท้ายที่ทั้งสองฝ่ายลงนาม โดยต้องระบุว่าข้อใดถูกยกเลิกหรือแทนที่ และตรวจว่าการแก้ไขนั้นทำให้ต้องปิดอากรเพิ่มหรือไม่
ควรตั้งค่าปรับผิดนัดไว้ระดับไหนจึงใช้ได้ผล
คู่สัญญาตั้งตัวเลขกันเองได้ แต่หากจำนวนนั้นสูงจนไม่สมดุลกับความเสียหาย ผู้พิพากษาก็ปรับลดลงได้เมื่อมีข้อพิพาท ทางที่มั่นคงกว่าคือผูกไว้กับอัตราที่อ้างอิงแหล่งภายนอกได้ และเขียนวิธีคำนวณให้เห็นที่มาของตัวเลขทุกบรรทัด
ทำไมต้องให้ฝ่ายบัญชีอ่านสัญญาด้วย
เพราะเงื่อนไขการวางบิลและการหักภาษีถูกกำหนดไว้ในสัญญา หากฝ่ายบัญชีไม่เห็นตั้งแต่ต้น มักเกิดกรณีหักภาษีผิดอัตราหรือออกใบกำกับภาษีผิดงวด ซึ่งแก้ย้อนหลังยุ่งกว่าการอ่านล่วงหน้า
ส่งเรื่องให้เราดูก่อนตัดสินใจ
ส่งเอกสารที่มีอยู่มาให้ดูก่อนได้ เราจะบอกตรง ๆ ว่าควรเดินทางไหน ต้องใช้เวลาเท่าไร และค่าใช้จ่ายอยู่ช่วงใด โดยยังไม่มีค่าใช้จ่ายในการประเมินเบื้องต้น