งานคดีที่เริ่มจากสมุดบัญชี
ฟ้องเรียกหนี้การค้าและติดตามลูกหนี้ค้างชำระ
ยอดลูกหนี้ที่ค้างข้ามปีสร้างปัญหาสองชั้นพร้อมกัน คือเงินสดที่ไม่เข้ากิจการ กับตัวเลขในงบที่สรรพากรตั้งคำถามเมื่อขอตัดเป็นค่าใช้จ่าย หน้านี้เรียงลำดับให้เห็นว่าควรเดินเรื่องอย่างไรและเมื่อไรจึงถึงจุดที่ต้องขึ้นศาล
คำตอบโดยสรุป
ลูกหนี้การค้าที่ค้างชำระเริ่มจากหนังสือทวงถามที่ระบุยอด วันครบกำหนด และผลหากเพิกเฉย จากนั้นจึงยื่นฟ้องต่อศาลที่มีเขตอำนาจ และบังคับคดีเมื่อคำพิพากษาถึงที่สุด ระหว่างทางฝ่ายบัญชีต้องเก็บหลักฐานการติดตามไว้ครบ เพราะการตัดหนี้สูญทางภาษีต้องพิสูจน์ว่าได้ติดตามตามสมควรแล้ว ไม่ใช่เพียงบันทึกตัดออกจากบัญชี
หน้านี้เขียนให้ใคร
- กิจการที่มียอดลูกหนี้ค้างเกินหนึ่งรอบบัญชีและเริ่มกระทบสภาพคล่อง
- ผู้ประกอบการที่เคยส่งทวงถามเองแล้วเงียบ ไม่แน่ใจว่าขั้นถัดไปคืออะไร
- ผู้บริหารที่ต้องการล้างลูกหนี้ค้างออกจากงบก่อนปิดปีอย่างถูกวิธี
เริ่มจากตรวจเอกสารก่อนว่ามูลหนี้แน่นแค่ไหน
สิ่งแรกที่เราดูไม่ใช่ยอดเงิน แต่เป็นชุดเอกสารที่ทำให้มูลหนี้พิสูจน์ได้ ใบสั่งซื้อ ใบส่งของที่มีลายเซ็นผู้รับ ใบแจ้งหนี้ และหลักฐานการติดต่อทวงถาม หากชุดเอกสารขาดตอน โอกาสชนะและโอกาสได้เงินคืนจะต่างกันมาก หลายกรณีที่ปรึกษากันแล้วพบว่าควรเจรจาประนีประนอมพร้อมทำหนังสือรับสภาพหนี้ก่อน เพราะได้เงินเร็วกว่าและต้นทุนต่ำกว่าการเดินคดีเต็มรูปแบบ
อายุความคือเงื่อนไขที่ปล่อยผ่านไม่ได้
หนี้แต่ละประเภทมีกำหนดเวลาที่ใช้สิทธิทางศาลได้ไม่เท่ากัน หนี้จากการซื้อขายสินค้าระหว่างผู้ประกอบการมีกรอบเวลาสั้นกว่าที่หลายคนเข้าใจ เมื่อเลยกำหนดแล้วลูกหนี้ยกขึ้นต่อสู้ได้ทันที เราจึงตรวจวันที่ครบกำหนดชำระของแต่ละใบแจ้งหนี้เป็นอันดับต้น ๆ และแจ้งกลับตรง ๆ หากบางรายการเหลือเวลาน้อยจนต้องเร่งดำเนินการก่อนรายการอื่น
ช่วงบังคับคดีคือช่วงที่วัดผลจริง
คำพิพากษาไม่ได้แปลว่าเงินเข้าบัญชี ขั้นที่ทำให้ได้รับชำระคือการสืบทรัพย์และยึดอายัด ซึ่งต้องรู้ว่าลูกหนี้มีบัญชีธนาคาร ที่ดิน ยานพาหนะ หรือสิทธิเรียกร้องใดอยู่บ้าง เราจึงคุยเรื่องความเป็นไปได้ของการบังคับคดีตั้งแต่ก่อนฟ้อง เพื่อไม่ให้ลูกค้าจ่ายค่าดำเนินการไปกับคดีที่ชนะแล้วเก็บเงินไม่ได้
จุดที่งานบัญชีกับงานคดีต้องคุยกัน
การตัดหนี้สูญเพื่อถือเป็นรายจ่ายทางภาษีมีเงื่อนไขตามกฎกระทรวงที่กำหนดวิธีติดตามตามขนาดของหนี้ไว้ต่างกัน หนี้ก้อนเล็กกับก้อนใหญ่ใช้หลักฐานคนละระดับ ทีมบัญชีของเราจึงเก็บสำเนาหนังสือทวงถาม ใบตอบรับ และเอกสารคดีเข้าแฟ้มเดียวกับงบการเงิน เพื่อให้ปีที่ตัดหนี้สูญมีเอกสารพร้อมชี้แจงทันทีหากถูกขอตรวจ
เอกสารที่ควรเตรียม
| เอกสาร | ใช้ทำอะไร |
|---|---|
| สัญญาซื้อขายหรือใบสั่งซื้อ | ฉบับที่คู่สัญญาลงนาม หรืออีเมลยืนยันคำสั่งซื้อหากไม่มีสัญญาเป็นเล่ม |
| ใบส่งของและใบแจ้งหนี้ | ต้องมีหลักฐานว่าปลายทางรับของแล้ว เช่น ลายเซ็นผู้รับหรือใบตอบรับขนส่ง |
| รายการเคลื่อนไหวการชำระ | สเตตเมนต์หรือรายงานอายุลูกหนี้ที่แสดงยอดคงค้างรายใบแจ้งหนี้ |
| หลักฐานการทวงถามที่ผ่านมา | อีเมล ข้อความ หรือหนังสือที่เคยส่ง พร้อมวันที่ส่งและช่องทางที่ใช้ |
| ข้อมูลนิติบุคคลของลูกหนี้ | ชื่อเต็ม เลขทะเบียน และที่ตั้งตามหนังสือรับรองฉบับล่าสุด |
ลำดับการทำงาน
- 1
ประเมินแฟ้มหนี้
เรียงใบแจ้งหนี้ตามวันครบกำหนด ตรวจอายุความ และแยกรายการที่เอกสารครบออกจากรายการที่ต้องตามเก็บเพิ่ม
- 2
ออกหนังสือทวงถามอย่างเป็นทางการ
ระบุยอด ดอกเบี้ยตามสัญญาหรือตามกฎหมาย กำหนดเวลาชำระ และผลหากไม่ชำระ ส่งแบบมีหลักฐานการรับ
- 3
เจรจาหรือทำหนังสือรับสภาพหนี้
หากลูกหนี้ติดต่อกลับ จัดทำข้อตกลงผ่อนชำระที่บังคับได้จริง พร้อมเงื่อนไขผิดนัดที่ชัดเจน
- 4
ยื่นฟ้องและดำเนินคดี
ทนายในทีมยื่นฟ้องต่อศาลที่มีเขตอำนาจ ดูแลนัดไกล่เกลี่ยและนัดสืบพยานจนมีคำพิพากษา
- 5
บังคับคดีและปิดแฟ้มทางบัญชี
สืบทรัพย์ ยึดอายัด และเมื่อจบกระบวนการจึงบันทึกผลลงบัญชีพร้อมเอกสารประกอบการตัดหนี้สูญ
กรอบเวลา
หนังสือทวงถามจัดทำได้ภายในไม่กี่วันทำการหลังได้เอกสารครบ ส่วนคดีแพ่งในชั้นศาลชั้นต้นมักใช้เวลาเป็นหลักเดือนถึงข้ามปี ขึ้นกับจำนวนนัดและการต่อสู้ของอีกฝ่าย
การคิดค่าบริการ
ประเมินเป็นรายเรื่องจากทุนทรัพย์ จำนวนลูกหนี้ และชั้นที่ต้องดำเนินการ แจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงานเสมอ ไม่มีการเรียกเก็บเพิ่มระหว่างทางโดยไม่ได้ตกลงกันไว้
คำถามที่พบบ่อย
ยังไม่มีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร ฟ้องได้ไหม
ฟ้องได้หากพิสูจน์มูลหนี้ด้วยพยานหลักฐานอื่นได้ เช่น ใบส่งของที่มีลายเซ็นผู้รับ ใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปแล้วไม่มีการโต้แย้ง หรือการโอนเงินบางส่วนที่แสดงว่ายอมรับหนี้ ความยากอยู่ที่น้ำหนักพยาน ไม่ใช่ที่การไม่มีสัญญา
ค่าขึ้นศาลต้องจ่ายเท่าไร
ค่าขึ้นศาลคดีแพ่งคิดตามทุนทรัพย์ตามอัตราที่ศาลกำหนด และเป็นค่าใช้จ่ายที่ผู้ฟ้องต้องวางก่อน ส่วนจะเรียกคืนจากอีกฝ่ายได้เพียงใดขึ้นกับคำพิพากษา เราคำนวณตัวเลขนี้ให้ดูก่อนตัดสินใจฟ้องเสมอ
ลูกหนี้ปิดกิจการหนีไปแล้วทำอย่างไร
ตรวจสถานะนิติบุคคลก่อนว่าเลิกกิจการจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชีแล้วหรือยัง หากยังไม่เสร็จสิ้นยังมีช่องทางเรียกร้อง และหากเข้าข่ายกรรมการต้องรับผิดเป็นส่วนตัวก็พิจารณาฟ้องเพิ่มได้ ต้องดูข้อเท็จจริงรายกรณี
ตัดหนี้สูญโดยไม่ฟ้องได้หรือไม่
ได้ในบางระดับของหนี้ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดวิธีติดตามไว้ตามขนาดยอดหนี้ หนี้ยอดน้อยใช้หลักฐานการติดตามที่เบากว่า ส่วนยอดสูงมักต้องมีการดำเนินคดีหรือหลักฐานว่าลูกหนี้ไม่มีทรัพย์ให้บังคับ
ระหว่างฟ้องยังออกใบกำกับภาษีหรือรับรู้รายได้อย่างไร
รายได้รับรู้ตามเกณฑ์คงค้างเมื่อส่งมอบงานหรือสินค้าแล้ว การฟ้องคดีไม่ได้ย้อนไปลบรายการนั้น สิ่งที่เปลี่ยนคือการตั้งค่าเผื่อและการตัดหนี้สูญในภายหลัง ซึ่งต้องมีเอกสารรองรับ
ทีมบัญชีกับทีมทนายทำงานร่วมกันอย่างไร
ฝ่ายบัญชีเป็นผู้ให้รายงานอายุลูกหนี้และเอกสารตั้งต้น ฝ่ายกฎหมายเป็นผู้เดินเรื่องทวงถามและคดี แล้วส่งผลกลับมาบันทึก เพื่อให้แฟ้มภาษีกับแฟ้มคดีเล่าเรื่องเดียวกันเมื่อถูกตรวจ
ส่งเรื่องให้เราดูก่อนตัดสินใจ
ส่งเอกสารที่มีอยู่มาให้ดูก่อนได้ เราจะบอกตรง ๆ ว่าควรเดินทางไหน ต้องใช้เวลาเท่าไร และค่าใช้จ่ายอยู่ช่วงใด โดยยังไม่มีค่าใช้จ่ายในการประเมินเบื้องต้น