รับรองเอกสารสำหรับนิติบุคคล
Notary Public สำหรับเอกสารบริษัทที่ต้องใช้ต่างประเทศ
คำว่ารับรองเอกสารถูกใช้แทนกันหลายความหมาย ทั้งการรับรองลายมือชื่อ การรับรองสำเนาถูกต้อง และการรับรองโดยหน่วยงานรัฐเพื่อใช้ต่างประเทศ หน้านี้แยกให้ชัดว่าเอกสารของบริษัทแต่ละชนิดต้องเดินเส้นทางไหน
คำตอบโดยสรุป
เอกสารบริษัทที่จะใช้ต่างประเทศมักต้องผ่านสามขั้นตามลำดับ คือทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารรับรองให้ก่อน จากนั้นนำไปรับรองที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล แล้วจึงรับรองที่สถานทูตของประเทศปลายทางหากประเทศนั้นเรียก ลำดับนี้ห้ามสลับ เพราะปลายทางจะตรวจย้อนว่าแต่ละตราประทับรับรองตราก่อนหน้าอย่างถูกต้องหรือไม่
หน้านี้เขียนให้ใคร
- บริษัทที่ต้องส่งเอกสารไปเปิดบริษัทลูกหรือเปิดบัญชีในต่างประเทศ
- ผู้ถือหุ้นต่างชาติที่ต้องมอบอำนาจให้ดำเนินการแทนในไทย
- กิจการที่ต้องยื่นงบการเงินให้คู่ค้าหรือธนาคารต่างประเทศ
แยกให้ออกว่าปลายทางขออะไร
ก่อนเริ่มเดินเรื่อง สิ่งที่ประหยัดเวลาที่สุดคือถามปลายทางว่าต้องการเพียงคำรับรองลายมือชื่อ หรือต้องการการรับรองต่อจากกรมการกงสุลและสถานทูตด้วย หลายกรณีลูกค้าเดินครบทุกขั้นโดยไม่จำเป็น หรือเดินไม่ครบแล้วต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด เราจึงขอดูอีเมลหรือแบบฟอร์มที่ปลายทางส่งมาเป็นอันดับแรก
เอกสารบริษัทมีข้อควรระวังมากกว่าเอกสารบุคคล
เอกสารนิติบุคคลต้องตรวจอำนาจลงนามจากหนังสือรับรองฉบับล่าสุดก่อนเสมอ หากผู้ลงนามไม่ใช่กรรมการผู้มีอำนาจตามที่จดทะเบียนไว้ หรือจำนวนผู้ลงนามไม่ครบตามเงื่อนไข เอกสารจะถูกตีกลับตั้งแต่ขั้นแรก กรณีหนังสือรับรองออกมานานแล้วก็มักถูกขอฉบับที่ออกใหม่ภายในกรอบเวลาที่ปลายทางกำหนด
งบการเงินและเอกสารทางบัญชี
ธนาคารและคู่ค้าต่างประเทศมักขอชุดงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีลงนามพร้อมคำแปล ประเด็นที่พบบ่อยคือคำแปลใช้ศัพท์ไม่ตรงกับมาตรฐานที่ปลายทางคุ้นเคย หรือเลขในคำแปลไม่ตรงกับฉบับภาษาไทยเพราะคัดลอกผิด เราจึงให้ทีมบัญชีตรวจตัวเลขในคำแปลอีกรอบก่อนนำไปรับรอง
เวลาและลำดับที่ควรเผื่อไว้
ขั้นตอนที่ควบคุมเวลาได้คือการจัดเตรียมและคำรับรองของทนาย ส่วนขั้นตอนของกรมการกงสุลและสถานทูตขึ้นกับคิวและรอบให้บริการของแต่ละแห่ง เอกสารที่มีกำหนดส่งแน่นอนจึงควรเริ่มล่วงหน้า และควรทำสำเนาชุดสำรองไว้ เพราะบางปลายทางเก็บต้นฉบับไว้ไม่คืน
เอกสารที่ควรเตรียม
| เอกสาร | ใช้ทำอะไร |
|---|---|
| หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด | ใช้ตรวจอำนาจลงนามและอายุของเอกสารตามที่ปลายทางกำหนด |
| บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางผู้ลงนาม | ต้องยังไม่หมดอายุ และชื่อสะกดตรงกับที่ปรากฏในเอกสารที่จะรับรอง |
| ตัวเอกสารที่ต้องการรับรอง | ฉบับสมบูรณ์ ไม่เว้นช่องว่างให้กรอกภายหลัง เพราะจะรับรองไม่ได้ |
| คำร้องหรือแบบฟอร์มจากปลายทาง | ช่วยระบุว่าต้องรับรองถึงขั้นใดและต้องใช้ถ้อยคำแบบใด |
ลำดับการทำงาน
- 1
ตรวจความต้องการของปลายทาง
อ่านคำขอจากผู้รับเอกสารแล้วกำหนดว่าต้องเดินถึงขั้นใด เพื่อไม่ให้เสียเวลากับขั้นที่ไม่จำเป็น
- 2
ตรวจอำนาจลงนามและความครบถ้วน
เทียบกับหนังสือรับรองฉบับล่าสุด และตรวจว่าเนื้อหาไม่มีช่องว่างหรือข้อความขัดกันเอง
- 3
จัดทำคำแปลเมื่อจำเป็น
แปลโดยคงตัวเลขและชื่อเฉพาะให้ตรงกับต้นฉบับทุกจุด แล้วให้ฝ่ายบัญชีตรวจตัวเลขซ้ำ
- 4
ดำเนินการรับรองตามลำดับ
เริ่มจากคำรับรองของทนาย ตามด้วยกรมการกงสุล และสถานทูตปลายทางเมื่อถูกร้องขอ
- 5
ส่งมอบพร้อมชุดสำรอง
ส่งต้นฉบับพร้อมสำเนาที่สแกนเก็บไว้ทุกหน้า เผื่อกรณีปลายทางเก็บต้นฉบับไม่คืน
กรอบเวลา
ขั้นจัดเตรียมและคำรับรองของทนายมักจบได้ภายในหนึ่งถึงสองวันทำการเมื่อเอกสารครบ ส่วนขั้นของกรมการกงสุลและสถานทูตขึ้นกับคิวของแต่ละแห่งในช่วงนั้น จึงแจ้งกรอบเวลาตามคิวจริงทุกครั้ง
การคิดค่าบริการ
คิดตามจำนวนฉบับและขั้นตอนที่ต้องเดิน ค่าธรรมเนียมของหน่วยงานรัฐและค่าแปลแยกแสดงต่างหากตามที่จ่ายจริง เพื่อให้เห็นว่าส่วนใดเป็นค่าบริการและส่วนใดเป็นค่าธรรมเนียม
คำถามที่พบบ่อย
ประเทศไทยใช้ระบบอะพอสทิลหรือไม่
ไทยไม่ได้อยู่ในระบบอะพอสทิล เอกสารที่จะใช้ต่างประเทศจึงต้องผ่านการรับรองของกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทางตามลำดับแทน หากปลายทางขออะพอสทิลมา ให้แจ้งกลับว่าเอกสารจากไทยใช้เส้นทางการรับรองแบบนี้
รับรองสำเนาหนังสือรับรองบริษัทแทนต้นฉบับได้ไหม
ขึ้นกับปลายทาง บางแห่งรับสำเนาที่รับรองแล้ว บางแห่งขอฉบับที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกใหม่ภายในระยะเวลาที่กำหนด จึงควรขอเอกสารใหม่เผื่อไว้หากกำหนดส่งกระชั้น
กรรมการอยู่ต่างประเทศ ลงนามอย่างไร
ลงนามต่อหน้าผู้มีอำนาจรับรองในประเทศที่พำนักแล้วนำมารับรองต่อได้ หรือมอบอำนาจให้ผู้แทนในไทยดำเนินการแทนด้วยหนังสือมอบอำนาจที่ผ่านการรับรองครบขั้น ทางเลือกที่เหมาะสมขึ้นกับสิ่งที่ปลายทางยอมรับ
เอกสารต้องแปลเป็นภาษาอะไร
ส่วนใหญ่ใช้ภาษาอังกฤษ แต่บางประเทศกำหนดให้แปลเป็นภาษาราชการของตนและรับรองคำแปลโดยผู้แปลที่ได้รับการยอมรับ ควรยืนยันข้อกำหนดนี้ก่อนเริ่มแปล เพราะเป็นจุดที่ทำให้ต้องเริ่มใหม่บ่อยที่สุด
หนังสือมอบอำนาจควรเขียนกว้างหรือแคบ
ควรระบุขอบเขตให้พอดีกับธุรกรรมที่จะทำ ระบุชื่อคู่กรณี เลขที่บัญชีหรือทะเบียนที่เกี่ยวข้อง และวันสิ้นสุดอำนาจ การเขียนกว้างเกินไปทำให้ปลายทางไม่รับ และเพิ่มความเสี่ยงให้ผู้มอบอำนาจโดยไม่จำเป็น
งบการเงินที่ยังไม่ผ่านการสอบบัญชีใช้ได้หรือไม่
ใช้ได้เฉพาะกรณีที่ปลายทางระบุว่ารับงบภายใน แต่ธนาคารและหน่วยงานกำกับส่วนใหญ่ขอฉบับที่ผู้สอบบัญชีลงนามพร้อมหน้ารายงาน หากปีล่าสุดยังปิดไม่เสร็จ ควรวางแผนเวลาปิดงบให้ทันกำหนดส่งของปลายทาง
ส่งเรื่องให้เราดูก่อนตัดสินใจ
ส่งเอกสารที่มีอยู่มาให้ดูก่อนได้ เราจะบอกตรง ๆ ว่าควรเดินทางไหน ต้องใช้เวลาเท่าไร และค่าใช้จ่ายอยู่ช่วงใด โดยยังไม่มีค่าใช้จ่ายในการประเมินเบื้องต้น