เช็กลิสต์เตรียมระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt
เหมาะกับ: กิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกใบกำกับภาษีจำนวนมาก ธุรกิจที่ลูกค้าองค์กรเรียกร้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และกิจการที่ต้องการลดต้นทุนการจัดเก็บกระดาษ
คำตอบสั้น
การเปลี่ยนมาออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องเตรียมสี่อย่างพร้อมกัน คือ ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง ระบบออกเอกสารที่สร้างไฟล์ตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด ผังเลขที่เอกสารที่ไม่ซ้ำกับระบบเดิม และวิธีเก็บรักษาไฟล์พร้อมลายมือชื่อดิจิทัลตลอดอายุการเก็บเอกสาร เมื่อทดสอบส่งข้อมูลผ่านแล้วจึงเริ่มใช้จริงกับลูกค้าทั้งหมด
เขียนโดย
หัวหน้าฝ่ายบัญชี (CPA)
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ขึ้นทะเบียนสภาวิชาชีพบัญชี
ปิดงบและเซ็นรับรองงบการเงินให้ธุรกิจ SME และบริษัทต่างชาติมากว่า 10 ปี ดูแลมาตรฐาน TFRS for NPAEs และการวางผังบัญชีตั้งแต่วันแรกของกิจการ
ตรวจทานโดย
หัวหน้าฝ่ายภาษี
ที่ปรึกษาภาษีอากรและผู้ตรวจสอบภาษี (TA)
ตรวจความถูกต้องของข้อกฎหมายและตัวเลขก่อนเผยแพร่ · เผยแพร่ 2026-08
ดูคุณวุฒิผู้ตรวจทานข้อเท็จจริงหลัก
| หน่วยงานกำกับ | กรมสรรพากร ร่วมกับผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง |
|---|---|
| รูปแบบไฟล์ | ไฟล์โครงสร้างข้อมูลตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร พร้อมลายมือชื่อดิจิทัลกำกับ |
| สิ่งที่ยังต้องทำเหมือนเดิม | หน้าที่ยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือนและการจัดทำรายงานภาษีขายภาษีซื้อ |
| การนำส่งข้อมูล | นำส่งข้อมูลเอกสารให้กรมสรรพากรตามรอบที่วิธีการที่เลือกใช้กำหนด |
| การเก็บรักษา | เก็บไฟล์ต้นฉบับพร้อมลายมือชื่อดิจิทัล การพิมพ์ออกกระดาษไม่ถือเป็นการเก็บต้นฉบับ |
เอกสารที่ต้องมีทุกกรณี
ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในนามนิติบุคคล
ออกในชื่อบริษัท ไม่ใช่ชื่อพนักงาน และต้องติดตามวันหมดอายุไว้ในปฏิทินงาน
ระบบออกเอกสารที่รองรับรูปแบบตามข้อกำหนด
ทดสอบกับข้อมูลจริงของกิจการ ไม่ใช่เฉพาะตัวอย่างที่ผู้ขายระบบเตรียมมา
ผังเลขที่เอกสารชุดใหม่
แยกช่วงเลขจากระบบกระดาษเดิมให้ชัด เพื่อไม่ให้เลขซ้ำในปีภาษีเดียวกัน
ทะเบียนผู้มีสิทธิลงนามและอนุมัติเอกสาร
ระบุผู้ถือสิทธิใช้ใบรับรองและผู้อนุมัติยกเลิกเอกสาร พร้อมผู้ทำหน้าที่แทนเมื่อไม่อยู่
นโยบายการเก็บรักษาไฟล์และการสำรองข้อมูล
กำหนดที่จัดเก็บ วิธีสำรอง และวิธีค้นคืนเมื่อเจ้าพนักงานขอตรวจ
เอกสารเพิ่มเติมเฉพาะบางกรณี
ข้อตกลงกับลูกค้าเรื่องช่องทางรับเอกสาร
ลูกค้าองค์กรบางรายกำหนดช่องทางรับไฟล์เฉพาะของตน ต้องตกลงก่อนเริ่มใช้จริง
แผนโอนย้ายข้อมูลจากระบบเดิม
ระบุวันสุดท้ายที่ออกเอกสารกระดาษ และวิธีจัดการเอกสารที่ค้างอยู่ระหว่างรอยต่อ
ขั้นตอนออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ในระบบใหม่
ทดสอบการอ้างอิงเอกสารเดิมให้ครบก่อน เพราะเป็นจุดที่ระบบใหม่มักอ้างอิงไม่ได้
ขั้นตอนการดำเนินการ
1. ประเมินปริมาณเอกสารและรอบการออก
นับจำนวนใบกำกับภาษีต่อเดือน จำนวนลูกค้าที่ต้องส่งเอกสาร และช่วงเวลาที่ออกเอกสารหนาแน่นที่สุด ตัวเลขนี้กำหนดว่าจะเลือกวิธีนำส่งแบบใด
ระยะเวลา: 2–3 วัน
2. จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
ยื่นขอในนามนิติบุคคลพร้อมหนังสือรับรองและเอกสารผู้มีอำนาจ แล้วบันทึกวันหมดอายุไว้ในปฏิทินพร้อมผู้รับผิดชอบต่ออายุ
ระยะเวลา: 1–2 สัปดาห์
3. ทดสอบออกเอกสารและนำส่งข้อมูล
ออกเอกสารทดสอบครบทุกประเภทที่กิจการใช้จริง รวมถึงใบลดหนี้และการยกเลิก แล้วตรวจว่าข้อมูลที่นำส่งตรงกับรายงานภาษีขาย
ระยะเวลา: 1–2 สัปดาห์
4. เริ่มใช้จริงแบบทยอยกลุ่มลูกค้า
เริ่มจากลูกค้ากลุ่มเล็กก่อนหนึ่งรอบบัญชี เพื่อจับปัญหาการรับไฟล์ปลายทาง แล้วจึงขยายให้ครบ
ระยะเวลา: 1 เดือน
ถูกตีกลับเพราะอะไร
- ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ออกในชื่อพนักงาน ทำให้ต้องออกใหม่เมื่อพนักงานลาออก
- เลขที่เอกสารชุดใหม่ทับกับชุดกระดาษเดิมภายในปีภาษีเดียวกัน
- เก็บเฉพาะไฟล์ที่พิมพ์เป็นเอกสารภาพ โดยไม่เก็บไฟล์ต้นฉบับที่มีลายมือชื่อดิจิทัล
- ยกเลิกเอกสารในระบบบัญชีแต่ไม่ได้แก้ข้อมูลที่นำส่งไปแล้ว
คำถามที่พบบ่อย
เปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วยังต้องเก็บกระดาษไหม
สิ่งที่ต้องเก็บคือไฟล์ต้นฉบับที่มีลายมือชื่อดิจิทัลกำกับ เพราะเป็นตัวที่พิสูจน์ความครบถ้วนของข้อมูลได้ การพิมพ์ออกมาเก็บเป็นแฟ้มไม่ได้ทำให้กระดาษกลายเป็นต้นฉบับ กิจการจำนวนหนึ่งเลือกพิมพ์ไว้เพื่อความสะดวกในการทำงานภายใน ซึ่งทำได้ แต่ต้องไม่ทิ้งไฟล์ต้นฉบับ
ลูกค้าบางรายยังขอใบกำกับภาษีกระดาษ ทำอย่างไร
ในช่วงเปลี่ยนผ่าน กิจการมักออกทั้งสองรูปแบบคู่กันชั่วคราว โดยต้องแยกช่วงเลขที่เอกสารให้ชัดและบันทึกในรายงานภาษีขายเป็นชุดเดียวกัน จุดที่ต้องระวังคือเอกสารฉบับเดียวกันต้องไม่ถูกออกทั้งสองรูปแบบ เพราะจะกลายเป็นการนับยอดขายซ้ำเมื่อกระทบยอดสิ้นเดือน
ระบบบัญชีที่ใช้อยู่ออกไฟล์ตามรูปแบบไม่ได้ ต้องเปลี่ยนระบบทั้งหมดหรือไม่
ไม่จำเป็นเสมอไป ทางเลือกที่ใช้กันมากคือคงระบบบัญชีเดิมไว้ แล้วเชื่อมกับบริการที่แปลงข้อมูลและลงลายมือชื่อดิจิทัลให้ สิ่งที่ต้องตรวจคือข้อมูลที่ส่งออกจากระบบเดิมมีครบทุกช่องที่ข้อกำหนดต้องการหรือไม่ ถ้าขาดช่องสำคัญ เช่น รายละเอียดผู้ซื้อ การเชื่อมต่อจะไม่ช่วยอะไร
ไม่อยากจัดเอกสารเอง ให้เราดูแลทั้งชุด
โครงการเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ล้มเหลวน้อยมากเพราะเทคโนโลยี แต่ล้มเพราะไม่มีใครรับผิดชอบวันหมดอายุของใบรับรองและผังเลขที่เอกสาร เราจึงเริ่มงานจากการเขียนสองเรื่องนี้ให้ชัดก่อนแตะระบบ แล้วทดสอบด้วยเอกสารจริงของกิจการทุกประเภทรวมถึงใบลดหนี้ ปรึกษาเรื่องการวางระบบและกระทบยอดภาษีขายได้ที่ 092-0170000
แหล่งอ้างอิง
ทีมทนายความและผู้สอบบัญชี Thai Law & Accounting Services · ตรวจทานโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ · ปรับปรุง 2026-08
ข้อมูล ณ สิงหาคม 2569 ค่าธรรมเนียมและระยะเวลาของหน่วยงานราชการเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ หรือให้ทีมเราตรวจสอบให้