บริษัทใหม่ปีแรก: ปฏิทินหน้าที่ตั้งแต่จดทะเบียนถึงปิดงบ

ประเด็นในสถานการณ์ตัวอย่าง

• ผู้ก่อตั้งจ่ายค่าใช้จ่ายบริษัทด้วยบัตรส่วนตัว ใบเสร็จออกในชื่อบุคคล
• เงินลงทุนจากผู้ก่อตั้งโอนเข้าโดยไม่ระบุว่าเป็นทุนหรือเงินกู้
• ไม่มีใครติดตามรายรับสะสมว่าใกล้เกณฑ์จด VAT เมื่อไร
• จ้างพนักงานคนแรกแล้วแต่ยังไม่ได้ตั้งระบบเงินเดือนและประกันสังคม

แนวทางที่ต้องประเมิน

1. 1. แยกเงินและเอกสารตั้งแต่เดือนแรก

   เดือนแรก

   เปิดบัญชีธนาคารของบริษัท ให้ผู้ขายออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จในนามบริษัทพร้อมเลขผู้เสียภาษี และบันทึกรายการที่ผู้ก่อตั้งสำรองจ่ายพร้อมหลักฐาน

2. 2. กำหนดสถานะเงินจากผู้ก่อตั้ง

   เมื่อมีเงินเข้า

   แยกเงินที่ชำระค่าหุ้นออกจากเงินให้กู้ยืมกรรมการ ทำเอกสารรองรับ เพื่อไม่ให้ยอดในงบดุลอธิบายไม่ได้ตอนสิ้นปี

3. 3. ตั้งปฏิทินหน้าที่รายเดือนและรายปี

   ทุกเดือน

   ใส่วันยื่นแบบหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคมเมื่อเริ่มจ้าง การตรวจรายรับสะสมเทียบ 1.8 ล้านบาททุกเดือน และตรวจว่ารอบบัญชีแรกต้องยื่น ภ.ง.ด.51 หรือไม่

4. 4. เตรียมปิดงบปีแรก

   ก่อนสิ้นรอบบัญชี

   ตกลงผู้สอบบัญชีล่วงหน้า ปิดงบ จัดประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบ แล้วยื่นงบต่อ DBD และ ภ.ง.ด.50 ตามกำหนด

เอกสารที่ควรเตรียมตรวจ

• หนังสือรับรองบริษัท บอจ.5 และข้อบังคับ (ถ้ามี)
• หลักฐานการชำระค่าหุ้นและเงินที่ผู้ก่อตั้งโอนเข้า
• ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรายจ่ายในนามบริษัท
• สัญญาจ้างและวันเริ่มงานของพนักงานแต่ละคน
• รายงานรายรับรายเดือนจากระบบชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้

สิ่งที่ต้องยืนยันก่อนส่งมอบ

ข้อควรระวังที่ธุรกิจแบบเดียวกันมักพลาด

• ใบเสร็จในชื่อส่วนตัวมักใช้เป็นรายจ่ายของบริษัทได้ยาก
• ปีแรกไม่มีรายได้ก็ยังต้องปิดงบ ให้ผู้สอบบัญชีตรวจ และยื่นตามกำหนด
• อย่ารอสิ้นปีค่อยดูว่ารายรับเกิน 1.8 ล้านแล้วหรือยัง เพราะต้องจดภายใน 30 วันนับแต่วันที่เกิน
• ข้อยกเว้น ภ.ง.ด.51 ของรอบแรกมีเงื่อนไข ต้องตรวจความยาวรอบบัญชีของบริษัทก่อน

คำถามที่พบบ่อยจากเคสนี้

บริษัทเปิดใหม่ยังไม่มีรายได้ต้องทำบัญชีไหม?

ต้องทำ บริษัทจำกัดมีหน้าที่จัดทำบัญชี ปิดงบ ให้ผู้สอบบัญชีตรวจ และยื่นตามกำหนดแม้ไม่มีรายได้

ปีแรกต้องยื่น ภ.ง.ด.51 ไหม?

ขึ้นกับความยาวของรอบบัญชีแรก กรมสรรพากรมีข้อยกเว้นสำหรับบางกรณี ควรตรวจเงื่อนไขกับวันเริ่มและวันสิ้นรอบบัญชีของบริษัท

ต้องจด VAT ตั้งแต่เปิดบริษัทไหม?

ต้องจดเมื่อรายรับจากกิจการที่อยู่ในระบบ VAT เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ภายใน 30 วันนับแต่วันที่เกิน หรือจดก่อนได้ตามความสมัครใจ ควรพิจารณาลูกค้าและต้นทุนประกอบ

เงินที่ผู้ก่อตั้งโอนเข้าบันทึกเป็นอะไร?

ถ้าเป็นการชำระค่าหุ้นบันทึกเป็นทุน ถ้าเป็นเงินให้บริษัทยืมบันทึกเป็นเงินกู้ยืมกรรมการ ควรมีเอกสารระบุชัดเจน

จ้างพนักงานคนแรกต้องทำอะไร?

แจ้งสำนักงานประกันสังคมเพื่อเป็นนายจ้าง พร้อมแจ้งชื่อพนักงานเป็นผู้ประกันตน คำนวณหักภาษีเงินเดือน และยื่นแบบรายเดือนตามกำหนด

ปิดงบปีแรกต้องเริ่มเตรียมเมื่อไร?

ควรตกลงผู้สอบบัญชีก่อนสิ้นรอบบัญชี และกระทบยอดธนาคารทุกเดือนตลอดปี เพื่อให้ปิดงบได้ทันกำหนดอนุมัติและยื่น

กรณีศึกษาอื่น

• ร้านอาหารหลายสาขา: ตรวจภาษีซื้อก่อนแก้ ภ.พ.30
• ร้านออนไลน์เปลี่ยนสำนักงานบัญชี: รับช่วงงบค้างอย่างไรไม่ให้ยอดหาย
• โรงงาน BOI ปิดงบปีแรก: แยกกำไรกิจการได้สิทธิกับไม่ได้สิทธิ