ตรวจนับและวางระบบสินค้าคงเหลือให้ตรงกับบัญชี

กิจการที่มีสินค้าคงเหลือต้องพิสูจน์ได้ว่ามูลค่าที่แสดงในงบมีอยู่จริงและตีราคาอย่างเหมาะสม การนับ ณ วันสิ้นงวดจึงเป็นหลักฐานที่ตรงที่สุด กิจการที่มีระบบควบคุมแข็งแรงอาจใช้การนับหมุนเวียนตลอดปีแทนได้ แต่ต้องครอบคลุมทุกรายการและมีเอกสารรองรับเทียบเท่า

วิธีที่ใช้กันทั่วไปคือเข้าก่อนออกก่อนและวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก โดยต้องเลือกวิธีที่เหมาะกับลักษณะสินค้าและใช้อย่างสม่ำเสมอทุกงวด การเปลี่ยนวิธีกลางคันต้องมีเหตุผลที่ดีและเปิดเผยผลกระทบ เพราะการสลับวิธีตามความสะดวกทำให้ตัวเลขระหว่างงวดเปรียบเทียบกันไม่ได้

เมื่อมูลค่าสุทธิที่คาดว่าจะได้รับต่ำกว่าต้นทุน ต้องปรับลดมูลค่าลงมาให้สะท้อนความจริง การเก็บสินค้าเสื่อมสภาพไว้ที่ต้นทุนเดิมทำให้สินทรัพย์และกำไรสูงเกินจริง ส่วนการทำลายสินค้าเพื่อตัดเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีมีขั้นตอนและหลักฐานที่ต้องเตรียมให้ครบตามแนวปฏิบัติของกรมสรรพากร

สินค้าที่ขาดจากบัญชีอาจถูกมองว่าเป็นการขายและมีประเด็นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมา จึงไม่ควรปรับยอดออกจากระบบเงียบ ๆ แต่ต้องมีเอกสารอธิบายสาเหตุ เช่น รายงานการสอบสวนภายใน บันทึกของเสีย หรือหลักฐานการชดใช้ เพื่อรองรับเมื่อถูกตรวจสอบ

สำหรับกิจการที่สินค้าคงเหลือมีสาระสำคัญ ผู้สอบบัญชีมักเข้าสังเกตการณ์การนับเพื่อให้ได้หลักฐานที่เพียงพอ การแจ้งกำหนดวันนับล่วงหน้าจึงสำคัญมาก เพราะถ้าผู้สอบบัญชีไม่ได้สังเกตการณ์ อาจต้องใช้วิธีตรวจสอบทางเลือกซึ่งใช้เวลาและต้นทุนสูงกว่า

การนับพร้อมกันให้ภาพ ณ เวลาเดียวกันซึ่งกระทบยอดง่ายที่สุด แต่ถ้ากำลังคนไม่พอ การทยอยนับก็ทำได้โดยต้องล็อกการโอนย้ายระหว่างสาขาในช่วงนั้นและบันทึกการเคลื่อนไหวทุกครั้งอย่างเคร่งครัด ไม่เช่นนั้นของชิ้นเดียวกันอาจถูกนับสองครั้งหรือไม่ถูกนับเลย