บัญชีมูลนิธิ สมาคม และนิติบุคคลอาคารชุด

มูลนิธิและสมาคมอยู่ในความหมายของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลตามประมวลรัษฎากรในบางกรณี และมีวิธีคำนวณภาษีที่ต่างจากกิจการค้าทั่วไป โดยเงินได้บางประเภทได้รับยกเว้นหากองค์กรได้รับการประกาศให้เป็นองค์การสาธารณกุศล การประเมินจึงต้องดูสถานะขององค์กรและประเภทเงินได้ควบคู่กัน

ต้องจัดทำงบดุลอย่างน้อยปีละครั้งและให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบรับรอง แล้วนำเสนอที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วมเพื่ออนุมัติภายในกำหนดเวลาตามกฎหมายอาคารชุด เราจึงวางปฏิทินย้อนกลับจากวันประชุมเพื่อให้เอกสารพร้อมทันโดยไม่ต้องเร่งในสัปดาห์สุดท้าย

โดยหลักไม่ควร เพราะกองทุนสำรองมีไว้สำหรับรายจ่ายลงทุนหรือซ่อมใหญ่ตามที่ข้อบังคับกำหนด การนำไปใช้ปะปนกับค่าใช้จ่ายประจำทำให้เงินสำรองพร่องลงโดยเจ้าของร่วมไม่ทันสังเกต และมักกลายเป็นข้อขัดแย้งในที่ประชุมใหญ่เมื่อถึงเวลาต้องซ่อมจริง

ควรออกใบเสร็จรับเงินที่มีเลขที่ต่อเนื่อง โดยระบุผู้ให้ ยอดเงิน วันที่รับ และวัตถุประสงค์เฉพาะถ้ามีการกำหนดไว้ พร้อมนำฝากธนาคารโดยเร็วและอ้างอิงเลขที่ใบเสร็จในรายการฝาก เพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ครบเส้นทางตั้งแต่รับจนเข้าบัญชี

ตรวจยอดคงเหลือทุกบัญชีเทียบสเตทเมนต์ ณ วันรับมอบ ตรวจทะเบียนลูกหนี้ค่าส่วนกลางว่ามีหนี้ค้างเก่าเท่าใด ดูสัญญาผู้รับเหมาและผู้ให้บริการที่ยังผูกพัน และขอรายงานการประชุมย้อนหลังอย่างน้อยสองปีเพื่อเข้าใจมติที่ยังมีผลอยู่

ไม่จำเป็นเสมอไป โปรแกรมบัญชีทั่วไปที่รองรับมิติหรือศูนย์ต้นทุนสามารถแยกกองทุนและโครงการได้เพียงพอสำหรับองค์กรขนาดกลาง สิ่งที่สำคัญกว่าคือวินัยในการลงรหัสให้ถูกตั้งแต่ต้นทาง เพราะการแก้ย้อนหลังใช้เวลามากกว่าการลงให้ถูกครั้งแรกหลายเท่า