ขอบเขตงานและการส่งต่อ
งานรับรองเอกสาร Notary Public กับเอกสารบริษัทของคุณ
คนส่วนใหญ่มาถึงเรื่องนี้เพราะปลายทางต้องการเอกสารที่ผ่านการรับรอง ไม่ว่าจะเป็นธนาคารต่างประเทศ หน่วยงานราชการของอีกประเทศ หรือคู่ค้าที่ขอหลักฐานความมีอยู่ของบริษัท หน้านี้อธิบายว่าใครทำส่วนไหน และสิ่งที่เราเตรียมให้ได้คืออะไร
คำตอบโดยสรุป
การรับรองลายมือชื่อและเอกสารเพื่อใช้ต่างประเทศเป็นงานของทนายผู้ทำคำรับรอง ซึ่งอยู่กับทีมกฎหมายที่ tla.co.th ส่วนที่เราทำคือเอกสารต้นทางฝั่งบริษัท เช่น หนังสือรับรอง งบการเงิน หนังสือรับรองการหักภาษี และเอกสารทะเบียนที่ต้องถูกต้องตรงกันก่อนนำไปรับรอง
ลำดับงานที่เกิดขึ้นจริง
เกือบทุกกรณีเริ่มจากคำขอของปลายทางว่าต้องการเอกสารอะไร ในรูปแบบใด และเป็นภาษาอะไร จากนั้นจึงย้อนกลับมาที่การจัดหาเอกสารต้นทางให้ครบและตรงกัน แล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอนรับรอง การข้ามลำดับนี้คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการต้องทำใหม่ทั้งชุด เพราะปลายทางปฏิเสธด้วยรายละเอียดเล็กน้อย เช่น ชื่อบริษัทสะกดไม่ตรงกับทะเบียน
เอกสารฝั่งบัญชีที่มักถูกขอ
ที่พบบ่อยคือหนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับปัจจุบัน สำเนาบัญชีผู้ถือหุ้น งบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ หลักฐานการยื่นแบบภาษี และหนังสือยืนยันสถานะการดำเนินกิจการ เอกสารเหล่านี้ต้องเป็นฉบับที่ยังใช้ได้ตามอายุที่ปลายทางกำหนด และตัวเลขต้องตรงกับที่ยื่นไว้กับหน่วยงานรัฐ
จุดที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับ
รายละเอียดที่ทำให้เสียเวลามากที่สุดคือชื่อและที่อยู่ที่สะกดต่างกันระหว่างเอกสารแต่ละฉบับ ฉบับที่หมดอายุตามเกณฑ์ของปลายทาง งบการเงินที่ยังไม่ผ่านการอนุมัติในที่ประชุม และสำเนาที่ไม่มีผู้มีอำนาจลงนามรับรอง เราตรวจชุดเอกสารด้วยรายการตรวจก่อนส่งต่อทุกครั้ง
ตารางแบ่งงาน
| งาน | ผู้รับผิดชอบ | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| รับรองลายมือชื่อผู้ลงนามในเอกสาร | ทีมกฎหมาย tla.co.th | ทำโดยทนายผู้ทำคำรับรอง |
| รับรองสำเนาถูกต้องเพื่อใช้ต่างประเทศ | ทีมกฎหมาย tla.co.th | อยู่ในขอบเขตงานฝั่งกฎหมาย |
| จัดหาหนังสือรับรองบริษัทและบัญชีผู้ถือหุ้นฉบับล่าสุด | สำนักงานบัญชี (เรา) | เราขอจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ |
| จัดเตรียมงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ | สำนักงานบัญชี (เรา) | พร้อมหลักฐานการอนุมัติและการนำส่ง |
| ออกหนังสือยืนยันสถานะการยื่นภาษี | สำนักงานบัญชี (เรา) | อ้างอิงแบบที่ยื่นจริงและหลักฐานการชำระ |
| ประสานขั้นตอนต่อเนื่องหลังการรับรอง | ทีมกฎหมาย tla.co.th | ทีมกฎหมายเป็นผู้ให้คำแนะนำตามปลายทางแต่ละประเทศ |
ขั้นตอนเมื่อเริ่มต้นกับเรา
- 1
ส่งคำขอของปลายทางมาให้ดู
อีเมลหรือแบบฟอร์มจากธนาคารหรือหน่วยงานปลายทางบอกเงื่อนไขได้ละเอียดกว่าคำบอกเล่า
- 2
เราตรวจว่ามีเอกสารฝั่งบริษัทครบหรือไม่
ถ้าขาด เราขอฉบับใหม่จากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและแจ้งระยะเวลาที่ต้องใช้
- 3
จัดชุดให้ข้อมูลตรงกันทุกฉบับ
ตรวจชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียน และรอบบัญชีให้สอดคล้องกันก่อนเข้าขั้นตอนรับรอง
- 4
ส่งต่อทีมกฎหมายเพื่อดำเนินการรับรอง
ทีมที่ tla.co.th รับช่วงงานรับรองและแจ้งขั้นตอนที่เหลือของแต่ละปลายทาง
คำถามที่พบบ่อย
สำนักงานบัญชีรับรองเอกสารเองได้หรือไม่
ไม่ได้ การรับรองลายมือชื่อและเอกสารเพื่อใช้ต่างประเทศต้องทำโดยผู้มีคุณสมบัติตามข้อบังคับของสภาทนายความ สิ่งที่เราทำได้คือจัดหาและจัดชุดเอกสารต้นทางให้ถูกต้องครบถ้วน ซึ่งเป็นส่วนที่ใช้เวลานานที่สุดในกระบวนการ
งบการเงินที่จะนำไปรับรองต้องเป็นปีล่าสุดเสมอไหม
ขึ้นกับเงื่อนไขของปลายทาง บางแห่งรับงบปีล่าสุดที่นำส่งแล้วเท่านั้น บางแห่งขอเพิ่มงบระหว่างกาลที่จัดทำขึ้นเฉพาะกิจ ถ้าปลายทางขอข้อมูลถึงงวดปัจจุบัน เราจัดทำงบระหว่างกาลพร้อมคำอธิบายวิธีจัดทำให้ใช้ประกอบได้
ถ้าชื่อในหนังสือเดินทางกับในทะเบียนบริษัทสะกดไม่ตรงกัน
ต้องแก้ให้ตรงกันก่อน มิฉะนั้นปลายทางมักปฏิเสธทั้งชุด ทางแก้ขึ้นกับว่าเอกสารใดผิด อาจเป็นการยื่นแก้ไขทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือการจัดทำหนังสือชี้แจงการสะกดชื่อประกอบ ซึ่งเราประเมินให้ก่อนเริ่ม
ใช้เวลานานเท่าไรจึงจะได้เอกสารครบ
ส่วนที่คาดการณ์ได้ยากคือระยะเวลาขอเอกสารจากหน่วยงานรัฐ ส่วนงานจัดชุดและตรวจความสอดคล้องเราทำได้ภายในไม่กี่วันทำการเมื่อได้เอกสารครบ เราจึงแจ้งกรอบเวลาสองส่วนแยกกันเพื่อให้วางแผนกับปลายทางได้
ต้องแปลเอกสารเป็นภาษาอังกฤษด้วยหรือไม่
แล้วแต่ปลายทาง หลายกรณีขอฉบับภาษาอังกฤษพร้อมการรับรองความถูกต้องของคำแปล เราจึงแนะนำให้ยืนยันเงื่อนไขภาษากับปลายทางก่อน เพื่อไม่ต้องรับรองซ้ำสองรอบ
ถ้ากรรมการอยู่ต่างประเทศ ลงนามอย่างไร
กรณีนี้มีทางเลือกหลายแบบและขึ้นกับประเภทเอกสาร ทีมกฎหมายเป็นผู้ให้คำแนะนำเรื่องวิธีลงนามและการรับรองที่ปลายทางยอมรับ ส่วนเราจัดเตรียมเอกสารบริษัทให้พร้อมสำหรับทุกทางเลือกไว้ล่วงหน้า
ต้องการฝั่งกฎหมายโดยตรง
งานคดี งานสัญญา และงานรับรองเอกสารอยู่กับทีมกฎหมายที่แยกออกไปอีกเว็บไซต์หนึ่ง ติดต่อทีมนั้นได้โดยตรง หรือแจ้งเราให้ส่งเรื่องพร้อมเอกสารที่จัดชุดแล้วก็ได้