วางระบบภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับผู้นำเข้าและผู้ส่งออก

ธุรกิจในประเทศทั่วไปมักมองว่าภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นเรื่องง่าย ออกใบกำกับภาษีขาย เก็บใบกำกับภาษีซื้อ แล้วนำผลต่างไปยื่นแบบทุกเดือน แต่สำหรับผู้นำเข้าส่งออก จุดเริ่มต้นของภาษีซื้อไม่ใช่ใบกำกับภาษีจากผู้ขายในประเทศ แต่เป็นใบเสร็จรับเงินค่าอากรจากกรมศุลกากร ซึ่งมีรูปแบบและข้อมูลต่างจากใบกำกับภาษีทั่วไปโดยสิ้นเชิง เจ้าหน้าที่บัญชีที่คุ้นเคยแต่ธุรกิจในประเทศจึงมักพลาดจุดตรวจสอบสำคัญ เช่น การยืนยันว่าเลขประจำตัวผู้เสียภาษีบนใบเสร็จตรงกับชื่อผู้นำเข้าจริง หรือใบขนสินค้าขาเข้าไม่ได้ระบุชื่อตัวแทนออกของเป็นผู้นำเข้าแทนบริษัท

การส่งออกได้สิทธิเสียภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราศูนย์เปอร์เซ็นต์ ซึ่งฟังดูเป็นข้อดีเพราะไม่ต้องเรียกเก็บภาษีจากลูกค้าต่างประเทศ แต่สิทธินี้แลกมาด้วยภาระพิสูจน์ที่หนักกว่าการขายในประเทศมาก ผู้ขายต้องพิสูจน์ได้ว่าสินค้าออกจากราชอาณาจักรจริงผ่านใบขนสินค้าขาออกที่ผ่านพิธีการศุลกากรสมบูรณ์ ต้องมีหลักฐานรับชำระเงินจากต่างประเทศที่ตรงกับมูลค่าสินค้า และต้องมีใบตราส่งหรือเอกสารขนส่งที่ระบุปลายทางชัดเจน หากวันที่บนเอกสารแต่ละชิ้นไม่ตรงกัน เช่น วันที่ในใบขนสินค้าห่างจากวันที่รับชำระเงินมากผิดปกติโดยไม่มีคำอธิบาย เจ้าหน้าที่ตรวจสอบอาจตั้งข้อสงสัยและขอเอกสารเพิ่มเติมก่อนอนุมัติสิทธิอัตราศูนย์

แบบ ภ.พ. 36 เป็นกลไกที่ออกแบบมาเพื่อดึงภาษีมูลค่าเพิ่มจากการซื้อบริการข้ามพรมแดนเข้าสู่ระบบ เมื่อผู้ให้บริการอยู่ต่างประเทศและไม่มีสถานประกอบการในไทย กฎหมายจึงผลักภาระให้ผู้ซื้อในไทยเป็นผู้นำส่งภาษีแทน ครอบคลุมตั้งแต่ค่าที่ปรึกษาต่างประเทศ ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ไปจนถึงค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์มโฆษณาออนไลน์ที่หลายกิจการมองข้ามเพราะจ่ายผ่านบัตรเครดิตเป็นยอดเล็กๆ กระจายหลายรายการต่อเดือน สิ่งที่ทำให้พลาดบ่อยคือกิจการมักบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้ปนกับค่าใช้จ่ายในประเทศโดยไม่แยกให้ชัดว่ารายการใดเข้าข่ายต้องนำส่งภาษีเอง

กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนเป็นอีกจุดที่ผู้นำเข้าส่งออกต้องจัดการต่างจากธุรกิจในประเทศ เพราะราคาซื้อขายมักตกลงเป็นสกุลเงินต่างประเทศแต่บันทึกบัญชีเป็นเงินบาท ทำให้มูลค่าที่บันทึกวันที่ตกลงซื้อขายกับวันที่ชำระเงินจริงต่างกันตามอัตราแลกเปลี่ยนที่เปลี่ยนไป ผลต่างนี้ต้องรับรู้เป็นกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนแยกออกจากกำไรขั้นต้นจากการขายสินค้า หากปนกันไว้ในบัญชีเดียวจะทำให้ผู้บริหารเข้าใจผิดว่าสินค้าตัวใดทำกำไรจริงมากน้อยเพียงใด และอาจตัดสินใจตั้งราคาผิดพลาดในรอบถัดไป

การคิดต้นทุนนำเข้าให้ถูกต้องต้องมองรวมเป็นกองเดียวที่ครอบคลุมทุกค่าใช้จ่ายซึ่งทำให้สินค้าพร้อมวางขายบนชั้นคลัง ไม่ใช่นับแค่ราคาตามใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ต่างประเทศเท่านั้น ทั้งอากรขาเข้าที่ชำระให้กรมศุลกากร ค่าขนส่งทางเรือหรือทางอากาศ ค่าเบี้ยประกันภัยสินค้าระหว่างการขนส่ง และค่าบริการของตัวแทนออกของ ล้วนต้องปันส่วนลงในต้นทุนต่อหน่วยตามเกณฑ์ที่สมเหตุสมผล เช่น สัดส่วนน้ำหนักหรือมูลค่าของแต่ละรายการในใบขนเดียวกัน หากนำรายจ่ายเหล่านี้ไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายดำเนินงานแทนที่จะรวมเข้าต้นทุนสินค้า ตัวเลขต้นทุนขายที่รายงานจะต่ำกว่าความจริงและทำให้กำไรขั้นต้นดูดีเกินจริง

การขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มจากยอดซื้อที่สูงกว่ายอดขายในเดือนใดเดือนหนึ่งเป็นเรื่องปกติของผู้นำเข้าส่งออกที่ขายส่งออกเป็นหลัก เนื่องจากยอดขายเสียภาษีอัตราศูนย์ในขณะที่ภาษีซื้อจากการนำเข้ายังคงเกิดขึ้นตามปกติ การขอคืนภาษีลักษณะนี้มักถูกเลือกตรวจสอบละเอียดกว่าการยื่นแบบทั่วไป เจ้าหน้าที่จะขอดูใบขนสินค้าทั้งขาเข้าและขาออก หลักฐานรับชำระเงิน และบางครั้งขอดูสัญญาซื้อขายกับคู่ค้าต่างประเทศประกอบด้วย กิจการที่เตรียมเอกสารเหล่านี้ให้เป็นระบบล่วงหน้าจะผ่านการตรวจสอบได้เร็วกว่ากิจการที่ต้องไล่รวบรวมเอกสารหลังถูกขอ

สินค้าที่นำเข้ามาแล้วส่งกลับคืนผู้ขายต่างประเทศ หรือกรณีนำเข้าชั่วคราวเพื่อซ่อมแซมแล้วส่งออกกลับ มีสิทธิขอคืนอากรขาเข้าที่จ่ายไปแล้วได้ในบางกรณีตามหลักเกณฑ์ของกรมศุลกากร แต่การขอคืนอากรนี้ต้องบันทึกบัญชีแยกต่างหากจากการซื้อขายปกติ ทั้งการตั้งลูกหนี้อากรที่จะได้คืน การปรับปรุงต้นทุนสินค้าคงเหลือเมื่อได้รับคืนจริง และการกระทบยอดกับใบขนสินค้าที่เกี่ยวข้อง หากไม่มีบัญชีแยกเฉพาะสำหรับเรื่องนี้ ยอดอากรที่รอคืนมักถูกลืมค้างอยู่ในบัญชีอื่นจนตรวจสอบยาก

สิ่งที่ผูกทุกเรื่องข้างต้นเข้าด้วยกันคือระบบเอกสารที่จัดเก็บเป็นระเบียบตั้งแต่วันแรกที่นำเข้าหรือส่งออกแต่ละรายการ ใบขนสินค้า หลักฐานรับชำระเงิน สัญญาซื้อขาย และบันทึกอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ ต้องเชื่อมโยงถึงกันได้ในไฟล์เดียวต่อธุรกรรม เพราะเมื่อกรมสรรพากรหรือกรมศุลกากรขอตรวจสอบ ความเร็วในการค้นหาเอกสารที่ครบถ้วนและตรงกันมักเป็นตัวชี้วัดว่ากิจการมีระบบภายในที่น่าเชื่อถือหรือไม่ มากกว่าตัวเลขในงบการเงินเสียอีก