ปิดงบผู้รับเหมาก่อสร้างและผู้รับเหมาช่วง

ธุรกิจซื้อมาขายไปรับรู้รายได้ทันทีที่ส่งมอบสินค้า แต่งานก่อสร้างกินเวลาข้ามปีบัญชีและจ่ายเป็นงวดตามความคืบหน้า มาตรฐานการบัญชีจึงกำหนดให้ใช้วิธีอัตราส่วนงานที่ทำเสร็จในการรับรู้รายได้ระหว่างทาง ไม่ใช่รอให้ส่งมอบโครงการทั้งหมดจึงค่อยลงบัญชี ปัญหาคือการวัดความคืบหน้าต้องอาศัยข้อมูลจากวิศวกรหน้างานซึ่งไม่ใช่นักบัญชี ตัวเลขที่ส่งมาจึงมักเป็นการประเมินสายตามากกว่าการวัดตามต้นทุนจริงที่เกิดขึ้น ฝ่ายบัญชีต้องตั้งระบบให้ฝ่ายก่อสร้างรายงานต้นทุนสะสมเทียบกับประมาณการทั้งโครงการทุกสิ้นเดือนเป็นอย่างน้อย เพื่อให้คำนวณสัดส่วนงานเสร็จได้อย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่ประเมินจากความรู้สึกของหัวหน้างานแต่ละคนที่มาตรฐานต่างกัน หากปล่อยให้แต่ละโครงการใช้วิธีประเมินของตัวเอง งบรวมของบริษัทจะขาดความสม่ำเสมอและผู้สอบบัญชีจะตั้งข้อสังเกตในรายงานทุกปี

เงินประกันผลงานเป็นอีกจุดที่ทำให้งบก่อสร้างต่างจากธุรกิจทั่วไป เจ้าของโครงการมักหักไว้ร้อยละห้าถึงสิบของทุกงวดเงินและจะคืนให้ก็ต่อเมื่อพ้นระยะรับประกันความชำรุดบกพร่องซึ่งอาจยาวนานหนึ่งถึงสองปีหลังส่งมอบงาน เงินก้อนนี้จึงไม่ใช่สภาพคล่องที่ใช้ได้ทันทีแม้จะนับเป็นสินทรัพย์ของกิจการ หากบัญชีไม่แยกยอดนี้ออกจากลูกหนี้การค้าปกติ ตัวเลขระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ยที่ธนาคารใช้พิจารณาสินเชื่อจะบิดเบือนไป เพราะเงินประกันไม่มีกำหนดเรียกเก็บแบบเดียวกับลูกหนี้ทั่วไป นอกจากนี้เจ้าของโครงการหลายรายยังยอมรับหนังสือค้ำประกันจากธนาคารแทนการหักเงินสดไว้ ซึ่งกิจการต้องเสียค่าธรรมเนียมออกหนังสือค้ำประกันและวางหลักทรัพย์หรือเงินฝากค้ำกับธนาคารผู้ออก ภาระผูกพันนี้ต้องเปิดเผยไว้ในหมายเหตุประกอบงบเช่นกัน มิฉะนั้นผู้อ่านงบจะไม่เห็นวงเงินที่ถูกผูกไว้กับธนาคารทั้งหมด

การหักภาษี ณ ที่จ่ายร้อยละสามสำหรับงานจ้างทำของเป็นข้อบังคับที่ผู้รับเหมาหลักมักละเลยเมื่อจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาช่วงรายเล็ก โดยเฉพาะกลุ่มที่รับงานเป็นทีมช่างไม่จดทะเบียนนิติบุคคล การจ่ายเงินสดหน้างานโดยไม่ออกหนังสือรับรองการหักภาษีทำให้ทั้งสองฝ่ายเสี่ยง ฝ่ายผู้ว่าจ้างเสี่ยงถูกประเมินภาษีเพิ่มเพราะไม่ได้นำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามกำหนด ส่วนผู้รับเหมาช่วงเองก็ไม่มีหลักฐานยืนยันรายได้ที่ได้รับเมื่อต้องยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี ทางแก้ที่ยั่งยืนคือกำหนดเป็นเงื่อนไขในสัญญาว่าทุกงวดเงินต้องผ่านระบบหักภาษีและออกหนังสือรับรองก่อนโอนเงิน ไม่ว่าจะจ่ายด้วยเงินสดหรือโอนผ่านธนาคาร เมื่อทำเป็นระบบตั้งแต่ต้นโครงการ ฝ่ายบัญชีจะรวบรวมยอดยื่นแบบภ.ง.ด. 3 หรือ 53 ได้ตรงเวลาทุกเดือนโดยไม่ต้องไล่ตามหาเอกสารย้อนหลังตอนปิดปี

รายจ่ายค่าวัสดุและค่าแรงหน้างานเป็นจุดอ่อนที่พบบ่อยที่สุดในการปิดงบก่อสร้าง เพราะการซื้อของบางรายการเกิดขึ้นกะทันหันเพื่อให้งานเดินต่อได้ทันเวลา ร้านค้าท้องถิ่นใกล้ไซต์งานหลายแห่งไม่ใช่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและออกได้เพียงใบส่งของธรรมดา เมื่อรวมยอดค่าใช้จ่ายทั้งโครงการ อาจพบว่าสัดส่วนรายจ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษีสูงเกินกว่าที่กรมสรรพากรจะยอมรับได้โดยไม่มีคำอธิบาย ทางออกที่ใช้ได้จริงคือกำหนดวงเงินซื้อของหน้างานที่ต้องผ่านใบสั่งซื้อล่วงหน้า พร้อมรายชื่อร้านค้าประจำที่ออกใบกำกับภาษีได้ ส่วนรายจ่ายเล็กน้อยที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ให้ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนดสำหรับกรณีไม่มีผู้ขายที่ออกใบกำกับได้ วิธีนี้ช่วยลดรายจ่ายต้องห้ามและทำให้ต้นทุนต่อโครงการสะท้อนความเป็นจริงมากขึ้น

ค่าเสื่อมราคาเครื่องจักรและอุปกรณ์ก่อสร้างเป็นอีกประเด็นที่ผู้รับเหมามักคำนวณผิดพลาด เพราะเครื่องจักรหนักอย่างรถแบคโฮหรือเครื่องผสมปูนมักถูกใช้งานข้ามหลายโครงการพร้อมกัน การปันส่วนต้นทุนค่าเสื่อมราคาเข้าแต่ละโครงการจึงต้องมีเกณฑ์ชัดเจน เช่น จำนวนชั่วโมงใช้งานจริงหรือระยะเวลาที่เครื่องจักรอยู่ที่ไซต์งานนั้น หากไม่มีเกณฑ์และปันส่วนตามความรู้สึก ต้นทุนต่อโครงการจะไม่สะท้อนความเป็นจริงและกระทบการคำนวณอัตราส่วนงานเสร็จโดยตรงเพราะต้นทุนสะสมผิดเพี้ยน นอกจากนี้เครื่องจักรที่เช่ามาใช้ชั่วคราวต้องแยกบันทึกเป็นค่าเช่าไม่ใช่สินทรัพย์ถาวร มิฉะนั้นจะกระทบทั้งงบดุลและการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลในส่วนของค่าเสื่อมราคาที่หักไม่ได้ตามกฎหมาย

จังหวะการนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับงานก่อสร้างผูกกับวันที่วางบิลหรือวันที่รับเงินแล้วแต่กรณีใดถึงก่อน ไม่ใช่วันที่งานเสร็จจริงตามความคืบหน้าที่ฝ่ายบัญชีรับรู้รายได้ทางบัญชี ความต่างของสองจังหวะนี้ทำให้ผู้ทำบัญชีที่ไม่คุ้นเคยกับธุรกิจก่อสร้างสับสนบ่อยครั้ง เพราะรายได้ทางบัญชีกับรายได้ที่ต้องนำมาคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มอาจเกิดขึ้นคนละเดือน วิธีจัดการที่ปลอดภัยคือทำตารางกระทบยอดสองคอลัมน์แยกกันทุกเดือน คอลัมน์แรกคือรายได้ตามอัตราส่วนงานเสร็จเพื่อปิดงบการเงิน คอลัมน์ที่สองคือมูลค่าที่ต้องออกใบกำกับภาษีตามงวดวางบิลจริงเพื่อยื่นแบบ ภ.พ. 30 เมื่อแยกสองระบบนี้ออกจากกันอย่างชัดเจน ฝ่ายบัญชีจะไม่พลาดกำหนดยื่นแบบและไม่นำยอดผิดคอลัมน์มาปนกันจนต้องแก้แบบย้อนหลัง

การส่งมอบงานเป็นงวดยังสร้างปัญหาเรื่องส่วนต่างระหว่างมูลค่างานที่วางบิลกับมูลค่างานที่รับรู้รายได้จริง เรียกกันในวงการว่างานเกินหรืองานขาดเมื่อเทียบกับสัญญา หากวางบิลไปมากกว่ารายได้ที่รับรู้ทางบัญชี ส่วนต่างต้องบันทึกเป็นหนี้สินรับล่วงหน้า ไม่ใช่รายได้ทันที เพราะยังไม่ได้ส่งมอบงานตามสัดส่วนนั้นจริง ในทางกลับกันหากทำงานเสร็จมากกว่าที่วางบิลไปแล้ว ส่วนต่างต้องบันทึกเป็นสินทรัพย์รอเรียกเก็บ ทั้งสองรายการนี้มักถูกมองข้ามในงบของผู้รับเหมาขนาดกลางที่ยังไม่มีระบบบัญชีต้นทุนโครงการแยกเฉพาะ ทำให้งบดุลแสดงตัวเลขลูกหนี้และหนี้สินไม่ตรงกับความเป็นจริงของแต่ละโครงการ และเมื่อผู้สอบบัญชีเข้ามาตรวจมักต้องปรับปรุงรายการย้อนหลังหลายรายการ

เมื่อรวมทุกประเด็นเข้าด้วยกัน จะเห็นว่าการปิดงบผู้รับเหมาก่อสร้างต้องอาศัยความร่วมมือระหว่างฝ่ายก่อสร้างหน้างานกับฝ่ายบัญชีมากกว่าธุรกิจทั่วไป เพราะตัวเลขสำคัญเกือบทุกตัวเริ่มต้นจากข้อมูลภาคสนามที่ไม่ใช่เอกสารทางบัญชีโดยตรง ตั้งแต่ความคืบหน้าของงาน มูลค่าประกันผลงาน หนังสือค้ำประกันธนาคาร ไปจนถึงชั่วโมงการใช้เครื่องจักร บริษัทที่วางระบบรายงานรายเดือนจากไซต์งานมาสู่ฝ่ายบัญชีอย่างสม่ำเสมอจะปิดงบได้ตรงเวลาและมีข้อมูลพร้อมตอบผู้สอบบัญชีทันที ในทางกลับกันบริษัทที่ปล่อยให้ต่างฝ่ายต่างทำงานแยกกันมักต้องเสียเวลาช่วงปิดปีไล่ตามเอกสารและอาจต้องยื่นแบบภาษีเพิ่มเติมภายหลังจากพบข้อผิดพลาด การลงทุนวางระบบตั้งแต่ต้นโครงการจึงคุ้มค่ากว่าการแก้ไขปัญหาเมื่อสายเกินไป