ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ กับใบกำกับกระดาษ เลือกแบบไหน
คำตอบสั้น
กิจการที่ออกเอกสารจำนวนมาก มีลูกค้าองค์กร หรือทำงานข้ามจังหวัด มักได้ประโยชน์จากรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพราะเอกสารถูกลงลายมือชื่อดิจิทัลและนำส่งข้อมูลได้อัตโนมัติ ลดการตกหล่นตอนกระทบยอดภาษีขาย ส่วนกิจการเล็กที่ออกเอกสารเดือนละไม่กี่สิบฉบับ ยังใช้กระดาษได้ตามกฎหมาย ข้อชี้ขาดคือปริมาณเอกสารและความพร้อมของระบบบัญชี ไม่ใช่ขนาดของรายได้เพียงอย่างเดียว
เขียนโดย
หัวหน้าฝ่ายบัญชี (CPA)
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ขึ้นทะเบียนสภาวิชาชีพบัญชี
ปิดงบและเซ็นรับรองงบการเงินให้ธุรกิจ SME และบริษัทต่างชาติมากว่า 10 ปี ดูแลมาตรฐาน TFRS for NPAEs และการวางผังบัญชีตั้งแต่วันแรกของกิจการ
ตรวจทานโดย
หัวหน้าฝ่ายภาษี
ที่ปรึกษาภาษีอากรและผู้ตรวจสอบภาษี (TA)
ตรวจความถูกต้องของข้อกฎหมายและตัวเลขก่อนเผยแพร่ · เผยแพร่ 2026-08
ดูคุณวุฒิผู้ตรวจทานตารางเปรียบเทียบ
| หัวข้อ | ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบที่กรมสรรพากรรับรอง | ออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษตามวิธีเดิม |
|---|---|---|
| รูปแบบการรับรองเอกสาร | ลายมือชื่อดิจิทัลบนไฟล์ตามรูปแบบที่กำหนด | ลายมือชื่อและตราประทับบนกระดาษ |
| การนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร | นำส่งข้อมูลตามช่องทางที่รับรอง ลดการคีย์ซ้ำ | ไม่มีการนำส่งไฟล์ ใช้รายงานภาษีขายเป็นหลัก |
| การเก็บรักษาเอกสาร | เก็บไฟล์พร้อมหลักฐานความครบถ้วนตลอดอายุที่กฎหมายกำหนด | เก็บกระดาษให้อ่านออกและค้นหาได้ตลอดอายุเดียวกัน |
| ต้นทุนเริ่มต้น | ต้องเตรียมใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และปรับระบบออกเอกสาร | แทบไม่มีต้นทุนตั้งต้น แต่มีค่าพิมพ์และค่าจัดเก็บต่อเนื่อง |
| ความเสี่ยงเวลาถูกตรวจ | สืบค้นย้อนหลังได้เร็ว ลดข้อโต้แย้งเรื่องเอกสารสูญหาย | เสี่ยงเอกสารชำรุด สูญหาย หรือเรียงลำดับเลขที่ผิด |
| ความเหมาะกับคู่ค้าองค์กร | คู่ค้าขนาดใหญ่มักร้องขอรูปแบบนี้เพื่อเข้าระบบจัดซื้อ | ต้องส่งเอกสารตัวจริง ทำให้รอบรับชำระเงินยาวขึ้น |
เลือกทางนี้เมื่อ — ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบที่กรมสรรพากรรับรอง
- ออกใบกำกับภาษีจำนวนมากหรือกระจายหลายสาขา
- คู่ค้าเป็นบริษัทที่กำหนดให้ส่งเอกสารเป็นไฟล์
- ต้องการปิดงบรายเดือนให้เร็วขึ้นและลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ
เลือกทางนี้เมื่อ — ออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษตามวิธีเดิม
- ปริมาณเอกสารน้อยและลูกค้าเป็นรายย่อยหน้าร้าน
- ระบบบัญชีปัจจุบันยังไม่รองรับรูปแบบไฟล์ที่กำหนด
- อยู่ระหว่างเปลี่ยนผู้ให้บริการระบบและยังไม่ต้องการล็อกรูปแบบ
เอกสารที่ต้องเตรียม
- หนังสือรับรองบริษัทและใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20)
- ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของนิติบุคคลสำหรับลงลายมือชื่อดิจิทัล
- ผังเลขที่เอกสารและรูปแบบใบกำกับภาษีที่ใช้อยู่
- รายงานภาษีขายย้อนหลังเพื่อใช้กระทบยอดช่วงเปลี่ยนระบบ
- นโยบายการเก็บรักษาเอกสารและผู้รับผิดชอบสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
ขั้นตอนการดำเนินการ
1. ประเมินปริมาณและชนิดเอกสารจริง
นับใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบเสร็จรับเงินย้อนหลังสามเดือน แยกตามช่องทางขาย เพื่อรู้ว่าปริมาณคุ้มกับการปรับระบบหรือไม่
ระยะเวลา: 3–5 วันทำการ
2. ตรวจความพร้อมของซอฟต์แวร์
สอบถามผู้ให้บริการระบบบัญชีว่ารองรับการออกเอกสารตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนดหรือไม่ และต้องซื้อโมดูลเพิ่มหรือเปล่า
ระยะเวลา: 1–2 สัปดาห์ ผันแปรตามผู้ให้บริการ
3. จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
ยื่นขอใบรับรองในนามนิติบุคคลและกำหนดผู้ถือสิทธิ์ลงลายมือชื่อ พร้อมบันทึกไว้ในนโยบายภายใน
ระยะเวลา: ขึ้นกับผู้ออกใบรับรอง
4. ทดลองออกเอกสารคู่ขนาน
ออกเอกสารทั้งสองรูปแบบหนึ่งรอบภาษีแล้วกระทบยอดกับรายงานภาษีขาย เพื่อจับความต่างก่อนเลิกใช้กระดาษ
ระยะเวลา: 1 รอบภาษี
5. วางระบบจัดเก็บและสิทธิ์เข้าถึง
กำหนดที่เก็บไฟล์ การสำรองข้อมูล และผู้มีสิทธิ์ดึงเอกสารเมื่อถูกเรียกตรวจ พร้อมทดสอบการค้นย้อนหลัง
ระยะเวลา: 1 สัปดาห์
ข้อควรระวัง
- เปลี่ยนระบบกลางรอบภาษีจนเลขที่เอกสารซ้ำหรือขาดช่วง
- เก็บเฉพาะไฟล์ภาพโดยไม่เก็บข้อมูลที่พิสูจน์ความครบถ้วนของเอกสาร
- ให้พนักงานคนเดียวถือสิทธิ์ลงลายมือชื่อโดยไม่มีผู้สำรอง
- ไม่แจ้งคู่ค้าล่วงหน้า ทำให้ฝ่ายจัดซื้อของลูกค้าปฏิเสธเอกสารรูปแบบใหม่
คำถามที่พบบ่อย
เปลี่ยนไปใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วยังออกกระดาษได้อีกไหม
ในทางปฏิบัติหลายกิจการยังคงพิมพ์สำเนาให้ลูกค้าหน้าร้าน แต่ต้องระวังไม่ให้เกิดเอกสารสองฉบับสำหรับรายการเดียวกันจนกระทบยอดภาษีขายไม่ตรง ควรกำหนดให้ชัดว่าฉบับใดคือฉบับที่ใช้ทางภาษีและบันทึกไว้ในคู่มือปฏิบัติงานภายใน
ถ้าไฟล์เสียหายหรือระบบผู้ให้บริการล่ม ต้องทำอย่างไร
ต้องมีสำเนาสำรองที่กิจการควบคุมเองแยกจากผู้ให้บริการ พร้อมบันทึกเหตุการณ์และวิธีกู้คืน หากถูกเรียกตรวจแล้วแสดงเอกสารไม่ได้ ภาระพิสูจน์อยู่ที่กิจการเสมอ ไม่ใช่ผู้ให้บริการระบบ
ต้องเก็บเอกสารไว้นานแค่ไหน
ระยะเวลาเก็บรักษาเป็นไปตามที่กฎหมายบัญชีและกฎหมายภาษีกำหนด และนับรวมช่วงที่อาจถูกประเมินย้อนหลัง จึงควรวางระบบจัดเก็บให้ครอบคลุมยาวกว่าที่คิดไว้เล็กน้อย และยืนยันรอบเวลาที่ใช้กับกิจการของท่านกับผู้ทำบัญชีก่อนลบไฟล์ใด
เช็กลิสต์ก่อนตัดสินใจ
ติ๊กทีละข้อ ถ้ายังตอบไม่ได้เกินสองข้อ ให้ส่งคำถามเข้ามาก่อนตัดสินใจ
อ่านต่อในหมวดที่เกี่ยวข้อง
ไม่ใช่แค่รับทำ — เราเป็นที่ปรึกษาให้ด้วย
คำถามที่ควรตอบก่อนตัดสินใจไม่ใช่ระบบไหนทันสมัยกว่า แต่คือกระบวนการออกเอกสารของกิจการรัดกุมพอจะย้ายเข้าสู่รูปแบบที่แก้ย้อนหลังยากขึ้นหรือยัง ที่ปรึกษาจะช่วยไล่ดูจุดที่เอกสารมักหลุดก่อน แล้วค่อยเลือกเครื่องมือ
แหล่งอ้างอิง
ทีมทนายความและผู้สอบบัญชี Thai Law & Accounting Services · ตรวจทานโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ · ปรับปรุง 2026-08
ข้อมูล ณ สิงหาคม 2569 ค่าธรรมเนียมและระยะเวลาของหน่วยงานราชการเปลี่ยนแปลงได้ โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ หรือให้ทีมเราตรวจสอบให้